L'essentiel : Une demande d'immigration (permis de travail, visa ou titre de séjour) est pilotée par le workflow Immigration appliqué au dossier (projet). Il pose le jalon « Immigration — Permis & visas », crée une série de tâches avec checklists et ajoute l'onglet Immigration à trois sections (« La demande »1, « Le dossier »2, « Le titre obtenu »3). Les démarches sont menées en interne (Mikel / Gaëlle) ou confiées à un sous-traitant (avocat / expert). La facturation se fait souvent au résultat : l'obtention n'est jamais garantie.

En détail, pas à pas

1. Qualification du besoin — identifier le type de titre demandé, vérifier la situation actuelle du bénéficiaire (statut, dates d'expiration), le pays et la procédure applicable, puis renseigner la section « La demande ».
2. Mandat — rédiger le mandat, l'envoyer pour signature (YouSign / DocuSign), classer le mandat signé dans le projet.
3. Constitution du dossier — lister les pièces requises pour la procédure, créer les demandes de pièces dans l'Espace Bénéficiaire, relancer sur les pièces manquantes, vérifier leur conformité (lisibilité, validité), faire traduire / apostiller si nécessaire.
4. Démarches — décider : interne ou sous-traitant ; si sous-traitant, signer le contrat de sous-traitance ; préparer le formulaire de demande ; faire relire le dossier complet.
5. Dépôt du dossier — déposer sur la plateforme (Plateforme visa · OFII · TLS…), payer les taxes et frais de dossier, archiver l'accusé de dépôt dans le projet, noter le n° de dossier.
6. Suivi & relances administration — suivre l'avancement sur la plateforme, relancer l'administration si le délai est dépassé, informer le bénéficiaire à chaque changement d'état, le préparer aux convocations (biométrie, entretien).
7. Obtention & remise — récupérer la décision ; si accord, remettre le titre au bénéficiaire et vérifier les dates de validité ; noter la date d'expiration (renouvellement à anticiper) ; si refus, analyser le motif et étudier un recours.
8. Facturation — vérifier les conditions de facturation du mandat, émettre la facture, suivre le paiement.

L'onglet Immigration : les champs à remplir

Trois sections structurent le suivi. Les champs signalés « visible bénéficiaire » apparaissent dans son espace « Mon dossier » ; les autres restent internes.

• « La demande » : Type de titre (Permis de travail, Visa court séjour, Visa long séjour, Titre de séjour, Renouvellement, Regroupement familial — visible bénéficiaire), Pays concerné, Procédure / plateforme (Plateforme visa, OFII, TLS, Préfecture, Consulat, Autre), Date d'expiration du titre actuel, Employeur / poste concerné, Date d'embauche prévue (visible bénéficiaire).
• « Le dossier » : État du dossier (Qualification, Pièces en cours de collecte, Dossier complet, Déposé, En instruction, Convocation reçue, Accordé, Refusé — visible bénéficiaire), N° de dossier / référence, Date de dépôt, Prise en charge (Interne / Sous-traitant), Sous-traitant (avocat / expert) (interne), Date de convocation, Décision attendue (estimation).
• « Le titre obtenu » : Date d'obtention, Date d'expiration du nouveau titre, Notes internes.

Interne ou sous-traitant ?

C'est la tâche « Démarches » qui tranche : soit Symbiose mène la procédure en interne (Mikel / Gaëlle), soit elle est confiée à un sous-traitant avocat ou expert. Dans ce cas, on signe un contrat de sous-traitance avant de commencer, on renseigne Prise en charge = Sous-traitant et le champ Sous-traitant (avocat / expert), qui reste interne. Le sous-traitant n'a accès qu'aux « Projets », jamais à la liste des prospects, et son nom n'apparaît jamais dans les notifications du bénéficiaire.

Pourquoi la facturation au résultat

L'obtention d'un titre n'est jamais garantie : la décision appartient à l'administration et les délais sont longs (par exemple, un permis de travail au Canada peut être de l'ordre de 200 jours). La facturation se fait donc souvent au résultat / à la demande, selon les conditions du mandat. La tâche « Facturation » rappelle de vérifier ces conditions avant d'émettre la facture.

Bon à savoir

• Renseignez Décision attendue (estimation) pour poser des relances réalistes sur la durée d'instruction.
• Notez systématiquement la Date d'expiration du nouveau titre : un renouvellement s'anticipe.
• Un refus n'est pas une fin : la checklist « Obtention & remise » invite à analyser le motif et à étudier un recours.
• Les tâches du dossier sont en non public : elles ne sont pas visibles dans l'espace client/bénéficiaire.
• Les pièces se demandent et se collectent via l'Espace Bénéficiaire, jamais par e-mail (cloisonnement, RGPD).