[{"id":"4","slug":"crm-interface-navigation","title":"Découvrir l'interface et la navigation","body_html":"

L'essentiel :<\/strong> le CRM de Symbiose est un Perfex CRM 3.4.1<\/strong> en français. Toute la navigation tient en trois zones : le menu latéral gauche<\/strong> (vos outils de travail et les modules Symbiose), la barre du haut<\/strong> (recherche globale, notifications, votre profil) et le menu Configuration<\/strong> (tous les réglages). Une fois ces trois repères en tête, vous retrouvez n'importe quelle fonction en deux clics.<\/p>\r\n\r\n

\"Les
Les repères de l'interface — ① le menu latéral (fonctions Perfex), ② les modules Symbiose, ③ la recherche globale, ④ les notifications, ⑤ votre profil, ⑥ les Paramètres.<\/figcaption><\/figure>\r\n\r\n

En détail, pas à pas<\/h3>\r\n
    \r\n
  1. Le menu latéral gauche<\/strong>1<\/span> est votre point d'entrée principal. De haut en bas, on y trouve les fonctions natives Perfex : « Tableau de bord »<\/strong> (votre page d'accueil chiffrée), « Prospects »<\/strong>, « Clients »<\/strong>, « Ventes »<\/strong> (qui regroupe Devis, Factures et Paiements), « Contrats »<\/strong>, « Projets »<\/strong> (= les dossiers), « Tâches »<\/strong>, « Support »<\/strong>, « Rapports »<\/strong> et « Calendrier »<\/strong>.<\/li>\r\n
  2. Les modules Symbiose<\/strong>2<\/span> sont regroupés plus bas dans ce même menu latéral, sous les fonctions natives : « Espace Bénéficiaire »<\/strong>, « FAQ assistée (IA) »<\/strong> et « Documentation »<\/strong> (ce wiki interne).<\/li>\r\n
  3. Cliquez sur une entrée pour ouvrir la liste correspondante ; un sous-menu se déplie quand la rubrique en contient (ex. Ventes → Devis \/ Factures).<\/li>\r\n<\/ol>\r\n\r\n

    La barre du haut<\/h3>\r\n
      \r\n
    • La recherche globale<\/strong>3<\/span> : le champ de recherche en haut interroge tout le CRM (clients, contacts, projets, factures, tâches…). Tapez un nom ou un numéro et choisissez le résultat.<\/li>\r\n
    • Les notifications<\/strong>4<\/span> : l'icône cloche liste ce qui vous concerne (tâche assignée, document déposé…). C'est le rappel « allez consulter le dossier », jamais le contenu lui-même.<\/li>\r\n
    • Votre profil<\/strong>5<\/span> : l'avatar en haut à droite ouvre le menu de votre compte (édition du profil, déconnexion).<\/li>\r\n<\/ul>\r\n\r\n
      \"La
      La barre du haut : ③ la recherche globale et ④ la cloche de notifications.<\/figcaption><\/figure>\r\n\r\n

      Où sont les réglages<\/h3>\r\n

      Les réglages ne sont pas dans le menu latéral métier mais dans le menu « Configuration »<\/strong>6<\/span> (la roue crantée). Vous y ouvrez « Paramètres »<\/strong>. Les réglages des modules IA de Symbiose sont regroupés sous Configuration → Paramètres → IA<\/strong> (onglets « FAQ assistée (IA) » et « Documentation (RAG) ») ; ceux de l'Espace Bénéficiaire ont leur propre onglet dans les Paramètres.<\/p>\r\n\r\n

      Bon à savoir<\/h3>\r\n
        \r\n
      • Ce que vous voyez dépend de votre rôle<\/strong> : les sous-traitants et clients n'ont pas le même menu (accès « Projets » uniquement). Une entrée absente n'est pas un bug, c'est une permission.<\/li>\r\n
      • Le menu « Configuration »<\/strong> et les Paramètres sont réservés aux administrateurs.<\/li>\r\n
      • Ne confondez pas les deux « FAQ » : « FAQ assistée (IA) »<\/strong> est la FAQ destinée aux clients\/bénéficiaires, tandis que « Documentation »<\/strong> est ce wiki interne au personnel.<\/li>\r\n<\/ul>"},{"id":"5","slug":"crm-roles-permissions","title":"Rôles et permissions du personnel","body_html":"L'essentiel :<\/strong> Dans le CRM, chaque membre du personnel reçoit un Rôle<\/strong> qui décide de ce qu'il voit et peut faire. Un rôle est une grille de permissions par domaine (Voir<\/strong>, Créer<\/strong>, Éditer<\/strong>, Supprimer<\/strong>2<\/span>), soit en Global<\/strong>3<\/span>, soit limité à ses propres éléments. Les modules Symbiose (Espace Bénéficiaire, Workflows Métier, Notifications, FAQ, Documentation) ajoutent leurs propres cases dans cette même grille. Les rôles se gèrent dans Configuration → Rôles<\/strong> ; les utilisateurs se créent dans Configuration → Personnel<\/strong>. Seul un administrateur crée les comptes.<\/p>\r\n\r\n

        En détail, pas à pas<\/h3>\r\n
          \r\n
        1. Gérer les rôles :<\/strong> allez dans Configuration → Rôles<\/strong>. Vous y voyez la liste des rôles. Cliquez sur un rôle pour l'éditer, ou Nouveau rôle<\/strong> pour en créer un.<\/li>\r\n
        2. Dans la fiche du rôle, cochez les permissions domaine par domaine<\/strong>1<\/span> : pour chaque domaine (Prospects, Clients, Projets, Tâches, Factures…) vous choisissez Voir<\/strong> \/ Créer<\/strong> \/ Éditer<\/strong> \/ Supprimer<\/strong>. Certaines lignes distinguent le périmètre Global<\/strong> (tout le CRM) de la variante « ses propres » (seulement les éléments dont l'utilisateur est responsable). Enregistrez.<\/li>\r\n
        3. Activer les capacités des modules Symbiose :<\/strong> toujours dans la fiche du rôle, plus bas dans la liste des permissions, vous trouvez une section par module : « Espace Bénéficiaire »<\/strong> (Voir \/ Créer \/ Éditer \/ Supprimer), « Workflows Métier »<\/strong> (Voir \/ Éditer), « Notifications »<\/strong> (Voir \/ Éditer), « FAQ assistée (IA) »<\/strong> (Voir \/ Créer \/ Éditer \/ Supprimer) et « Documentation »<\/strong> (Voir \/ Créer \/ Éditer \/ Supprimer). Cochez ce que le rôle doit pouvoir faire dans chaque module.<\/li>\r\n
        4. Créer un membre du personnel :<\/strong> allez dans Configuration → Personnel<\/strong>, puis Nouveau membre du personnel<\/strong>. Renseignez nom, prénom, e-mail et mot de passe, puis choisissez le Rôle<\/strong> dans la liste déroulante. Les permissions du rôle sont appliquées ; vous pouvez ensuite ajuster des cases au cas par cas. Laissez l'option Administrateur<\/strong> décochée pour un accès normal. Enregistrez.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n
          \"Configuration
          Configuration → Rôles : la grille de permissions d'un rôle. ① Domaines (colonne « features ») · ② Actions Voir \/ Créer \/ Éditer \/ Supprimer · ③ Périmètre « Afficher (Votre) » vs « View (Global) » · ④ Appliquer aussi aux membres existants du rôle.<\/figcaption><\/figure>
          \"Plus
          Plus bas dans la MÊME grille : les permissions des modules Symbiose. ① Espace Bénéficiaire · ② Workflows Métier (de même FAQ assistée, Documentation, Notifications…).<\/figcaption><\/figure>\r\n\r\n

          Restreindre un utilisateur (sous-traitant)<\/h3>\r\n

          Pour un recruteur, un partenaire logement ou un avocat immigration qui ne doit voir que ses dossiers<\/strong> :<\/p>\r\n

            \r\n
          1. Attribuez-lui le rôle sous-traitant<\/strong> (rôle id 5<\/strong> par défaut chez Symbiose), qui n'ouvre l'accès qu'aux Projets<\/strong> — jamais la liste des prospects ni des clients.<\/li>\r\n
          2. Ajoutez-le uniquement<\/strong> comme membre des projets qui le concernent : il ne voit rien d'autre.<\/li>\r\n
          3. Gardez ses tâches en non public<\/strong> et laissez ses notifications sensibles désactivées (modèle « bancaire » : on signale qu'il y a une tâche\/un document à consulter, jamais le contenu ni un nom).<\/li>\r\n
          4. Le module Notifications considère les membres de ce rôle comme l'acteur « Sous-traitant ». Le rôle utilisé est réglable dans les réglages du module (champ Rôle « Sous-traitant »<\/strong>, valeur par défaut 5) ; la matrice se gère dans Configuration → Notifications<\/strong>.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n\r\n

