L’essentiel : Un devis se crée depuis « Ventes » > « Devis ». Vous choisissez le client, ajoutez une ou plusieurs lignes d’articles (description, quantité, prix), fixez la « Date d’expiration »3 puis vous l’enregistrez. Le bouton « Envoyer au client » l’adresse par e-mail ; depuis son portail, le client peut l’accepter ou le décliner. Un devis accepté se transforme en facture en un clic avec « Convertir en facture ».
En détail, pas à pas
Dans le menu de gauche, ouvrez « Ventes » puis « Devis ».
Cliquez sur « Créer un nouveau devis ».
Sélectionnez le « Client »1 (l’entreprise qui mandate Symbiose). Les coordonnées se remplissent automatiquement à partir de sa fiche.
Vérifiez la « Date »2 et renseignez la « Date d’expiration » : c’est la date limite de validité du devis. Passé ce délai sans réponse, il bascule en statut « Expiré ».
Dans le tableau des lignes, ajoutez chaque prestation : saisissez l’article4 et sa description, la quantité et le prix unitaire (ainsi que la taxe si besoin). Vous pouvez aussi insérer un article existant du catalogue (voir « Le catalogue d’articles »).
Contrôlez le total ; ajoutez au besoin une note ou des conditions.
Cliquez sur « Enregistrer » pour le conserver en « Brouillon », ou sur « Enregistrer et envoyer » pour l’enregistrer et l’adresser directement au client.
Ventes → Devis → « Créer un devis ». ① Client · ② Date du devis · ③ Date de validité (expiration) · ④ « Ajouter un article » + tableau des lignes.
Envoyer le devis au client
Ouvrez le devis, puis cliquez sur « Envoyer au client ».
Vérifiez le ou les destinataires (les contacts du client) et le modèle d’e-mail, puis envoyez. Le statut passe à « Envoyé ».
Le client reçoit un e-mail avec un lien. Depuis son portail client, il consulte le devis puis clique sur « Accepter » ou « Décliner ». Le statut du devis se met à jour en « Accepté » ou « Décliné ».
Après l'envoi au client, celui-ci accepte ou décline depuis son portail et le statut du devis évolue : ① Envoyé · ② Accepté · ③ Décliné (un devis accepté se convertit ensuite en facture).
Convertir un devis accepté en facture
Sur un devis (le plus souvent une fois « Accepté »), cliquez sur « Convertir en facture » : le CRM crée une facture reprenant le client et toutes les lignes du devis. Il ne reste qu’à vérifier la date d’échéance et à l’envoyer. Voir l’article « Factures et paiements ».
Suivre le statut d’un devis
La liste « Ventes » > « Devis » affiche le statut coloré de chaque devis et permet de filtrer par statut. Les statuts possibles sont :
« Brouillon » — créé mais pas encore envoyé (visible de vous seul).
« Envoyé » — transmis au client, en attente de réponse.
« Accepté » — validé par le client.
« Décliné » — refusé par le client.
« Expiré » — la date d’expiration est dépassée sans réponse.
Bon à savoir
Pour que le client puisse voir et accepter le devis, son contact doit disposer d’un accès au portail client avec la permission « Devis » cochée (voir « Gérer les contacts et l’accès au portail »).
Les bénéficiaires ne voient jamais les devis : leur accès se limite à « Mon dossier ». Un devis s’adresse au client B2B qui mandate Symbiose.
Un devis n’a aucun impact comptable tant qu’il n’est pas converti en facture : seul le passage en facture fait entrer un montant dans le suivi de facturation.
Pour l’immigration, la prestation est souvent facturée au résultat : n’émettez la facture qu’au déclenchement convenu (l’obtention n’est jamais garantie).
Vous pouvez à tout moment télécharger le PDF du devis, le renvoyer, ou le corriger avant un nouvel envoi.
