L'essentiel : Dans le CRM, chaque acteur ne voit que ce qui le concerne. Le Sous-traitant n'accède qu'aux « Projets » qu'on lui confie (jamais la liste des prospects), et ses tâches sont en non public. Le Bénéficiaire ne voit que son espace cloisonné « Mon dossier ». Le Client mandant voit son portail selon les permissions qu'on lui donne. L'Admin voit tout. Et les notifications suivent le modèle bancaire : elles préviennent qu'il y a quelque chose à consulter, elles ne dévoilent jamais le contenu.
En détail, pas à pas
Admin (Mikel, Loïc) : accès complet au CRM. C'est le seul profil qui crée les utilisateurs et règle les permissions des autres.
Employé : staff interne, droits larges sur les dossiers, tâches, pièces et communication.
Sous-traitant (recruteur, partenaire logement, avocat immigration…) : utilisateur du CRM à droits restreints. Il n'a accès qu'aux « Projets » sur lesquels il travaille, jamais aux prospects ni aux autres dossiers. Ses tâches sont créées en non public et ses e-mails de notification ne portent aucune donnée sensible.
Bénéficiaire (la personne accompagnée) : c'est un contact rattaché à un projet, coché comme personne accompagnée. Il n'ouvre que son espace dédié « Mon dossier » (onglets Synthèse, Documents, Discussion, Étapes). Il ne voit ni les autres dossiers, ni l'intérieur du CRM.
Client mandant (l'entreprise B2B) : accède à son portail client selon les permissions accordées. Un document ne lui est visible que si vous activez le toggle « visible par le client » sur ce document.
L'Espace Bénéficiaire (« Mon dossier ») — le cloisonnement en pratique : ① seuls « Mon dossier » et « FAQ » (aucun accès au CRM), ② ses 4 onglets Synthèse / Documents / Discussion / Étapes, ③ un point de situation en clair (modèle bancaire : « vous avez des éléments à consulter »).
Comment éviter une fuite de données
Créez les tâches destinées aux sous-traitants et aux dossiers sensibles en non public : elles restent invisibles côté portail client.
Laissez les pièces internes (mandats de sous-traitance, notes) sans le toggle « visible par le client ». N'activez ce toggle que pour les documents réellement destinés au client.
Ne donnez au sous-traitant que l'accès « Projets », jamais la liste des prospects. Le rôle traité comme sous-traitant se paramètre dans les réglages du gestionnaire de notifications.
Ne mettez jamais de donnée personnelle, de contenu de document ni de nom de collaborateur dans un e-mail : voir le modèle bancaire ci-dessous.
Le modèle bancaire des notifications
Comme votre banque qui vous écrit « un nouveau document est disponible, connectez-vous » sans jamais mettre votre relevé dans le mail, les notifications Symbiose disent seulement « vous avez une tâche / un document sur tel dossier, allez le consulter ». Elles ne contiennent jamais le contenu, ni une donnée personnelle, ni le nom d'un collaborateur ou d'un sous-traitant. La visibilité fine (quel acteur reçoit quel événement) se règle dans Configuration → Notifications, où les acteurs sont Bénéficiaire, Client mandant, Employé, Sous-traitant et Admin.
Bon à savoir
Le cloisonnement repose sur trois leviers cumulés : le type d'accès de l'utilisateur (Projets uniquement vs CRM complet), le statut non public des tâches, et le toggle « visible par le client » des fichiers. Vérifiez les trois avant de partager un dossier.
Seul l'Admin crée les comptes utilisateurs et attribue les permissions : ne laissez personne d'autre ouvrir un accès.
Un bénéficiaire reste cantonné à « Mon dossier » même si vous lui envoyez un autre lien : le module refuse l'accès aux dossiers qui ne sont pas les siens.