            Bon à savoir<\/h3>\r\n
              \r\n
            • Un administrateur<\/strong> (case Administrateur cochée) ignore la grille de permissions : il a tout. Ne cochez cette case que pour Mikel \/ Loïc.<\/li>\r\n
            • Les capacités d'un module n'apparaissent dans Configuration → Rôles<\/strong> que si le module est activé<\/strong>. Si vous ne voyez pas « Espace Bénéficiaire » ou « Documentation », vérifiez que le module est actif.<\/li>\r\n
            • Pour les Workflows Métier<\/strong>, la permission Voir<\/strong> ouvre l'éditeur de workflows et Éditer<\/strong> permet de les modifier ; en revanche, utiliser<\/strong> un workflow sur un dossier (l'attacher, saisir les champs métier) dépend du fait d'être membre du projet<\/strong>, pas d'une permission de rôle.<\/li>\r\n
            • Règle Symbiose anti-fuite : sous-traitants et clients restent limités à « Projets », tâches en non public, aucune donnée sensible dans leurs e-mails.<\/li>\r\n
            • Modifier un rôle change les droits de tous<\/strong>4<\/span> les utilisateurs qui le portent. Pour un cas isolé, ajustez plutôt les permissions directement sur la fiche du membre du personnel.<\/li>\r\n<\/ul>]]>"},{"id":"6","slug":"crm-creer-client","title":"Créer un client (entreprise) avec SIREN\/SIRET","body_html":"

              L'essentiel :<\/strong> Chez Symbiose, le client<\/strong> est l'entreprise qui mandate<\/strong> — jamais la personne accompagnée, qui est un bénéficiaire<\/em>. On le crée depuis le menu « Clients »<\/strong> puis « + Nouveau client »<\/strong> : on renseigne au minimum la « Société »<\/strong>1<\/span> (la raison sociale), les coordonnées2<\/span>, éventuellement un « Groupe »<\/strong>3<\/span>, et les champs personnalisés « SIREN »<\/strong> et « SIRET »<\/strong>. Ces deux champs alimentent ensuite automatiquement les contrats par champs de fusion<\/strong>.<\/p>\r\n\r\n

              En détail, pas à pas<\/h3>\r\n
                \r\n
              1. Dans le menu latéral, ouvrez « Clients »<\/strong>, puis cliquez sur « + Nouveau client »<\/strong>.<\/li>\r\n
              2. Renseignez la « Société »<\/strong> : c'est la raison sociale<\/strong> de l'entreprise mandante, et le seul champ réellement obligatoire.<\/li>\r\n
              3. Complétez les coordonnées utiles : « Numéro de téléphone »<\/strong>, « Site web »<\/strong>, « Numéro de TVA »<\/strong>, puis l'adresse (« Adresse »<\/strong>, « Ville »<\/strong>, « Code postal »<\/strong>, « État »<\/strong>, « Pays »<\/strong>).<\/li>\r\n
              4. Si besoin, choisissez une « Devise »<\/strong> et une « Langue par défaut »<\/strong>, et associez un ou plusieurs « Groupes »<\/strong> (voir plus bas).<\/li>\r\n
              5. Renseignez les champs personnalisés « SIREN »<\/strong> et « SIRET »<\/strong> (voir la section dédiée).<\/li>\r\n
              6. Cliquez sur « Enregistrer »<\/strong>4<\/span>. La fiche est créée : vous pouvez ensuite y ajouter les contacts<\/strong> (les personnes — nom et prénom obligatoires), les projets, devis et contrats.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n
                \"Clients
                Clients → « + Nouveau client ». ① Société (raison sociale, seul champ obligatoire) · ② Coordonnées (Téléphone, TVA…) · ③ Catégories \/ Groupes · ④ Enregistrer. Les champs SIREN \/ SIRET sont des champs personnalisés à activer sur la fiche client.<\/figcaption><\/figure>\r\n\r\n

                Les champs SIREN \/ SIRET<\/h3>\r\n

                Le « SIREN »<\/strong> et le « SIRET »<\/strong> sont des champs personnalisés<\/strong> ajoutés sur la fiche client. Le SIREN identifie l'entreprise ; le SIRET identifie l'établissement.<\/p>\r\n

                Leur intérêt principal est l'auto-remplissage des contrats<\/strong>. Une fois saisis sur la fiche client, ils deviennent disponibles comme champs de fusion<\/strong> dans les modèles de contrats : le module Contrats les insère automatiquement dans le document, sans ressaisie. Renseignez-les dès la création pour que les mandats et contrats sortent complets.<\/p>\r\n

                \"Les
                Les données du client alimentent les contrats par champs de fusion. ① « Champs de fusion disponibles » · ② un jeton client (ex. {client_company}) · ③ {client_vat_number}. Une fois SIREN \/ SIRET ajoutés en champs personnalisés client, ils s'insèrent ici de la même façon.<\/figcaption><\/figure>\r\n\r\n

                Qu'est-ce qu'un groupe de clients ?<\/h3>\r\n

                Un « Groupe »<\/strong> est une étiquette de segmentation<\/strong> que vous posez sur une fiche client pour la retrouver et la filtrer facilement — par exemple par métier (Relocation \/ Immigration \/ Recrutement) ou par type de relation. Un même client peut appartenir à plusieurs groupes<\/strong>. Les groupes servent uniquement au tri et au filtrage des listes ; ils ne donnent aucun accès au client.<\/p>\r\n\r\n

                Bon à savoir<\/h3>\r\n
                  \r\n
                • Client = entreprise, bénéficiaire = personne.<\/strong> Ne créez pas la personne accompagnée comme client : elle est un contact<\/strong> rattaché au client, relié à un projet via l'Espace Bénéficiaire (accès cloisonné à son seul dossier).<\/li>\r\n
                • Un contact<\/strong> exige toujours un nom et un prénom<\/strong> : c'est ce qui le rend exploitable (relances, accès, communications).<\/li>\r\n
                • Distinguez Prospect<\/strong> (relation en cours, pas encore travaillée — menu « Prospects »<\/strong>) et Client<\/strong> (déjà travaillé — menu « Clients »<\/strong>).<\/li>\r\n
                • Pour les relances commerciales par e-mail, respectez l'opt-out RGPD<\/strong> : le désabonnement est géré nativement par le CRM.<\/li>\r\n
                • SIREN et SIRET conditionnent la qualité des contrats générés : une fiche incomplète = un contrat à compléter à la main.<\/li>\r\n<\/ul>"},{"id":"7","slug":"crm-contacts-portail","title":"Gérer les contacts et l'accès au portail","body_html":"

                  L'essentiel :<\/strong> Un contact se crée depuis la fiche client, onglet « Contacts »<\/strong>. Renseignez au minimum « Prénom »<\/strong>1<\/span>, « Nom »<\/strong>2<\/span> et « Adresse e-mail »<\/strong>3<\/span> : ces trois champs sont indispensables pour qu'un contact puisse accéder au portail client. Cochez ensuite, dans la section « Permissions »<\/strong>5<\/span>, les domaines auxquels il aura droit (Factures<\/strong>, Devis<\/strong>, Contrats<\/strong>, Propositions<\/strong>, Support<\/strong>, Projets<\/strong>), puis cochez « Envoyer l'e-mail de définition du mot de passe »<\/strong> pour qu'il crée lui-même son accès. Les bénéficiaires ne se gèrent PAS ici : ils passent par l'Espace Bénéficiaire.<\/p>\r\n\r\n

                  En détail, pas à pas<\/h3>\r\n
                    \r\n
                  1. Ouvrez la fiche client, allez sur l'onglet « Contacts »<\/strong>, puis cliquez sur « Nouveau contact »<\/strong>.<\/li>\r\n
                  2. Renseignez « Prénom »<\/strong>, « Nom »<\/strong> et « Adresse e-mail »<\/strong> (obligatoires pour ouvrir un accès). Ajoutez si besoin le poste et le numéro de téléphone.<\/li>\r\n
                  3. Cochez « Contact principal »<\/strong>4<\/span> s'il s'agit de l'interlocuteur de référence de la société : il devient le contact par défaut et alimente les champs de fusion des contrats.<\/li>\r\n
                  4. Dans la section « Permissions »<\/strong>, cochez uniquement les domaines que ce contact pourra consulter dans son espace : « Factures »<\/strong>, « Devis »<\/strong>, « Contrats »<\/strong>, « Propositions »<\/strong>, « Support »<\/strong>, « Projets »<\/strong>. Une case décochée masque la rubrique correspondante dans le portail.<\/li>\r\n
                  5. Pour ouvrir l'accès au portail : laissez le contact actif et cochez « Envoyer l'e-mail de définition du mot de passe »<\/strong>. Le contact reçoit un lien pour créer son propre mot de passe. Vous pouvez aussi saisir directement un « Mot de passe »<\/strong>.<\/li>\r\n
                  6. Enregistrez.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n
                    \"Fiche
                    Fiche client → onglet Contacts → « Nouveau contact ». ① Prénom · ② Nom · ③ Adresse e-mail (identifiant du portail) · ④ Contact principal · ⑤ section Permissions (Factures, Devis, Contrats, Propositions, Support, Projets).<\/figcaption><\/figure>\r\n\r\n

