L'essentiel : Une tâche se crée depuis le dossier (projet) concerné : renseignez le sujet, la date d'échéance, la priorité, le ou les assignés, et rattachez-la au jalon métier. Ajoutez une checklist pour détailler les sous-étapes, des commentaires pour l'historique, et le minuteur pour chronométrer. Règle Symbiose absolue : laissez la case « Public »5 DÉCOCHÉE (tâche non publique) pour que la tâche reste invisible à l'espace client / bénéficiaire. Les workflows métier créent déjà leurs tâches en non public.

En détail, pas à pas

1. Ouvrez le dossier concerné, onglet « Tâches », puis cliquez « Nouvelle tâche » (une fenêtre d'ajout s'ouvre).
2. Saisissez le Sujet1 de la tâche (son nom).
3. Renseignez la Date de début et la Date d'échéance.
4. Choisissez la Priorité3 : Basse, Moyenne, Élevée ou Urgent.
5. Vérifiez « Lié à » = Projet + le bon dossier (déjà rempli si vous partez du projet).
6. Sélectionnez le Jalon2 : c'est l'étape Kanban métier (Relocation / Immigration / Recrutement) à laquelle la tâche appartient.
7. Dans « Assigné à »4, choisissez un ou plusieurs employés (ou un sous-traitant) responsables.
8. Laissez la case « Public » décochée. Cochez « Facturable » uniquement si le temps est à refacturer au client.
9. Enregistrez.

Ajouter une checklist

Ouvrez la tâche, allez à la section « Checklist », saisissez un élément puis validez ; répétez pour chaque sous-étape. Cochez les éléments au fur et à mesure de leur réalisation. Les workflows métier peuvent déjà pré-remplir des éléments de checklist sur leurs tâches par défaut.

Commentaires et minuteur

Dans la tâche, l'onglet « Commentaires » sert à tracer les échanges et joindre des fichiers de travail. Le minuteur (« Démarrer le minuteur ») chronomètre le temps passé ; à l'arrêt, une entrée de temps est enregistrée sur la tâche.

Publique ou non publique : qui voit la tâche

La case « Public » pilote la visibilité côté client. Cochée, la tâche peut apparaître dans l'espace client pour les dossiers où le client est autorisé à voir les tâches. Décochée = non publique = interne uniquement. Chez Symbiose, les tâches restent non publiques : bénéficiaires, clients et sous-traitants ne doivent jamais voir le détail opérationnel. Sur l'Espace Bénéficiaire, le profil portail recommandé masque en plus l'onglet Tâches — c'est un second garde-fou, mais la case « Public » reste votre premier réflexe.

Bon à savoir

• Workflows métier : leurs tâches sont créées automatiquement en non public (invisibles au client) et non commencées — ne les repassez pas en « Public » sans raison.
• Sous-traitants : ils accèdent aux « Projets » uniquement et leurs tâches restent non publiques ; aucune donnée sensible ne transite par leurs notifications (modèle bancaire : « une tâche vous attend », jamais le contenu).
• Le Jalon peut lui-même être masqué au client via son option de jalon ; combiné aux tâches non publiques, cela cloisonne l'avancement interne.
• « Public » décoché ne coupe pas les notifications internes aux assignés : la personne assignée est bien prévenue qu'une tâche l'attend.