L'essentiel : Un sous-traitant (recruteur, avocat immigration, prestataire logement) n'est jamais un contact ordinaire : c'est un utilisateur du personnel à droits volontairement réduits. On lui donne le Rôle « sous-traitant » (permission « Projets » uniquement), on l'ajoute comme membre du seul dossier concerné, ses tâches restent non publiques et ses e-mails ne contiennent aucune donnée sensible. Seul un admin crée ce compte, et on valide toujours le résultat en se connectant sous son profil.

En détail, pas à pas

1. Créer l'utilisateur (admin uniquement). Dans la Configuration du CRM, créez la personne comme membre du personnel. Laissez la case « Administrateur » décochée et attribuez-lui le Rôle « sous-traitant ».
2. Vérifier le rôle. Le rôle « sous-traitant » ne doit donner que la permission « Projets » : jamais Clients, Prospects, Factures ni Devis. Il ne doit donc jamais voir la liste des prospects ou des autres clients.
3. Rattacher au bon dossier, et à lui seul. Ouvrez le projet (dossier) concerné et ajoutez-le dans les Membres du projet. Un sous-traitant ne voit que les dossiers dont il est membre : n'ajoutez que celui sur lequel il intervient.
4. Garder les tâches non publiques. Sur ses tâches, laissez la case « Public » décochée. Assignez-lui ce qu'il doit traiter, sans rendre les tâches visibles côté espace client.
5. Cloisonner les fichiers. Chaque document dispose d'un réglage « visible par le client » par pièce. Les mandats de sous-traitance et pièces internes restent décochés = internes.
6. Neutraliser ses notifications. Dans Configuration → Notifications, réglez l'acteur « Sous-traitant » dans la Matrice des notifications (voir plus bas).
7. Tester en connexion / déconnexion. Créez une adresse e-mail de test, déconnectez-vous de l'admin (ou ouvrez un navigateur privé en parallèle), connectez-vous sous le profil sous-traitant et vérifiez qu'il ne voit QUE son dossier.

Limiter ce qu'il voit

Le cloisonnement repose sur quatre couches cumulatives :

• Rôle « Projets » uniquement → pas d'accès à la base clients/prospects.
• Membre d'un seul dossier → il ne voit que ce projet.
• Tâches non publiques → le détail interne reste masqué à l'espace client.
• Fichiers internes → les mandats et pièces sensibles ne sont pas cochés « visible par le client ».

Quelles notifications il reçoit

Les notifications suivent le modèle bancaire : « vous avez une tâche / un document sur tel dossier, allez le consulter » — jamais le contenu, jamais une donnée personnelle, jamais le nom d'un collaborateur. Le pilotage se fait dans Configuration → Notifications :

• Dans la Matrice des notifications, l'acteur « Sous-traitant » a ses propres cases : cochée = il reçoit, décochée = bloquée pour tout l'acteur.
• Les événements qui le concernent sont principalement « Tâche assignée » et « Ajouté comme membre d'un dossier ».
• Les Exceptions par rôle ou par utilisateur priment sur la matrice (priorité : utilisateur > rôle > matrice) — utile pour couper un e-mail pour un partenaire précis.
• Tout est traçable dans l'Historique des notifications (statut « envoyée » / « bloquée »).

Le lien entre le rôle CRM et l'acteur se règle via le champ Rôle « Sous-traitant », dans Configuration → Paramètres → IA, onglet « Notifications (MARC) ».

Bon à savoir

• Seul l'admin crée les utilisateurs — ne déléguez jamais cette étape.
• Les mandats de sous-traitance restent des fichiers internes (non « visible par le client »).
• En cas de doute sur une notification, bloquez par défaut dans la matrice.
• Ne validez un accès qu'après un test réel en connexion/déconnexion : c'est le seul moyen de voir ce que le partenaire voit vraiment (anti-fuite).
• Un sous-traitant ne doit jamais accéder à la liste des prospects ni aux autres dossiers.