                    Envoyer ou renvoyer le lien de mot de passe<\/h3>\r\n

                    Le lien « définir le mot de passe » part uniquement si la case « Envoyer l'e-mail de définition du mot de passe »<\/strong> est cochée à l'enregistrement. Si le contact existe déjà et n'a jamais activé son accès, rouvrez sa fiche, cochez de nouveau cette case et enregistrez : un nouveau lien lui est envoyé. Tant que le contact n'a pas défini son mot de passe, il ne peut pas se connecter.<\/p>\r\n\r\n

                    Chez Symbiose<\/h3>\r\n
                      \r\n
                    • Pour le contact principal<\/strong> d'un client, on ouvre l'accès au portail mais on laisse généralement toutes les permissions décochées<\/strong>. Le contact conserve malgré tout l'accès à la rubrique des pièces jointes \/ « Fichiers »<\/strong> de sa fiche pour récupérer les documents que vous avez basculés sur « visible par le client »<\/strong> — les pièces internes (mandats de sous-traitance, etc.) restent invisibles.<\/li>\r\n
                    • Les bénéficiaires<\/strong> (personnes accompagnées) ne se gèrent pas via ces contacts de portail, mais via l'Espace Bénéficiaire<\/strong>, qui leur donne un accès cloisonné à « Mon dossier » uniquement.<\/li>\r\n
                    • Les notifications suivent le modèle bancaire : « un document \/ une facture est disponible, connectez-vous pour le consulter » — jamais le contenu ni de donnée personnelle.<\/li>\r\n<\/ul>\r\n\r\n

                      Bon à savoir<\/h3>\r\n
                        \r\n
                      • Sans adresse e-mail, pas d'accès au portail : l'e-mail sert d'identifiant de connexion.<\/li>\r\n
                      • Un contact exige toujours un nom et un prénom.<\/li>\r\n
                      • Décocher toutes les permissions ne coupe pas l'accès : le contact peut toujours se connecter et voir la rubrique des fichiers. Pour lui retirer l'accès, désactivez le contact.<\/li>\r\n
                      • Un document n'apparaît dans l'espace du client que s'il est marqué « visible par le client »<\/strong> ; par défaut, restez restrictif (cloisonnement \/ RGPD).<\/li>\r\n
                      • N'accordez que les permissions réellement nécessaires : c'est le principe anti-fuite retenu par Symbiose.<\/li>\r\n<\/ul>"},{"id":"8","slug":"crm-portail-client","title":"Le portail client : ce qu'il voit et ne voit pas","body_html":"

                        L'essentiel :<\/strong> Le portail client de Perfex n'affiche à un contact que ce que vous lui avez ouvert : selon ses permissions, il voit ses Projets<\/strong>, Contrats<\/strong>, Offres<\/strong>, factures, devis et Support<\/strong>. Chez Symbiose, on cloisonne : sous-traitants et clients n'ont accès qu'aux « Projets »<\/strong>, les tâches restent non publiques<\/strong> (invisibles au portail), et un fichier n'apparaît que si son interrupteur « Afficher dans l'espace client »<\/strong>1<\/span> est activé sur le document. Testez toujours le rendu en navigation privée<\/strong> avant d'ouvrir l'accès. Les bénéficiaires, eux, n'utilisent PAS ce portail : ils ont l'Espace Bénéficiaire (voir l'article dédié).<\/p>\r\n\r\n

                        En détail, pas à pas<\/h3>\r\n
                          \r\n
                        1. Limiter l'accès du contact.<\/strong> Fiche client → onglet « Contacts »<\/strong> → ouvrez le contact. Dans ses permissions, ne cochez que « Projets »<\/strong> — jamais la liste des prospects — puis donnez-lui un accès (identifiant + mot de passe). Seul l'admin crée les utilisateurs et contacts.<\/li>\r\n
                        2. Régler la visibilité du projet.<\/strong> « Projets »<\/strong> → ouvrez le projet → « Editer Projet »<\/strong> → onglet « Paramètres du projet »<\/strong>. Laissez « Send contacts notifications »<\/strong> sur « Do not send notifications »<\/strong>. Laissez décochées<\/strong> les cases d'autorisation, en particulier « Autoriser les clients à voir les tâches »<\/strong>, « Autoriser les clients à télécharger des fichiers »<\/strong>, « Autoriser les clients à afficher la vue d'ensemble des finances »<\/strong> et « Autoriser les clients à ouvrir des discussions »<\/strong>. Cliquez « Enregistrer »<\/strong>.<\/li>\r\n
                        3. Garder les tâches non publiques.<\/strong> Une tâche laissée non publique n'apparaît jamais dans le portail. Combinée à la case « Autoriser les clients à voir les tâches »<\/strong> décochée, elle protège les mandats de sous-traitance et vos notes internes.<\/li>\r\n
                        4. Partager un fichier au compte-gouttes.<\/strong> Fiche client → onglet « Pièces jointes »<\/strong> (ou l'onglet « Fichiers »<\/strong> du projet). Activez l'interrupteur « Afficher dans l'espace client »<\/strong> sur le seul document voulu. Éteint : « Ce fichier n'est pas partager avec vos contacts, changer la visibilité et recharger »<\/em>. Activé : « Ce fichier est partagé avec : [nom du contact] »<\/em>.<\/li>\r\n
                        5. Vérifier avant d'ouvrir.<\/strong> Ouvrez une fenêtre de navigation privée<\/strong>, connectez-vous avec un compte de test, et contrôlez ce qui s'affiche : le menu (« FAQ »<\/strong>, « Projets »<\/strong>, « Contrats »<\/strong>, « Offres »<\/strong>, « Support »<\/strong>), la « Synthèse du projet »<\/strong> et la page « Fichiers »<\/strong>. Rien de sensible ne doit apparaître.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n
                          \"La
                          La visibilité côté portail se règle fichier par fichier (onglet Fichiers du projet, ou Pièces jointes de la fiche client). ① interrupteur maître « Visible par la clientèle » · ② un fichier partagé (activé) · ③ un fichier interne (éteint), invisible au client.<\/figcaption><\/figure>\r\n\r\n

                          Ce que le client voit — et ne voit pas<\/h3>\r\n
                            \r\n
                          • Il voit :<\/strong> les projets où son entreprise est cliente, le libellé et le statut du projet (ex. « En cours »<\/strong>), la « Synthèse du projet »<\/strong>, et les seuls fichiers dont l'interrupteur est activé.<\/li>\r\n
                          • Il ne voit pas :<\/strong> les tâches non publiques, les fichiers non partagés, les autres dossiers, la liste des prospects, ni les mandats de sous-traitance internes. Note dans « Pièces jointes »<\/strong> : « Les fichiers des projets et tâches liées au client n'apparaissent pas dans cette liste. »<\/em><\/li>\r\n<\/ul>\r\n\r\n

                            Différence avec l'Espace Bénéficiaire<\/h3>\r\n

                            Le portail client natif<\/strong> s'adresse aux clients B2B<\/strong> et aux sous-traitants<\/strong> (accès « Projets » restreint). Les bénéficiaires<\/strong> (personnes accompagnées) n'y ont pas accès : ils passent par le module Espace Bénéficiaire<\/strong> et son écran cloisonné « Mon dossier ». Ne mélangez pas les deux : un bénéficiaire ne doit jamais recevoir d'accès au portail client.<\/p>\r\n\r\n

                            Bon à savoir<\/h3>\r\n
                              \r\n
                            • La visibilité des fichiers se règle document par document<\/strong> : par défaut un fichier déposé n'est pas partagé.<\/li>\r\n
                            • Les notifications suivent le modèle bancaire<\/strong> : d'où le réglage « Do not send notifications »<\/strong> et des e-mails sans donnée sensible.<\/li>\r\n
                            • Le test en navigation privée est la seule<\/strong> vérification fiable : votre session admin ne reflète pas ce que voit le contact.<\/li>\r\n
                            • RGPD : ne partagez que le strict nécessaire ; les mandats de sous-traitance et pièces internes restent hors du portail.<\/li>\r\n<\/ul>"},{"id":"9","slug":"crm-creer-projet","title":"Créer un projet (dossier) et le rattacher au client","body_html":"

