L'essentiel : Chaque projet (dossier) possède un onglet « Fichiers » où vous téléversez les documents. Pour chaque fichier, une bascule « visible par le client »2 décide s'il apparaît dans l'espace client / bénéficiaire ou s'il reste strictement interne. Chez Symbiose, les mandats de sous-traitance restent internes ; seuls les documents destinés au client ou au bénéficiaire sont rendus visibles. Dans le doute, laissez un fichier interne : on peut toujours le rendre visible ensuite.
En détail, pas à pas
Ouvrez le projet concerné, puis l'onglet « Fichiers ».
Déposez le document dans la zone de dépôt1 (glisser-déposer) ou cliquez pour choisir un fichier sur votre poste. Vous pouvez aussi ajouter un fichier externe (via un lien).
Avant de charger, cochez ou décochez la case « visible par le client » selon la destination du document : cochée = visible dans l'espace client ; décochée = interne.
Validez le téléversement. Le fichier apparaît dans la liste, avec les colonnes « Fichier », « Date du téléversement » et « Options ».
Onglet « Fichiers » du projet. ① Zone de dépôt (glisser-déposer) · ② interrupteur « Visible par la clientèle », à régler avant de charger.
Rendre visible, ou repasser en interne
La visibilité se change à tout moment sur un fichier déjà présent : dans la colonne « Options » de la ligne du fichier, basculez « visible par le client ». Décochez-la pour retirer immédiatement le document de l'espace client.
Sur un fichier déjà présent : ① fichier interne (éteint) · ② fichier partagé (activé) · ③ colonne « Options » (envoyer / supprimer).
La règle Symbiose
Mandats de sous-traitance, notes internes, échanges entre collaborateurs : restent non visibles (case décochée).
Documents destinés au client ou au bénéficiaire (bail, attestation, récépissé, devis…) : rendus visibles (case cochée).
Bon à savoir
Marquer « visible par le client » ne suffit pas toujours à ce que le contact le voie : le projet doit autoriser l'accès aux fichiers (case « Autoriser les clients à télécharger des fichiers », cochée à la création du projet dans l'onglet « Paramètres du projet ») et le contact doit disposer de la permission « Projets ».
Rendre un document visible peut déclencher une notification au contact ; conformément au modèle bancaire, elle indique seulement qu'un document a été ajouté au dossier, jamais son contenu ni de donnée personnelle.
Les fichiers de projet peuvent être synchronisés / sauvegardés vers Teams (SharePoint) — voir l'article dédié. La copie Teams est l'espace de travail interne de Symbiose et n'est jamais accessible au client.
La visibilité se règle document par document : elle est indépendante du caractère public ou non de la tâche ou de la discussion.
