L'essentiel : Le module Contrats du CRM sert à formaliser et tracer un engagement : modèles, champs de fusion (dont SIREN/SIRET), versioning, envoi et accusé d'ouverture, et même une signature depuis le portail client. Attention : cette signature CRM n'est pas juridiquement opposable (falsifiable, aucun tiers de confiance). Règle Symbiose : elle suffit pour un devis ou un contrat simple ; pour un mandat critique, faites signer via DocuSign / YouSign puis rapatriez le PDF signé dans le CRM.
En détail, pas à pas : créer un contrat
Ouvrez le menu « Contrats » (ou l'onglet correspondant sur la fiche client).
Cliquez sur « + Nouveau contrat ».
Sélectionnez le client1 concerné, saisissez le sujet2, choisissez le type de contrat4, la date de début5 / date de fin et, le cas échéant, la valeur du contrat3.
Rédigez le corps du contrat dans l'éditeur et insérez les champs de fusion proposés (nom du client, adresse, SIREN / SIRET…) : ils se remplissent automatiquement depuis la fiche client.
Cliquez sur « Enregistrer », puis envoyez le contrat au(x) contact(s). Le CRM garde la trace de l'envoi et de l'accusé d'ouverture.
Contrats → « + Nouveau contrat ». ① Client · ② Sujet · ③ Valeur du contrat · ④ Type de contrat · ⑤ Dates début / fin · ⑥ éditeur de contenu.Au-dessus de l'éditeur, « Champs de fusion disponibles » liste les jetons insérables. ① le bouton · ② un jeton client (ex. {client_company}) · ③ {client_vat_number} — les SIREN / SIRET s'y ajoutent une fois créés en champs personnalisés client.
La signature CRM est-elle légale ?
Non. La signature apposée depuis le portail (le client clique pour « signer ») produit un accusé d'acceptation utile, mais elle est falsifiable et sans tiers de confiance : elle n'a pas la valeur probante d'une vraie signature électronique. Elle convient pour un devis ou un contrat simple, jamais pour un engagement à fort enjeu.
Quand passer par DocuSign / YouSign
Dès qu'un document est critique — mandat de recherche, mandat de sous-traitance, mandat de recrutement, tout engagement juridique ou financier important — faites-le signer via un tiers de confiance (DocuSign ou YouSign), qui horodate et certifie la signature.
Rapatrier le PDF signé dans le CRM
Téléchargez le PDF signé depuis DocuSign / YouSign une fois toutes les parties signataires.
Rouvrez le contrat dans le CRM et joignez le PDF signé en pièce jointe du contrat (ou aux documents du projet / dossier).
Utilisez l'option « Marquer comme signé » pour refléter l'état réel du contrat dans le CRM.
Ce rapatriement peut être automatisé sur mesure (récupération du PDF signé et dépôt dans le CRM) si le volume le justifie.
Bon à savoir
Les SIREN / SIRET sont des champs personnalisés de la fiche client (entreprise) ; c'est ce qui alimente l'auto-remplissage des contrats par champ de fusion.
Le contrat gère un historique / versioning et des états signé / non signé ; vous pouvez aussi le renouveler ou le copier.
Pour un mandat de sous-traitance (interne), pensez à cocher l'option qui masque le contrat au client afin qu'il ne soit pas visible côté portail.
Quand un mandat est signé via DocuSign/YouSign, c'est ce PDF certifié qui fait foi ; le contrat CRM n'est alors qu'un miroir de suivi, pas la source juridique.