                              L'essentiel :<\/strong> Chez Symbiose, un projet<\/strong> est le dossier<\/strong> d'une personne accompagnée (salarié muté, candidat…). On le crée depuis le menu « Projets »<\/strong> puis « Nouveau projet »<\/strong>, on le rattache au Client<\/strong>2<\/span> (l'entreprise B2B qui a mandaté Symbiose), on choisit le Type de facturation<\/strong>3<\/span>, le Statut<\/strong>4<\/span> et les Membres<\/strong>5<\/span> (les employés\/sous-traitants qui travaillent dessus). Une fois créé, on lui applique les workflows métier<\/strong> (Relocation \/ Immigration \/ Recrutement) qui posent les étapes et les tâches.<\/p>\r\n\r\n

                              En détail, pas à pas<\/h3>\r\n
                                \r\n
                              1. Ouvrez le menu « Projets »<\/strong>, puis cliquez sur « Nouveau projet »<\/strong>.<\/li>\r\n
                              2. Nom du projet<\/strong>1<\/span> : nommez le dossier de façon parlante, en incluant la personne accompagnée et le contexte (ex. « Dossier mobilité — Karim »).<\/li>\r\n
                              3. Client<\/strong> : rattachez le dossier à l'entreprise cliente (le compte B2B qui mandate Symbiose). Commencez à taper le nom, l'entreprise apparaît dans la liste. Le rattachement au client est obligatoire : c'est lui qui relie devis, factures et contrats au bon dossier.<\/li>\r\n
                              4. Type de facturation<\/strong> : choisissez entre « Taux fixe »<\/strong> (un montant forfaitaire pour le dossier), « Heures projet »<\/strong> (facturation sur un taux horaire appliqué au temps passé) ou « Heures tâches »<\/strong> (facturation au taux horaire défini sur chaque tâche). Chez Symbiose, on retient le plus souvent « Taux fixe »<\/strong>, la facturation réelle se faisant via des devis\/factures séparés.<\/li>\r\n
                              5. Statut<\/strong> : laissez le dossier sur un statut en cours tant qu'il est actif ; passez-le sur un statut clôturé (terminé\/annulé) une fois l'accompagnement fini.<\/li>\r\n
                              6. Membres<\/strong> : ajoutez les employés — et, le cas échéant, les sous-traitants — qui doivent voir et travailler sur le dossier. Seules les personnes ajoutées ici (plus les admins) accèdent au projet.<\/li>\r\n
                              7. Enregistrez. Le dossier est créé et prêt à recevoir ses workflows métier.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n
                                \"Projets
                                Projets → « Nouveau projet ». ① Nom du projet (le dossier) · ② Client (l'entreprise mandante) · ③ Type de facturation · ④ Statut · ⑤ Membres du projet (qui y a accès).<\/figcaption><\/figure>\r\n\r\n

                                Qu'est-ce qu'un « dossier » chez Symbiose ?<\/h3>\r\n

                                Un projet = le dossier d'une personne accompagnée<\/strong>. Les étapes (jalons Kanban)<\/strong> du projet correspondent aux métiers<\/strong> : on applique 1 à N workflows métier<\/strong> (Relocation, Immigration, Recrutement), chacun créant son étape Kanban, ses tâches par défaut et son onglet de champs. La personne accompagnée n'est pas le « Client » du projet : c'est un contact<\/strong> de l'entreprise cliente, à qui l'on ouvre un accès cloisonné à « Mon dossier » via l'Espace Bénéficiaire.<\/p>\r\n\r\n

                                Ce qui se passe ensuite<\/h3>\r\n

                                Une fois le projet enregistré, ouvrez son onglet « Workflows métier »<\/strong>, cochez le ou les workflows à appliquer, puis validez : les étapes, les tâches types et les onglets métier sont créés automatiquement. Vous pouvez ensuite suivre l'avancement, déposer les pièces et ouvrir l'accès bénéficiaire.<\/p>\r\n\r\n

                                Bon à savoir<\/h3>\r\n
                                  \r\n
                                • Client = entreprise B2B<\/strong>, pas la personne accompagnée. Le bénéficiaire est un contact<\/strong> de ce client ; son accès se paramètre séparément (Espace Bénéficiaire).<\/li>\r\n
                                • Un projet doit être rattaché à un client ; sans client, pas de lien propre vers les devis, factures et contrats.<\/li>\r\n
                                • Sous-traitants comme membres<\/strong> : ils n'accèdent qu'aux « Projets » où ils sont membres, jamais à la liste des prospects. Gardez leurs tâches en non public<\/strong> et ne mettez aucune donnée sensible dans leurs notifications.<\/li>\r\n
                                • Le Type de facturation<\/strong> n'est pas ce qui envoie une facture : il définit seulement comment le temps passé peut être converti. La facturation se fait via les devis\/factures ; l'immigration est souvent facturée au résultat.<\/li>\r\n
                                • Le passage du Statut<\/strong> à « clôturé » marque la fin du dossier : c'est ce qui déclenche les durées de conservation RGPD des pièces dans l'Espace Bénéficiaire.<\/li>\r\n<\/ul>"},{"id":"10","slug":"crm-jalons-kanban","title":"Jalons (milestones) et vue Kanban","body_html":"

                                  L'essentiel :<\/strong> Un jalon<\/strong> (« milestone » en anglais) est une étape native de Perfex qui regroupe les tâches d'un projet. Chez Symbiose, on ne crée pas les jalons à la main : chaque jalon correspond à un métier<\/strong> (Relocation, Immigration, Recrutement) et il est produit automatiquement par les Workflows métier<\/strong>. La vue Kanban<\/strong> affiche les jalons en colonnes et les tâches en cartes, ce qui permet de lire l'avancement d'un dossier d'un coup d'œil.<\/p>\r\n\r\n

                                  Qu'est-ce qu'un jalon ?<\/h3>\r\n

                                  Un jalon est un regroupement de tâches à l'intérieur d'un projet (le « dossier » d'une personne accompagnée). Chaque tâche est rattachée à un jalon ; un jalon possède un nom, une couleur, un ordre d'affichage et une échéance. La règle de paramétrage Symbiose est simple : un jalon = un métier<\/strong>.<\/p>\r\n\r\n

                                  En détail, pas à pas<\/h3>\r\n
                                    \r\n
                                  1. Ouvrez le projet, puis l'onglet « Workflows métier »<\/strong>.<\/li>\r\n
                                  2. Cochez le ou les métiers concernés, puis cliquez sur « Appliquer les workflows sélectionnés »<\/strong>. Chaque workflow crée alors son étape (jalon) Kanban<\/strong>, ses tâches par défaut (au statut « Non commencée »<\/strong>) et son onglet métier.<\/li>\r\n
                                  3. Cliquez sur « Voir les étapes »<\/strong>4<\/span> (ou ouvrez l'onglet « Jalons »<\/strong> du projet) pour afficher la vue Kanban.<\/li>\r\n
                                  4. Dans le Kanban, chaque colonne est un jalon (un métier)<\/strong>1<\/span> et chaque carte est une tâche<\/strong>3<\/span>. Faites glisser une carte d'une colonne à l'autre pour rattacher la tâche à un autre jalon.<\/li>\r\n
                                  5. Le statut<\/strong> de chaque tâche (de « Non commencée » à terminée) indique son avancement ; le Kanban vous donne ainsi, métier par métier, l'état du dossier.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n
                                    \"Onglet
                                    Onglet « Étapes » : la vue Kanban du dossier. ① et ② chaque colonne = un jalon = un métier (Recrutement, Immigration, Relocation) · ③ chaque carte = une tâche avec son statut · ④ « Ajouter une étape ».<\/figcaption><\/figure>\r\n\r\n

                                    Le lien avec les workflows métier<\/h3>\r\n

                                    Les jalons ne sont pas saisis manuellement : ils sont générés par le module Workflows métier<\/strong>. Appliquer un workflow crée, avec des objets 100 % natifs Perfex, un jalon + ses tâches par défaut + un onglet métier<\/strong>. Le jalon reçoit le « Nom de l'étape (Kanban) »<\/strong> défini sur le workflow (par défaut, le nom du workflow), sa couleur, et une échéance par défaut à 30 jours. Les tâches sont créées non publiques<\/strong> et non visibles du client, conformément aux règles de cloisonnement.<\/p>\r\n\r\n

