L'essentiel : Le menu « Prospects » (Leads) est la fonction native de Perfex pour piloter la prospection commerciale avant qu'un dossier n'existe. Chaque prospect avance dans un pipeline Kanban1 organisé par « Statut » : on fait glisser les cartes de colonne en colonne au fil des échanges. Quand la relation se concrétise (mandat), on utilise « Convertir en client » pour créer l'entreprise cliente et son contact d'un seul geste. Un import en masse permet de charger une liste depuis Excel.

En détail, pas à pas

1. Ouvrez le menu « Prospects » dans la barre latérale. Vous arrivez sur le tableau Kanban ; une bascule permet de passer en vue liste (tableau).
2. Cliquez sur « Nouveau prospect » pour saisir une fiche : « Statut », « Source », « Assigné à » (le responsable), nom/prénom, e-mail, téléphone, entreprise, poste. Le « Statut » détermine la colonne où la carte apparaît.
3. Faites glisser-déposer la carte d'une colonne à l'autre pour la faire progresser dans le pipeline. Filtrez la vue par « Source », « Statut », personne assignée ou date.
4. Ouvrez une fiche pour y ajouter des « Notes », des « Rappels », des « Tâches », des « Pièces jointes » et suivre les « E-mails » échangés. C'est ici que se tient l'historique de la prospection douce.

Convertir un prospect en client

1. Sur la fiche du prospect, cliquez sur « Convertir en client ».
2. Le formulaire client s'ouvre pré-rempli avec les données du prospect. Complétez les champs de l'entreprise (chez Symbiose : SIREN/SIRET, utilisés ensuite pour l'auto-remplissage des contrats).
3. Validez : Perfex crée la fiche client (entreprise B2B) et son contact principal. Le prospect est marqué comme converti et sort du pipeline.

Importer des prospects en masse

1. Depuis la liste des « Prospects », ouvrez l'écran d'import et téléchargez le fichier exemple (format CSV).
2. Préparez votre liste dans Excel en respectant les colonnes de l'exemple, puis faites « Enregistrer sous » au format CSV (l'import n'accepte pas le .xlsx directement).
3. Chargez le fichier, vérifiez la correspondance des colonnes, choisissez les valeurs par défaut (« Statut », « Source », « Assigné à ») et l'option d'ignorer les doublons, puis lancez l'import.

Le pipeline chez Symbiose

La prospection est douce : relance par mail environ tous les 3 mois et présence LinkedIn (image de marque), puis mail de découverte quand un besoin se précise. Servez-vous des colonnes de « Statut » pour refléter la température du prospect — nursing (à informer, tiède) et coupling (chaud, proche de la signature). Un prospect n'est pas encore un client : il le devient une fois converti, après un mandat.

Bon à savoir

• Opt-out RGPD obligatoire : si un prospect demande à ne plus être contacté, retirez-le des relances immédiatement (déplacez-le hors du pipeline actif et notez le refus). Ne le réintégrez pas dans les campagnes de relance.
• Cloisonnement : la liste des « Prospects » est réservée aux employés et admins. Les sous-traitants et clients n'y ont jamais accès (ils ne voient que « Projets »).
• Un contact exige toujours un nom et un prénom.
• Les « Sources » et les « Statuts » se paramètrent dans Configuration → Prospects ; adaptez-les au vocabulaire de Symbiose plutôt que d'empiler des colonnes inutiles.