L'essentiel : La politique RGPD de Symbiose repose sur la minimisation : chaque pièce déposée dans l'Espace Bénéficiaire est rangée dans l'une des 9 catégories RGPD (par MARC ou manuellement) ; à la clôture du dossier (statut « Terminé »), la durée d'archivage propre à sa catégorie s'applique, puis le fichier est purgé automatiquement et définitivement. La suppression se propage à SharePoint et un journal d'audit sans donnée personnelle en garde la preuve. Identité, état civil, justificatifs et médical sont purgés dès la clôture. Comme la catégorie pilote la purge, il faut bien classer les pièces AVANT de clôturer.
Le principe : la minimisation
On ne conserve un document que le temps strictement nécessaire à la formalité pour laquelle il a été collecté. Une fois le dossier terminé, les pièces les plus sensibles (identité, santé, justificatifs) n'ont plus de raison d'être gardées : elles sont supprimées immédiatement. Les autres sont archivées pour une durée limitée (preuve en cas de litige, obligation comptable), puis supprimées à leur tour.
Les 9 catégories de rétention et leurs durées
La durée est comptée après la clôture du dossier. Ce sont les valeurs par défaut, réglables dans les Paramètres de l'Espace Bénéficiaire, section « Cycle de vie des documents (RGPD) ».
Pièce d'identité / passeport — 0 jour (purge à la clôture)
État civil (acte, livret de famille) — 0 jour
Justificatif (domicile, ressources, RIB…) — 0 jour
Document médical / santé — 0 jour (données de l'art. 9 RGPD, jamais archivées)
Candidature / CV / diplôme — 730 jours (2 ans, règle CNIL recrutement)
Contrat / mandat / correspondance — 1825 jours (5 ans, prescription civile art. 2224 C. civ.)
Décision / récépissé / courrier administratif — 1825 jours (5 ans)
Facture / pièce comptable — 3650 jours (10 ans, art. L123-22 C. com.) — pièces comptables de Symbiose uniquement
Autre pièce du dossier — 1825 jours (5 ans)
Paramètres → Espace Bénéficiaire → « Cycle de vie des documents (RGPD) » : ① la case « Purge automatique activée » (sans elle, le moteur archive mais ne supprime rien) ; chaque catégorie a sa durée en « jours après clôture » — ② les pièces d'identité (minimisation CNIL), ③ les factures / pièces comptables (jusqu'à 10 ans). 0 jour = purge dès la clôture.
Comment se passe la purge, pas à pas
Un dossier passe au statut « Terminé » : sa date de clôture est enregistrée et l'échéance de suppression de chaque pièce est calculée (clôture + durée de la catégorie).
Le moteur (tâche planifiée / cron) fait passer les documents en phase « Archivage » ; les catégories à 0 jour passent directement en purge.
À l'échéance, si la case « Purge automatique activée » est cochée, le fichier est supprimé physiquement (disque + base) ; sa ligne passe en phase « Purgé ».
Une entrée est écrite dans le « Journal d'audit des suppressions » (règle appliquée, catégorie, date — sans donnée personnelle).
La suppression est propagée à SharePoint : le fichier est supprimé définitivement côté Microsoft 365, avec une entrée d'audit dédiée.
Propagation à SharePoint
Les documents synchronisés vers SharePoint ne restent pas en ligne après la purge CRM. Un automate (n8n, exécuté toutes les 5 minutes) reprend la liste des pièces purgées et déclenche leur suppression définitive côté Microsoft 365, puis inscrit le résultat dans le journal d'audit. La conformité est donc bout-en-bout : purge dans le CRM et dans le stockage SharePoint.
Le journal d'audit
Le « Journal d'audit des suppressions » (visible dans les Paramètres, 15 dernières actions) constitue la preuve de conformité. Il ne contient aucune donnée personnelle : seulement l'identifiant technique du fichier, la catégorie RGPD, la règle appliquée et la date. Les lignes de dossier restent visibles en phase « Purgé » (le nom du fichier a disparu, remplacé par « Document purgé »).
Le « Journal d'audit des suppressions » ① (preuve de conformité, sans donnée personnelle) : pour chaque pièce, la ② « Règle appliquée » et l'③ action tracée (archive puis purge), avec la date, la catégorie RGPD (colonne Type) et le n° de fichier — jamais le contenu.
Avant de clôturer un dossier
La catégorie pilote la purge : une pièce mal classée sera conservée trop longtemps ou supprimée trop tôt. Avant de passer un dossier en « Terminé » :
Ouvrez l'onglet « Pièces (Bénéficiaire) » du projet, puis la section « Cycle de vie des documents (RGPD) ».
Vérifiez la colonne « Catégorie RGPD » de chaque pièce et la colonne « Qualifié par » (MARC ou Manuel). Toute pièce marquée « À qualifier » doit être classée.
Pour laisser l'IA classer : bouton « Analyser les documents à qualifier avec MARC », ou « Relancer MARC » sur une pièce précise.
Pour corriger à la main : choisissez la bonne catégorie dans la liste, puis « Enregistrer les catégories ».
Bon à savoir
Piège fréquent : une facture EDF du bénéficiaire est un justificatif de domicile (0 jour), et non une « Facture / pièce comptable » (10 ans). La catégorie « Facture / pièce comptable » ne concerne que les pièces comptables de Symbiose.
Sans la case « Purge automatique activée », le moteur qualifie et archive mais ne supprime rien.
0 jour = purge dès la clôture : identité, état civil, justificatif et médical ne sont jamais conservés après la fin du dossier (recommandation CNIL de minimisation).
Si MARC est indisponible, le classement ne bloque pas : la pièce reste « À qualifier » et vous la classez manuellement.
Le journal d'audit ne contient jamais de donnée personnelle : c'est une preuve de conformité, pas une trace du contenu.