                                    Bon à savoir<\/h3>\r\n
                                      \r\n
                                    • Un même dossier peut cumuler plusieurs jalons<\/strong> (un par métier appliqué) ; ils s'ajoutent à la suite dans le Kanban.<\/li>\r\n
                                    • Retirer un workflow depuis l'onglet (bouton « Retirer »<\/strong>) supprime le jalon créé et SES tâches<\/strong> ; les valeurs des champs métier, elles, sont conservées.<\/li>\r\n
                                    • La couleur du jalon reprend celle du workflow : elle sert de repère visuel dans le Kanban.<\/li>\r\n
                                    • Vous pouvez toujours créer, renommer ou réordonner un jalon à la main dans la vue des jalons ; le module ne fait qu'automatiser le cas Symbiose (un métier = un jalon).<\/li>\r\n<\/ul>"},{"id":"11","slug":"crm-taches","title":"Tâches : créer, assigner, checklists, publiques vs non publiques","body_html":"

                                      L'essentiel :<\/strong> Une tâche se crée depuis le dossier (projet) concerné : renseignez le sujet, la date d'échéance, la priorité, le ou les assignés, et rattachez-la au jalon métier. Ajoutez une checklist pour détailler les sous-étapes, des commentaires pour l'historique, et le minuteur pour chronométrer. Règle Symbiose absolue :<\/strong> laissez la case « Public »<\/strong>5<\/span> DÉCOCHÉE (tâche non publique) pour que la tâche reste invisible à l'espace client \/ bénéficiaire. Les workflows métier créent déjà leurs tâches en non public.<\/p>\r\n\r\n

                                      En détail, pas à pas<\/h3>\r\n
                                        \r\n
                                      1. Ouvrez le dossier concerné, onglet « Tâches »<\/strong>, puis cliquez « Nouvelle tâche »<\/strong> (une fenêtre d'ajout s'ouvre).<\/li>\r\n
                                      2. Saisissez le Sujet<\/strong>1<\/span> de la tâche (son nom).<\/li>\r\n
                                      3. Renseignez la Date de début<\/strong> et la Date d'échéance<\/strong>.<\/li>\r\n
                                      4. Choisissez la Priorité<\/strong>3<\/span> : Basse, Moyenne, Élevée ou Urgent.<\/li>\r\n
                                      5. Vérifiez « Lié à »<\/strong> = Projet + le bon dossier (déjà rempli si vous partez du projet).<\/li>\r\n
                                      6. Sélectionnez le Jalon<\/strong>2<\/span> : c'est l'étape Kanban métier (Relocation \/ Immigration \/ Recrutement) à laquelle la tâche appartient.<\/li>\r\n
                                      7. Dans « Assigné à »<\/strong>4<\/span>, choisissez un ou plusieurs employés (ou un sous-traitant) responsables.<\/li>\r\n
                                      8. Laissez la case « Public » décochée.<\/strong> Cochez « Facturable »<\/strong> uniquement si le temps est à refacturer au client.<\/li>\r\n
                                      9. Enregistrez.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n
                                        \"Fenêtre
                                        Fenêtre « Nouvelle tâche » (ouverte depuis le projet). ① Sujet · ② Jalon (« Étape ») · ③ Priorité · ④ Assigné à · ⑤ case « Public » — à laisser DÉCOCHÉE pour une tâche interne.<\/figcaption><\/figure>\r\n\r\n

                                        Ajouter une checklist<\/h3>\r\n

                                        Ouvrez la tâche, allez à la section « Checklist »<\/strong>, saisissez un élément puis validez ; répétez pour chaque sous-étape. Cochez les éléments au fur et à mesure de leur réalisation. Les workflows métier peuvent déjà pré-remplir des éléments de checklist sur leurs tâches par défaut.<\/p>\r\n\r\n

                                        Commentaires et minuteur<\/h3>\r\n

                                        Dans la tâche, l'onglet « Commentaires »<\/strong> sert à tracer les échanges et joindre des fichiers de travail. Le minuteur<\/strong> (« Démarrer le minuteur »<\/strong>) chronomètre le temps passé ; à l'arrêt, une entrée de temps est enregistrée sur la tâche.<\/p>\r\n\r\n

                                        Publique ou non publique : qui voit la tâche<\/h3>\r\n

                                        La case « Public »<\/strong> pilote la visibilité côté client. Cochée, la tâche peut apparaître dans l'espace client pour les dossiers où le client est autorisé à voir les tâches. Décochée = non publique = interne uniquement.<\/strong> Chez Symbiose, les tâches restent non publiques : bénéficiaires, clients et sous-traitants ne doivent jamais voir le détail opérationnel. Sur l'Espace Bénéficiaire, le profil portail recommandé masque en plus l'onglet Tâches — c'est un second garde-fou, mais la case « Public » reste votre premier réflexe.<\/p>\r\n\r\n

                                        Bon à savoir<\/h3>\r\n
                                          \r\n
                                        • Workflows métier :<\/strong> leurs tâches sont créées automatiquement en non public (invisibles au client) et non commencées — ne les repassez pas en « Public » sans raison.<\/li>\r\n
                                        • Sous-traitants :<\/strong> ils accèdent aux « Projets » uniquement et leurs tâches restent non publiques ; aucune donnée sensible ne transite par leurs notifications (modèle bancaire : « une tâche vous attend », jamais le contenu).<\/li>\r\n
                                        • Le Jalon<\/strong> peut lui-même être masqué au client via son option de jalon ; combiné aux tâches non publiques, cela cloisonne l'avancement interne.<\/li>\r\n
                                        • « Public » décoché ne coupe pas les notifications internes aux assignés : la personne assignée est bien prévenue qu'une tâche l'attend.<\/li>\r\n<\/ul>"},{"id":"12","slug":"crm-fichiers-projet","title":"Fichiers de projet : visibles par le client ou internes","body_html":"

                                          L'essentiel :<\/strong> Chaque projet (dossier) possède un onglet « Fichiers »<\/strong> où vous téléversez les documents. Pour chaque fichier, une bascule « visible par le client »<\/strong>2<\/span> décide s'il apparaît dans l'espace client \/ bénéficiaire ou s'il reste strictement interne. Chez Symbiose, les mandats de sous-traitance restent internes<\/strong> ; seuls les documents destinés au client ou au bénéficiaire sont rendus visibles. Dans le doute, laissez un fichier interne : on peut toujours le rendre visible ensuite.<\/p>\r\n\r\n

                                          En détail, pas à pas<\/h3>\r\n
                                            \r\n
                                          1. Ouvrez le projet concerné, puis l'onglet « Fichiers »<\/strong>.<\/li>\r\n
                                          2. Déposez le document dans la zone de dépôt1<\/span> (glisser-déposer) ou cliquez pour choisir un fichier sur votre poste. Vous pouvez aussi ajouter un fichier externe (via un lien).<\/li>\r\n
                                          3. Avant de charger<\/strong>, cochez ou décochez la case « visible par le client »<\/strong> selon la destination du document : cochée = visible dans l'espace client ; décochée = interne.<\/li>\r\n
                                          4. Validez le téléversement. Le fichier apparaît dans la liste, avec les colonnes « Fichier »<\/strong>, « Date du téléversement »<\/strong> et « Options »<\/strong>.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n
                                            \"Onglet
                                            Onglet « Fichiers » du projet. ① Zone de dépôt (glisser-déposer) · ② interrupteur « Visible par la clientèle », à régler avant de charger.<\/figcaption><\/figure>\r\n\r\n

                                            Rendre visible, ou repasser en interne<\/h3>\r\n

                                            La visibilité se change à tout moment sur un fichier déjà présent : dans la colonne « Options »<\/strong> de la ligne du fichier, basculez « visible par le client »<\/strong>. Décochez-la pour retirer immédiatement le document de l'espace client.<\/p>\r\n

                                            \"Sur
                                            Sur un fichier déjà présent : ① fichier interne (éteint) · ② fichier partagé (activé) · ③ colonne « Options » (envoyer \/ supprimer).<\/figcaption><\/figure>\r\n\r\n

                                            La règle Symbiose<\/h3>\r\n
                                              \r\n
                                            • Mandats de sous-traitance, notes internes, échanges entre collaborateurs<\/strong> : restent non visibles<\/strong> (case décochée).<\/li>\r\n
                                            • Documents destinés au client ou au bénéficiaire<\/strong> (bail, attestation, récépissé, devis…) : rendus visibles<\/strong> (case cochée).<\/li>\r\n<\/ul>\r\n\r\n

