L'essentiel : Chez Symbiose, un projet est le dossier d'une personne accompagnée (salarié muté, candidat…). On le crée depuis le menu « Projets » puis « Nouveau projet », on le rattache au Client2 (l'entreprise B2B qui a mandaté Symbiose), on choisit le Type de facturation3, le Statut4 et les Membres5 (les employés/sous-traitants qui travaillent dessus). Une fois créé, on lui applique les workflows métier (Relocation / Immigration / Recrutement) qui posent les étapes et les tâches.

En détail, pas à pas

1. Ouvrez le menu « Projets », puis cliquez sur « Nouveau projet ».
2. Nom du projet1 : nommez le dossier de façon parlante, en incluant la personne accompagnée et le contexte (ex. « Dossier mobilité — Karim »).
3. Client : rattachez le dossier à l'entreprise cliente (le compte B2B qui mandate Symbiose). Commencez à taper le nom, l'entreprise apparaît dans la liste. Le rattachement au client est obligatoire : c'est lui qui relie devis, factures et contrats au bon dossier.
4. Type de facturation : choisissez entre « Taux fixe » (un montant forfaitaire pour le dossier), « Heures projet » (facturation sur un taux horaire appliqué au temps passé) ou « Heures tâches » (facturation au taux horaire défini sur chaque tâche). Chez Symbiose, on retient le plus souvent « Taux fixe », la facturation réelle se faisant via des devis/factures séparés.
5. Statut : laissez le dossier sur un statut en cours tant qu'il est actif ; passez-le sur un statut clôturé (terminé/annulé) une fois l'accompagnement fini.
6. Membres : ajoutez les employés — et, le cas échéant, les sous-traitants — qui doivent voir et travailler sur le dossier. Seules les personnes ajoutées ici (plus les admins) accèdent au projet.
7. Enregistrez. Le dossier est créé et prêt à recevoir ses workflows métier.

Qu'est-ce qu'un « dossier » chez Symbiose ?

Un projet = le dossier d'une personne accompagnée. Les étapes (jalons Kanban) du projet correspondent aux métiers : on applique 1 à N workflows métier (Relocation, Immigration, Recrutement), chacun créant son étape Kanban, ses tâches par défaut et son onglet de champs. La personne accompagnée n'est pas le « Client » du projet : c'est un contact de l'entreprise cliente, à qui l'on ouvre un accès cloisonné à « Mon dossier » via l'Espace Bénéficiaire.

Ce qui se passe ensuite

Une fois le projet enregistré, ouvrez son onglet « Workflows métier », cochez le ou les workflows à appliquer, puis validez : les étapes, les tâches types et les onglets métier sont créés automatiquement. Vous pouvez ensuite suivre l'avancement, déposer les pièces et ouvrir l'accès bénéficiaire.

Bon à savoir

• Client = entreprise B2B, pas la personne accompagnée. Le bénéficiaire est un contact de ce client ; son accès se paramètre séparément (Espace Bénéficiaire).
• Un projet doit être rattaché à un client ; sans client, pas de lien propre vers les devis, factures et contrats.
• Sous-traitants comme membres : ils n'accèdent qu'aux « Projets » où ils sont membres, jamais à la liste des prospects. Gardez leurs tâches en non public et ne mettez aucune donnée sensible dans leurs notifications.
• Le Type de facturation n'est pas ce qui envoie une facture : il définit seulement comment le temps passé peut être converti. La facturation se fait via les devis/factures ; l'immigration est souvent facturée au résultat.
• Le passage du Statut à « clôturé » marque la fin du dossier : c'est ce qui déclenche les durées de conservation RGPD des pièces dans l'Espace Bénéficiaire.