L'essentiel : Chez Symbiose Mobilité, Mikel Barthelemy dirige le cabinet et Gaëlle Dabrin pilote l'opérationnel au quotidien (c'est l'utilisatrice principale du CRM). Autour d'eux gravitent des employés internes, des sous-traitants indépendants (recruteurs, spécialistes du logement, avocats immigration), les clients qui mandatent l'entreprise, et les bénéficiaires accompagnés. Dans le CRM, chacun reçoit un rôle taillé pour ne voir que ce qui le concerne.

Qui fait quoi chez Symbiose

• Mikel Barthelemy — Dirigeant. Pilote l'entreprise ; c'est lui qui transmet les CV anonymisés au client final sur les dossiers de recrutement, réalise ou supervise les démarches d'immigration, et signe les mandats.
• Gaëlle Dabrin — Opérationnel. Utilisatrice principale du CRM : gestion des dossiers, tâches, pièces, communication avec les bénéficiaires et les clients.
• Employés internes. Staff de Symbiose qui traite les dossiers (relocation, immigration, recrutement) avec des droits larges sur le CRM.
• Sous-traitants indépendants. Prestataires externes sous contrat de sous-traitance : recruteurs (qui envoient des CV anonymisés), spécialistes du logement, avocats / experts immigration. Ils interviennent sur un dossier précis, jamais sur toute l'activité.
• Clients (entreprises B2B mandantes). Les entreprises qui mandatent Symbiose pour un salarié muté, un candidat ou un profil à recruter. Techniquement des sociétés dans le CRM, avec leurs champs SIREN/SIRET.
• Bénéficiaires accompagnés. Les personnes réellement suivies (salarié muté, candidat…). Chacun est un contact rattaché à un dossier, avec un accès cloisonné à « Mon dossier » via l'Espace Bénéficiaire.

Les rôles dans le CRM, en détail

1. Admin1 — Mikel (et Loïc pour la partie technique). Voit tout et, seul, crée les utilisateurs.
2. Employé2 — le staff interne : droits larges pour gérer prospects, clients, projets et facturation.
3. Sous-traitant3 — accès restreint : « Projets » uniquement, jamais la liste des prospects. Leurs tâches sont en non public et leurs notifications ne contiennent aucune donnée sensible. Ce rôle correspond au rôle id 5 par défaut (paramétrable dans les réglages du Gestionnaire de notifications, champ « Rôle Sous-traitant »).

Les clients et les bénéficiaires ne sont pas des utilisateurs/staff : ce sont des contacts. Le client mandant accède à l'espace client, le bénéficiaire à son Espace Bénéficiaire (« Mon dossier »).

Qui utilise le CRM

Au quotidien, le CRM est utilisé par l'équipe interne (Mikel, Gaëlle, employés) et, de façon limitée, par les sous-traitants pour suivre les projets qui leur sont confiés. Les clients et les bénéficiaires n'utilisent pas le CRM lui-même : ils passent par leurs espaces dédiés et cloisonnés.

Bon à savoir

• Seul l'Admin crée les comptes utilisateurs — ne créez pas de compte pour un sous-traitant sans validation.
• Sous-traitants et clients : notifications au modèle bancaire (« un document / une tâche vous attend, allez le consulter »), jamais le contenu ni de donnée personnelle, jamais le nom d'un collaborateur.
• Les mandats de sous-traitance restent internes : la visibilité de chaque fichier se règle par le toggle « visible par le client » document par document.
• Un même dossier peut cumuler les 3 métiers (Relocation, Immigration, Recrutement) et faire intervenir plusieurs acteurs à la fois.
• Dans la matrice de notifications, les acteurs portent les libellés exacts : Bénéficiaire, Client mandant, Employé, Sous-traitant, Admin.