                                              Bon à savoir<\/h3>\r\n
                                                \r\n
                                              • Marquer « visible par le client » ne suffit pas toujours à ce que le contact le voie : le projet doit autoriser l'accès aux fichiers<\/strong> (case « Autoriser les clients à télécharger des fichiers »<\/strong>, cochée à la création du projet dans l'onglet « Paramètres du projet »<\/strong>) et le contact doit disposer de la permission « Projets »<\/strong>.<\/li>\r\n
                                              • Rendre un document visible peut déclencher une notification<\/strong> au contact ; conformément au modèle bancaire, elle indique seulement qu'un document a été ajouté au dossier, jamais son contenu ni de donnée personnelle.<\/li>\r\n
                                              • Les fichiers de projet peuvent être synchronisés \/ sauvegardés vers Teams (SharePoint)<\/strong> — voir l'article dédié. La copie Teams est l'espace de travail interne de Symbiose et n'est jamais accessible au client.<\/li>\r\n
                                              • La visibilité se règle document par document<\/strong> : elle est indépendante du caractère public ou non de la tâche ou de la discussion.<\/li>\r\n<\/ul>"},{"id":"13","slug":"crm-devis","title":"Créer et envoyer un devis","body_html":"

                                                L’essentiel :<\/strong> Un devis se crée depuis « Ventes » > « Devis »<\/strong>. Vous choisissez le client<\/strong>, ajoutez une ou plusieurs lignes d’articles<\/strong> (description, quantité, prix), fixez la « Date d’expiration »<\/strong>3<\/span> puis vous l’enregistrez. Le bouton « Envoyer au client »<\/strong> l’adresse par e-mail ; depuis son portail, le client peut l’accepter<\/strong> ou le décliner<\/strong>. Un devis accepté se transforme en facture en un clic avec « Convertir en facture »<\/strong>.<\/p>\r\n\r\n

                                                En détail, pas à pas<\/h3>\r\n
                                                  \r\n
                                                1. Dans le menu de gauche, ouvrez « Ventes »<\/strong> puis « Devis »<\/strong>.<\/li>\r\n
                                                2. Cliquez sur « Créer un nouveau devis »<\/strong>.<\/li>\r\n
                                                3. Sélectionnez le « Client »<\/strong>1<\/span> (l’entreprise qui mandate Symbiose). Les coordonnées se remplissent automatiquement à partir de sa fiche.<\/li>\r\n
                                                4. Vérifiez la « Date »<\/strong>2<\/span> et renseignez la « Date d’expiration »<\/strong> : c’est la date limite de validité du devis. Passé ce délai sans réponse, il bascule en statut « Expiré »<\/strong>.<\/li>\r\n
                                                5. Dans le tableau des lignes, ajoutez chaque prestation : saisissez l’article<\/strong>4<\/span> et sa description<\/strong>, la quantité<\/strong> et le prix<\/strong> unitaire (ainsi que la taxe si besoin). Vous pouvez aussi insérer un article existant du catalogue (voir « Le catalogue d’articles »).<\/li>\r\n
                                                6. Contrôlez le total ; ajoutez au besoin une note ou des conditions.<\/li>\r\n
                                                7. Cliquez sur « Enregistrer »<\/strong> pour le conserver en « Brouillon »<\/strong>, ou sur « Enregistrer et envoyer »<\/strong> pour l’enregistrer et l’adresser directement au client.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n
                                                  \"Ventes
                                                  Ventes → Devis → « Créer un devis ». ① Client · ② Date du devis · ③ Date de validité (expiration) · ④ « Ajouter un article » + tableau des lignes.<\/figcaption><\/figure>\r\n\r\n

                                                  Envoyer le devis au client<\/h3>\r\n
                                                    \r\n
                                                  1. Ouvrez le devis, puis cliquez sur « Envoyer au client »<\/strong>.<\/li>\r\n
                                                  2. Vérifiez le ou les destinataires (les contacts du client) et le modèle d’e-mail, puis envoyez. Le statut passe à « Envoyé »<\/strong>.<\/li>\r\n
                                                  3. Le client reçoit un e-mail avec un lien. Depuis son portail client<\/strong>, il consulte le devis puis clique sur « Accepter »<\/strong> ou « Décliner »<\/strong>. Le statut du devis se met à jour en « Accepté »<\/strong> ou « Décliné »<\/strong>.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n
                                                    \"Après
                                                    Après l'envoi au client, celui-ci accepte ou décline depuis son portail et le statut du devis évolue : ① Envoyé · ② Accepté · ③ Décliné (un devis accepté se convertit ensuite en facture).<\/figcaption><\/figure>\r\n\r\n

                                                    Convertir un devis accepté en facture<\/h3>\r\n

                                                    Sur un devis (le plus souvent une fois « Accepté »<\/strong>), cliquez sur « Convertir en facture »<\/strong> : le CRM crée une facture reprenant le client et toutes les lignes du devis. Il ne reste qu’à vérifier la date d’échéance et à l’envoyer. Voir l’article « Factures et paiements ».<\/p>\r\n\r\n

                                                    Suivre le statut d’un devis<\/h3>\r\n

                                                    La liste « Ventes » > « Devis »<\/strong> affiche le statut coloré de chaque devis et permet de filtrer par statut. Les statuts possibles sont :<\/p>\r\n

                                                      \r\n
                                                    • « Brouillon »<\/strong> — créé mais pas encore envoyé (visible de vous seul).<\/li>\r\n
                                                    • « Envoyé »<\/strong> — transmis au client, en attente de réponse.<\/li>\r\n
                                                    • « Accepté »<\/strong> — validé par le client.<\/li>\r\n
                                                    • « Décliné »<\/strong> — refusé par le client.<\/li>\r\n
                                                    • « Expiré »<\/strong> — la date d’expiration est dépassée sans réponse.<\/li>\r\n<\/ul>\r\n\r\n

                                                      Bon à savoir<\/h3>\r\n
                                                        \r\n
                                                      • Pour que le client puisse voir et accepter le devis, son contact doit disposer d’un accès au portail client<\/strong> avec la permission « Devis »<\/strong> cochée (voir « Gérer les contacts et l’accès au portail »).<\/li>\r\n
                                                      • Les bénéficiaires<\/strong> ne voient jamais les devis : leur accès se limite à « Mon dossier ». Un devis s’adresse au client B2B<\/strong> qui mandate Symbiose.<\/li>\r\n
                                                      • Un devis n’a aucun impact comptable tant qu’il n’est pas converti en facture<\/strong> : seul le passage en facture fait entrer un montant dans le suivi de facturation.<\/li>\r\n
                                                      • Pour l’immigration<\/strong>, la prestation est souvent facturée au résultat<\/strong> : n’émettez la facture qu’au déclenchement convenu (l’obtention n’est jamais garantie).<\/li>\r\n
                                                      • Vous pouvez à tout moment télécharger le PDF<\/strong> du devis, le renvoyer, ou le corriger avant un nouvel envoi.<\/li>\r\n<\/ul>"},{"id":"14","slug":"crm-factures","title":"Factures et paiements","body_html":"L'essentiel :<\/strong> Les factures se gèrent depuis le menu « Ventes » › « Factures »<\/strong>. Vous créez une facture de deux façons : en convertissant un devis<\/strong> accepté (« Convertir en facture »<\/strong>) ou en partant d'une facture vierge (« Créer une nouvelle facture »<\/strong>). Vous l'envoyez ensuite au client (« Envoyer au client »<\/strong>), puis, à réception du règlement, vous cliquez « Enregistrer un paiement »<\/strong>. Chez Symbiose, l'immigration<\/strong> est le plus souvent facturée au résultat<\/strong> (l'obtention n'étant jamais garantie).<\/p>\r\n\r\n

                                                        En détail, pas à pas<\/h3>\r\n
                                                          \r\n
                                                        1. Créer à partir d'un devis.<\/strong> Ouvrez le devis accepté (« Ventes » › « Devis »<\/strong>) et cliquez « Convertir en facture »<\/strong>. Le CRM reprend automatiquement le client, les lignes et les montants : vérifiez, puis « Enregistrer »<\/strong>. Pas de ressaisie, pas d'erreur de recopie.<\/li>\r\n
                                                        2. Créer une facture vierge.<\/strong> Allez dans « Ventes » › « Factures »<\/strong> puis « Créer une nouvelle facture »<\/strong>. Choisissez le Client<\/strong>1<\/span>, la Date<\/strong>2<\/span> et la Date d'échéance<\/strong>, ajoutez vos lignes de prestation via le champ de recherche d'élément3<\/span>, contrôlez le Total<\/strong>, puis « Enregistrer »<\/strong>. Le statut initial est « Brouillon »<\/strong>.<\/li>\r\n
                                                        3. Envoyer au client.<\/strong> Ouvrez la facture et cliquez « Envoyer au client »<\/strong>. Le contact reçoit un e-mail avec le lien vers son espace client et le PDF. Le statut passe à « Non payée »<\/strong>.<\/li>\r\n
                                                        4. Enregistrer un paiement.<\/strong> Ouvrez la facture réglée et cliquez « Enregistrer un paiement »<\/strong>. Renseignez le Montant reçu<\/strong>, la Date de paiement<\/strong> et le Mode de paiement<\/strong>, puis validez. Le statut devient « Payée »<\/strong>, ou « Partiellement payée »<\/strong> si le solde n'est réglé qu'en partie.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n
                                                          \"Ventes
                                                          Ventes › Factures › « Créer une nouvelle facture ». ① Client · ② Date \/ Date d'échéance · ③ lignes de prestation. Une fois la facture enregistrée puis envoyée, le bouton « Enregistrer un paiement » permet de saisir le règlement (Non payée → Payée).<\/figcaption><\/figure>\r\n\r\n

