L'essentiel : Les factures se gèrent depuis le menu « Ventes » › « Factures ». Vous créez une facture de deux façons : en convertissant un devis accepté (« Convertir en facture ») ou en partant d'une facture vierge (« Créer une nouvelle facture »). Vous l'envoyez ensuite au client (« Envoyer au client »), puis, à réception du règlement, vous cliquez « Enregistrer un paiement ». Chez Symbiose, l'immigration est le plus souvent facturée au résultat (l'obtention n'étant jamais garantie).
En détail, pas à pas
Créer à partir d'un devis. Ouvrez le devis accepté (« Ventes » › « Devis ») et cliquez « Convertir en facture ». Le CRM reprend automatiquement le client, les lignes et les montants : vérifiez, puis « Enregistrer ». Pas de ressaisie, pas d'erreur de recopie.
Créer une facture vierge. Allez dans « Ventes » › « Factures » puis « Créer une nouvelle facture ». Choisissez le Client1, la Date2 et la Date d'échéance, ajoutez vos lignes de prestation via le champ de recherche d'élément3, contrôlez le Total, puis « Enregistrer ». Le statut initial est « Brouillon ».
Envoyer au client. Ouvrez la facture et cliquez « Envoyer au client ». Le contact reçoit un e-mail avec le lien vers son espace client et le PDF. Le statut passe à « Non payée ».
Enregistrer un paiement. Ouvrez la facture réglée et cliquez « Enregistrer un paiement ». Renseignez le Montant reçu, la Date de paiement et le Mode de paiement, puis validez. Le statut devient « Payée », ou « Partiellement payée » si le solde n'est réglé qu'en partie.
Ventes › Factures › « Créer une nouvelle facture ». ① Client · ② Date / Date d'échéance · ③ lignes de prestation. Une fois la facture enregistrée puis envoyée, le bouton « Enregistrer un paiement » permet de saisir le règlement (Non payée → Payée).
Relancer une facture impayée
Dès que la Date d'échéance est dépassée, la facture bascule au statut « En retard ». Deux moyens de relancer :
Relances automatiques. Lorsque la tâche planifiée (CRON) du CRM est active, Perfex envoie automatiquement des e-mails de rappel pour les factures en retard, selon la fréquence réglée dans « Configuration » › « Paramètres » et le modèle de rappel défini dans « Configuration » › « Modèles d'e-mails ».
Rappel manuel. Sur la facture, via « Rappels », créez un rappel daté assigné à un membre du personnel, avec option d'envoi d'un e-mail. Utile pour une relance téléphonique planifiée.
Factures récurrentes
Pour une prestation à échéances régulières, réglez, dans le formulaire de facture, le champ « Facture récurrente ? » sur l'intervalle voulu (ou « Personnalisé »). Le CRM recrée alors une nouvelle facture à chaque échéance via la tâche planifiée. Activez l'option d'envoi automatique au client si vous voulez que chaque facture générée parte par e-mail sans intervention.
Chez Symbiose : facturer au résultat
Pour l'immigration (permis de travail, visa, titre de séjour), la facturation se fait le plus souvent au résultat / à la demande : on facture l'obtention, jamais acquise d'avance. Concrètement, on établit la facture au moment où le résultat est atteint (ou selon les jalons prévus au mandat), plutôt qu'une facture unique en début de dossier.
Bon à savoir
Le client facturé est l'entreprise mandante (B2B), pas le bénéficiaire accompagné.
Une facture déjà envoyée ou payée ne se supprime pas librement : pour annuler ou corriger, émettez un Avoir (« Ventes » › « Avoirs »).
Les relances automatiques et les factures récurrentes reposent sur la tâche planifiée (CRON) : si elle est arrêtée, rien n'est envoyé ni généré.
Les notifications suivent le modèle bancaire : l'e-mail signale qu'un document est disponible, sans détail sensible.
Ne confondez pas une facture du bénéficiaire (ex. une facture EDF = justificatif de domicile, pièce du dossier) avec une facture Symbiose (pièce comptable de l'entreprise).
