L'essentiel : Dans le CRM, chaque membre du personnel reçoit un Rôle qui décide de ce qu'il voit et peut faire. Un rôle est une grille de permissions par domaine (Voir, Créer, Éditer, Supprimer2), soit en Global3, soit limité à ses propres éléments. Les modules Symbiose (Espace Bénéficiaire, Workflows Métier, Notifications, FAQ, Documentation) ajoutent leurs propres cases dans cette même grille. Les rôles se gèrent dans Configuration → Rôles ; les utilisateurs se créent dans Configuration → Personnel. Seul un administrateur crée les comptes.
En détail, pas à pas
Gérer les rôles : allez dans Configuration → Rôles. Vous y voyez la liste des rôles. Cliquez sur un rôle pour l'éditer, ou Nouveau rôle pour en créer un.
Dans la fiche du rôle, cochez les permissions domaine par domaine1 : pour chaque domaine (Prospects, Clients, Projets, Tâches, Factures…) vous choisissez Voir / Créer / Éditer / Supprimer. Certaines lignes distinguent le périmètre Global (tout le CRM) de la variante « ses propres » (seulement les éléments dont l'utilisateur est responsable). Enregistrez.
Activer les capacités des modules Symbiose : toujours dans la fiche du rôle, plus bas dans la liste des permissions, vous trouvez une section par module : « Espace Bénéficiaire » (Voir / Créer / Éditer / Supprimer), « Workflows Métier » (Voir / Éditer), « Notifications » (Voir / Éditer), « FAQ assistée (IA) » (Voir / Créer / Éditer / Supprimer) et « Documentation » (Voir / Créer / Éditer / Supprimer). Cochez ce que le rôle doit pouvoir faire dans chaque module.
Créer un membre du personnel : allez dans Configuration → Personnel, puis Nouveau membre du personnel. Renseignez nom, prénom, e-mail et mot de passe, puis choisissez le Rôle dans la liste déroulante. Les permissions du rôle sont appliquées ; vous pouvez ensuite ajuster des cases au cas par cas. Laissez l'option Administrateur décochée pour un accès normal. Enregistrez.
Configuration → Rôles : la grille de permissions d'un rôle. ① Domaines (colonne « features ») · ② Actions Voir / Créer / Éditer / Supprimer · ③ Périmètre « Afficher (Votre) » vs « View (Global) » · ④ Appliquer aussi aux membres existants du rôle.Plus bas dans la MÊME grille : les permissions des modules Symbiose. ① Espace Bénéficiaire · ② Workflows Métier (de même FAQ assistée, Documentation, Notifications…).
Restreindre un utilisateur (sous-traitant)
Pour un recruteur, un partenaire logement ou un avocat immigration qui ne doit voir que ses dossiers :
Attribuez-lui le rôle sous-traitant (rôle id 5 par défaut chez Symbiose), qui n'ouvre l'accès qu'aux Projets — jamais la liste des prospects ni des clients.
Ajoutez-le uniquement comme membre des projets qui le concernent : il ne voit rien d'autre.
Gardez ses tâches en non public et laissez ses notifications sensibles désactivées (modèle « bancaire » : on signale qu'il y a une tâche/un document à consulter, jamais le contenu ni un nom).
Le module Notifications considère les membres de ce rôle comme l'acteur « Sous-traitant ». Le rôle utilisé est réglable dans les réglages du module (champ Rôle « Sous-traitant », valeur par défaut 5) ; la matrice se gère dans Configuration → Notifications.
Bon à savoir
Un administrateur (case Administrateur cochée) ignore la grille de permissions : il a tout. Ne cochez cette case que pour Mikel / Loïc.
Les capacités d'un module n'apparaissent dans Configuration → Rôles que si le module est activé. Si vous ne voyez pas « Espace Bénéficiaire » ou « Documentation », vérifiez que le module est actif.
Pour les Workflows Métier, la permission Voir ouvre l'éditeur de workflows et Éditer permet de les modifier ; en revanche, utiliser un workflow sur un dossier (l'attacher, saisir les champs métier) dépend du fait d'être membre du projet, pas d'une permission de rôle.
Règle Symbiose anti-fuite : sous-traitants et clients restent limités à « Projets », tâches en non public, aucune donnée sensible dans leurs e-mails.
Modifier un rôle change les droits de tous4 les utilisateurs qui le portent. Pour un cas isolé, ajustez plutôt les permissions directement sur la fiche du membre du personnel.