                                                          Relancer une facture impayée<\/h3>\r\n

                                                          Dès que la Date d'échéance<\/strong> est dépassée, la facture bascule au statut « En retard »<\/strong>. Deux moyens de relancer :<\/p>\r\n

                                                            \r\n
                                                          • Relances automatiques.<\/strong> Lorsque la tâche planifiée (CRON) du CRM est active, Perfex envoie automatiquement des e-mails de rappel pour les factures en retard, selon la fréquence réglée dans « Configuration » › « Paramètres »<\/strong> et le modèle de rappel défini dans « Configuration » › « Modèles d'e-mails »<\/strong>.<\/li>\r\n
                                                          • Rappel manuel.<\/strong> Sur la facture, via « Rappels »<\/strong>, créez un rappel daté assigné à un membre du personnel, avec option d'envoi d'un e-mail. Utile pour une relance téléphonique planifiée.<\/li>\r\n<\/ul>\r\n\r\n

                                                            Factures récurrentes<\/h3>\r\n

                                                            Pour une prestation à échéances régulières, réglez, dans le formulaire de facture, le champ « Facture récurrente ? »<\/strong> sur l'intervalle voulu (ou « Personnalisé »<\/strong>). Le CRM recrée alors une nouvelle facture à chaque échéance via la tâche planifiée. Activez l'option d'envoi automatique au client<\/strong> si vous voulez que chaque facture générée parte par e-mail sans intervention.<\/p>\r\n\r\n

                                                            Chez Symbiose : facturer au résultat<\/h3>\r\n

                                                            Pour l'immigration<\/strong> (permis de travail, visa, titre de séjour), la facturation se fait le plus souvent au résultat \/ à la demande<\/strong> : on facture l'obtention, jamais acquise d'avance. Concrètement, on établit la facture au moment où le résultat est atteint (ou selon les jalons prévus au mandat), plutôt qu'une facture unique en début de dossier.<\/p>\r\n\r\n

                                                            Bon à savoir<\/h3>\r\n
                                                              \r\n
                                                            • Le client<\/strong> facturé est l'entreprise mandante<\/strong> (B2B), pas le bénéficiaire accompagné.<\/li>\r\n
                                                            • Une facture déjà envoyée ou payée ne se supprime pas librement : pour annuler ou corriger, émettez un Avoir<\/strong> (« Ventes » › « Avoirs »<\/strong>).<\/li>\r\n
                                                            • Les relances automatiques<\/strong> et les factures récurrentes<\/strong> reposent sur la tâche planifiée (CRON) : si elle est arrêtée, rien n'est envoyé ni généré.<\/li>\r\n
                                                            • Les notifications suivent le modèle bancaire<\/strong> : l'e-mail signale qu'un document est disponible, sans détail sensible.<\/li>\r\n
                                                            • Ne confondez pas une facture du bénéficiaire<\/strong> (ex. une facture EDF = justificatif de domicile, pièce du dossier) avec une facture Symbiose<\/strong> (pièce comptable de l'entreprise).<\/li>\r\n<\/ul>]]>"},{"id":"15","slug":"crm-articles","title":"Le catalogue d'articles (items)","body_html":"

                                                              L'essentiel :<\/strong> Le catalogue d'« Articles »<\/strong> regroupe vos prestations récurrentes (libellé, description, prix, unité) pour les réutiliser sans les ressaisir. Une fois un article créé, vous l'insérez en quelques lettres dans un devis<\/strong>, une facture<\/strong> ou une proposition<\/strong> : sa description, son taux et sa taxe se remplissent automatiquement. On y accède par le menu « Commercial »<\/strong> puis « Articles »<\/strong>.<\/p>\r\n\r\n

                                                              En détail, pas à pas : créer un article de catalogue<\/h3>\r\n
                                                                \r\n
                                                              1. Dans le menu latéral, ouvrez « Commercial »<\/strong> puis « Articles »<\/strong>.<\/li>\r\n
                                                              2. Cliquez sur « Nouvel article »<\/strong>1<\/span>.<\/li>\r\n
                                                              3. Renseignez la « Description »<\/strong> (le libellé court de la prestation) et, si besoin, la « Description longue »<\/strong> (le détail qui apparaîtra sur le document).<\/li>\r\n
                                                              4. Saisissez le prix par défaut dans « Taux »<\/strong>, choisissez la « Taxe »<\/strong> applicable et l'« Unité »<\/strong> (par exemple heure, forfait, dossier).<\/li>\r\n
                                                              5. Facultatif : rattachez l'article à un « Groupe d'articles »<\/strong> pour organiser le catalogue, et renseignez un numéro d'article (SKU) si vous en utilisez.<\/li>\r\n
                                                              6. Enregistrez. L'article rejoint le catalogue et devient réutilisable partout.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n
                                                                \"Commercial
                                                                Commercial → Articles : le catalogue. ① « Nouvel article » (ou « Ajouter un article ») · ② colonnes Désignation \/ Prix unitaire \/ Taxe \/ Unité \/ Groupe.<\/figcaption><\/figure>\r\n
                                                                \"Formulaire
                                                                Formulaire d'un article. ① Désignation · ② Description longue · ③ Taux (prix par défaut) · ④ Taxe · ⑤ Unité · ⑥ Groupe d'article.<\/figcaption><\/figure>\r\n\r\n

                                                                Utiliser un article dans un devis (ou une facture \/ proposition)<\/h3>\r\n
                                                                  \r\n
                                                                1. Ouvrez ou créez le devis, la facture ou la proposition.<\/li>\r\n
                                                                2. Dans le tableau des lignes, placez le curseur dans le champ de recherche d'article et tapez les premières lettres du libellé.<\/li>\r\n
                                                                3. Sélectionnez l'article dans la liste proposée : sa description, son taux et sa taxe se remplissent automatiquement.<\/li>\r\n
                                                                4. Ajustez au besoin la quantité<\/strong> et le prix<\/strong> de cette ligne. La modification ne concerne que ce document, pas la fiche du catalogue.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n
                                                                  \"Dans
                                                                  Dans un devis \/ une facture : ① le champ « Ajouter un article » propose les articles du catalogue · ② la ligne se remplit (désignation, taux, taxe) automatiquement.<\/figcaption><\/figure>\r\n\r\n

                                                                  À quoi sert le catalogue<\/h3>\r\n
                                                                    \r\n
                                                                  • Éviter de ressaisir les prestations habituelles et fiabiliser les libellés et les prix.<\/li>\r\n
                                                                  • Gagner du temps et présenter des documents homogènes d'un dossier à l'autre.<\/li>\r\n
                                                                  • Réutiliser une même prestation sur les trois métiers (Relocation, Immigration, Recrutement) et sur tous les types de documents commerciaux.<\/li>\r\n<\/ul>\r\n\r\n

                                                                    Bon à savoir<\/h3>\r\n
                                                                      \r\n
                                                                    • Modifier un article du catalogue ne change pas<\/strong> les devis ou factures déjà établis : le prix est figé sur la ligne au moment où vous l'avez ajoutée.<\/li>\r\n
                                                                    • Le « Taux »<\/strong> n'est qu'un prix par défaut. Pour l'immigration facturée au résultat ou à la demande, ajustez librement le prix directement sur la ligne du dossier.<\/li>\r\n
                                                                    • L'accès dépend des permissions « Articles »<\/strong> (View(Global), Create, Modifier, Delete) : un profil sans droit d'écriture peut utiliser le catalogue sans pouvoir le modifier.<\/li>\r\n
                                                                    • Le catalogue décrit des prestations : n'y inscrivez aucune donnée personnelle de bénéficiaire.<\/li>\r\n<\/ul>"},{"id":"16","slug":"crm-avoirs","title":"Les avoirs (notes de crédit)","body_html":"

                                                                      L'essentiel :<\/strong> Un avoir (ou « note de crédit ») est un document de vente qui constate une somme due à un client : il annule ou rembourse tout ou partie d'une facture. On le crée depuis Ventes → Avoirs<\/strong>, ou directement depuis une facture. Une fois créé, son montant peut être appliqué<\/strong> à une facture non soldée du même client, ou remboursé<\/strong> au client. L'avoir laisse une trace comptable propre, contrairement à la suppression d'une facture.<\/p>\r\n\r\n

