L'essentiel : Un dossier suit toujours le même fil : on entretient le prospect (avec opt-out RGPD), on envoie un mail de découverte, on signe un mandat de recherche, on crée le projet (= le dossier de la personne), on lui applique un ou plusieurs workflows métier, on assure le suivi (tâches, pièces, communication) puis on facture. À chaque étape correspond un outil précis du CRM : Prospects, Contrats, Projets, Workflows métier, Espace Bénéficiaire et Devis/Factures.

En détail, pas à pas

1. Prospection — la relation démarre dans le module Prospects (Leads). On y relance par mail et sur LinkedIn pour entretenir l'image de marque. Chaque envoi doit permettre le désabonnement (opt-out RGPD obligatoire). On distingue le prospect (relation en cours) du client (avec qui on a déjà travaillé).
2. Mail de découverte — on écrit au prospect (« parlez-moi de votre besoin ») pour qualifier la demande et identifier le(s) métier(s) concerné(s) : Relocation, Immigration, Recrutement.
3. Mandat de recherche — on formalise l'accord avec le client (une entreprise B2B, avec ses SIREN/SIRET sur la fiche). Le module Contrats (modèles + champs de fusion) suffit pour un contrat simple ; pour un mandat critique, faire signer via DocuSign/YouSign puis rapatrier le PDF signé dans le CRM.
4. Création du projet (dossier) — on convertit le prospect en client puis on crée un Projet. Le projet = le dossier d'une personne accompagnée. Le Bénéficiaire est le contact rattaché à ce projet.
5. Application des workflows métier — dans le projet, ouvrez l'onglet « Workflows métier », cochez 1 à N workflows, puis « Appliquer les workflows sélectionnés ». Chaque workflow crée automatiquement son étape Kanban (le jalon = le métier), ses tâches par défaut (statut « Non commencée ») et son onglet métier avec les champs à renseigner.
6. Suivi — on avance les tâches du projet ; on demande et on récupère les documents dans l'onglet « Pièces (Bénéficiaire) » ; le bénéficiaire dépose ses pièces et suit l'avancement depuis son Espace Bénéficiaire (« Mon dossier »), cloisonné. La communication reste au modèle bancaire : les notifications disent « vous avez une tâche/un document, allez le consulter », jamais le contenu.
7. Facturation — on établit un Devis puis une Facture depuis le projet ou la fiche client. Pour l'Immigration, la facturation est souvent au résultat / à la demande (l'obtention n'est jamais garantie).

Quel outil à quelle étape

• Prospection / mail de découverte → module Prospects (Leads).
• Mandat de recherche → module Contrats (ou DocuSign/YouSign pour les mandats critiques).
• Création du dossier → module Projets (+ conversion du prospect en client).
• Structuration du dossier → onglet « Workflows métier » du projet.
• Suivi documentaire et bénéficiaire → onglet « Pièces (Bénéficiaire) » + Espace Bénéficiaire (« Mon dossier »).
• Facturation → Devis et Factures.

Bon à savoir

• Un même dossier peut cumuler les 3 métiers : on applique alors plusieurs workflows au même projet (chacun ajoute son étape Kanban et ses tâches).
• Anti-fuite : les sous-traitants et clients n'accèdent qu'aux « Projets », jamais à la liste des prospects ; leurs tâches sont en non public et leurs notifications ne contiennent aucune donnée sensible.
• Sur chaque fichier, le toggle « visible par le client » décide ce que voit le bénéficiaire ; les mandats de sous-traitance restent internes.
• La signature interne du CRM n'a pas de valeur légale (pas de tiers de confiance) : pour tout mandat engageant, passer par DocuSign/YouSign.
• Retirer un workflow d'un projet supprime son étape et ses tâches, mais conserve les valeurs des champs déjà saisies.