L'essentiel : Un contact se crée depuis la fiche client, onglet « Contacts ». Renseignez au minimum « Prénom »1, « Nom »2 et « Adresse e-mail »3 : ces trois champs sont indispensables pour qu'un contact puisse accéder au portail client. Cochez ensuite, dans la section « Permissions »5, les domaines auxquels il aura droit (Factures, Devis, Contrats, Propositions, Support, Projets), puis cochez « Envoyer l'e-mail de définition du mot de passe » pour qu'il crée lui-même son accès. Les bénéficiaires ne se gèrent PAS ici : ils passent par l'Espace Bénéficiaire.

En détail, pas à pas

1. Ouvrez la fiche client, allez sur l'onglet « Contacts », puis cliquez sur « Nouveau contact ».
2. Renseignez « Prénom », « Nom » et « Adresse e-mail » (obligatoires pour ouvrir un accès). Ajoutez si besoin le poste et le numéro de téléphone.
3. Cochez « Contact principal »4 s'il s'agit de l'interlocuteur de référence de la société : il devient le contact par défaut et alimente les champs de fusion des contrats.
4. Dans la section « Permissions », cochez uniquement les domaines que ce contact pourra consulter dans son espace : « Factures », « Devis », « Contrats », « Propositions », « Support », « Projets ». Une case décochée masque la rubrique correspondante dans le portail.
5. Pour ouvrir l'accès au portail : laissez le contact actif et cochez « Envoyer l'e-mail de définition du mot de passe ». Le contact reçoit un lien pour créer son propre mot de passe. Vous pouvez aussi saisir directement un « Mot de passe ».
6. Enregistrez.

Envoyer ou renvoyer le lien de mot de passe

Le lien « définir le mot de passe » part uniquement si la case « Envoyer l'e-mail de définition du mot de passe » est cochée à l'enregistrement. Si le contact existe déjà et n'a jamais activé son accès, rouvrez sa fiche, cochez de nouveau cette case et enregistrez : un nouveau lien lui est envoyé. Tant que le contact n'a pas défini son mot de passe, il ne peut pas se connecter.

Chez Symbiose

• Pour le contact principal d'un client, on ouvre l'accès au portail mais on laisse généralement toutes les permissions décochées. Le contact conserve malgré tout l'accès à la rubrique des pièces jointes / « Fichiers » de sa fiche pour récupérer les documents que vous avez basculés sur « visible par le client » — les pièces internes (mandats de sous-traitance, etc.) restent invisibles.
• Les bénéficiaires (personnes accompagnées) ne se gèrent pas via ces contacts de portail, mais via l'Espace Bénéficiaire, qui leur donne un accès cloisonné à « Mon dossier » uniquement.
• Les notifications suivent le modèle bancaire : « un document / une facture est disponible, connectez-vous pour le consulter » — jamais le contenu ni de donnée personnelle.

Bon à savoir

• Sans adresse e-mail, pas d'accès au portail : l'e-mail sert d'identifiant de connexion.
• Un contact exige toujours un nom et un prénom.
• Décocher toutes les permissions ne coupe pas l'accès : le contact peut toujours se connecter et voir la rubrique des fichiers. Pour lui retirer l'accès, désactivez le contact.
• Un document n'apparaît dans l'espace du client que s'il est marqué « visible par le client » ; par défaut, restez restrictif (cloisonnement / RGPD).
• N'accordez que les permissions réellement nécessaires : c'est le principe anti-fuite retenu par Symbiose.