                                                                      En détail, pas à pas<\/h3>\r\n
                                                                        \r\n
                                                                      1. Créer un avoir « à blanc »<\/strong> — Menu Ventes → Avoirs<\/strong>, puis bouton « Créer un nouvel avoir »<\/strong>. Choisissez le client<\/strong>1<\/span>, la date<\/strong>2<\/span>, la devise, et ajoutez les articles<\/strong>3<\/span> (désignation, quantité, prix, taxes) exactement comme sur une facture. Enregistrez.<\/li>\r\n
                                                                      2. Créer un avoir depuis une facture<\/strong> — Ouvrez la facture concernée puis, dans son menu d'actions, choisissez « Créer un avoir »<\/strong>. L'avoir reprend automatiquement les articles de la facture et son numéro est reporté dans le champ « Référence »<\/strong>. Si la facture n'est pas déjà Payée<\/strong>, le crédit est appliqué automatiquement<\/strong> à cette facture, à hauteur du montant restant dû.<\/li>\r\n
                                                                      3. Appliquer le crédit à une facture<\/strong> — Depuis la fiche de l'avoir (statut Ouvert<\/strong>), utilisez « Appliquer les crédits »<\/strong> : sélectionnez une facture non soldée<\/strong> du même client et le montant à imputer. Le « reste à payer » de la facture diminue d'autant.<\/li>\r\n
                                                                      4. Rembourser le client<\/strong> — Toujours depuis la fiche de l'avoir, enregistrez un remboursement<\/strong> : renseignez la date<\/strong>, le mode de paiement<\/strong>, le montant<\/strong> et une note<\/strong> (facultative). À utiliser quand vous rendez l'argent plutôt que de l'imputer sur une prochaine facture.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n\r\n
                                                                        \"Ventes
                                                                        Ventes → Avoirs → « Créer un nouvel avoir ». ① Client · ② Date · ③ articles (comme une facture). Une fois enregistré (statut « Ouvert »), l'avoir permet d'« Appliquer les crédits » à une facture non soldée ou d'enregistrer un remboursement.<\/figcaption><\/figure>\r\n\r\n

                                                                        Appliquer ou rembourser : que choisir ?<\/h3>\r\n
                                                                          \r\n
                                                                        • Appliquer<\/strong> = imputer le crédit sur une facture existante du client (celle-ci passe alors partiellement ou totalement payée). C'est le cas courant quand le client a d'autres prestations en cours.<\/li>\r\n
                                                                        • Rembourser<\/strong> = rendre effectivement l'argent (virement, etc.), à utiliser quand il n'y a pas de facture à solder.<\/li>\r\n
                                                                        • On peut combiner les deux : appliquer une partie et rembourser le reste. Quand la totalité du montant de l'avoir a été appliquée et\/ou remboursée, l'avoir passe tout seul au statut Fermé<\/strong>.<\/li>\r\n<\/ul>\r\n\r\n

                                                                          Les statuts d'un avoir<\/h3>\r\n
                                                                            \r\n
                                                                          • Ouvert<\/strong> (bleu) : l'avoir dispose encore de crédit disponible à appliquer ou à rembourser.<\/li>\r\n
                                                                          • Fermé<\/strong> (vert) : tout le montant a été appliqué et\/ou remboursé.<\/li>\r\n
                                                                          • Annulé<\/strong> (gris) : avoir mis de côté manuellement ; il ne fournit plus de crédit.<\/li>\r\n<\/ul>\r\n\r\n

                                                                            Bon à savoir<\/h3>\r\n
                                                                              \r\n
                                                                            • Un crédit ne peut être appliqué qu'aux factures du même client<\/strong>, et seulement si elles sont Impayée<\/strong>, Partiellement payée<\/strong>, Brouillon<\/strong> ou En retard<\/strong> — jamais à une facture déjà Payée<\/strong>.<\/li>\r\n
                                                                            • Le crédit disponible est rattaché au client<\/strong> : vous le retrouvez sur sa fiche et pouvez le réutiliser sur ses factures suivantes tant que l'avoir reste Ouvert<\/strong>.<\/li>\r\n
                                                                            • Préférez l'avoir à la suppression d'une facture<\/strong> : l'avoir conserve la piste comptable (numérotation continue, historique), ce qui est la bonne pratique sur un dossier facturé.<\/li>\r\n
                                                                            • L'avoir possède sa propre numérotation<\/strong> (préfixe + compteur), indépendante de celle des factures.<\/li>\r\n
                                                                            • Vous pouvez envoyer l'avoir au client<\/strong> par e-mail avec le PDF joint, comme une facture.<\/li>\r\n
                                                                            • Contexte Symbiose : pour une prestation facturée puis annulée ou non réalisée (ex. immigration facturée au résultat, obtention non aboutie), l'avoir est le moyen propre d'annuler ou de rembourser sans effacer la facture d'origine.<\/li>\r\n<\/ul>"},{"id":"17","slug":"crm-contrats-signature","title":"Contrats CRM vs DocuSign : quand utiliser quoi","body_html":"

                                                                              L'essentiel :<\/strong> Le module Contrats<\/strong> du CRM sert à formaliser et tracer un engagement : modèles, champs de fusion<\/strong> (dont SIREN\/SIRET), versioning, envoi et accusé d'ouverture<\/strong>, et même une signature depuis le portail client. Attention : cette signature CRM n'est pas juridiquement opposable<\/strong> (falsifiable, aucun tiers de confiance). Règle Symbiose : elle suffit pour un devis ou un contrat simple<\/strong> ; pour un mandat critique<\/strong>, faites signer via DocuSign \/ YouSign<\/strong> puis rapatriez le PDF signé dans le CRM.<\/p>\r\n\r\n

                                                                              En détail, pas à pas : créer un contrat<\/h3>\r\n
                                                                                \r\n
                                                                              1. Ouvrez le menu « Contrats »<\/strong> (ou l'onglet correspondant sur la fiche client).<\/li>\r\n
                                                                              2. Cliquez sur « + Nouveau contrat »<\/strong>.<\/li>\r\n
                                                                              3. Sélectionnez le client<\/strong>1<\/span> concerné, saisissez le sujet<\/strong>2<\/span>, choisissez le type de contrat<\/strong>4<\/span>, la date de début<\/strong>5<\/span> \/ date de fin<\/strong> et, le cas échéant, la valeur du contrat<\/strong>3<\/span>.<\/li>\r\n
                                                                              4. Rédigez le corps du contrat dans l'éditeur et insérez les champs de fusion<\/strong> proposés (nom du client, adresse, SIREN \/ SIRET<\/strong>…) : ils se remplissent automatiquement depuis la fiche client.<\/li>\r\n
                                                                              5. Cliquez sur « Enregistrer »<\/strong>, puis envoyez<\/strong> le contrat au(x) contact(s). Le CRM garde la trace de l'envoi et de l'accusé d'ouverture<\/strong>.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n
                                                                                \"Contrats
                                                                                Contrats → « + Nouveau contrat ». ① Client · ② Sujet · ③ Valeur du contrat · ④ Type de contrat · ⑤ Dates début \/ fin · ⑥ éditeur de contenu.<\/figcaption><\/figure>\r\n
                                                                                \"Au-dessus
                                                                                Au-dessus de l'éditeur, « Champs de fusion disponibles » liste les jetons insérables. ① le bouton · ② un jeton client (ex. {client_company}) · ③ {client_vat_number} — les SIREN \/ SIRET s'y ajoutent une fois créés en champs personnalisés client.<\/figcaption><\/figure>\r\n\r\n

                                                                                La signature CRM est-elle légale ?<\/h3>\r\n

                                                                                Non. La signature apposée depuis le portail (le client clique pour « signer ») produit un accusé d'acceptation utile, mais elle est falsifiable et sans tiers de confiance<\/strong> : elle n'a pas la valeur probante d'une vraie signature électronique. Elle convient pour un devis ou un contrat simple<\/strong>, jamais pour un engagement à fort enjeu.<\/p>\r\n\r\n

                                                                                Quand passer par DocuSign \/ YouSign<\/h3>\r\n

                                                                                Dès qu'un document est critique<\/strong> — mandat de recherche<\/strong>, mandat de sous-traitance<\/strong>, mandat de recrutement, tout engagement juridique ou financier important — faites-le signer via un tiers de confiance (DocuSign ou YouSign)<\/strong>, qui horodate et certifie la signature.<\/p>\r\n\r\n

                                                                                Rapatrier le PDF signé dans le CRM<\/h3>\r\n
                                                                                  \r\n
                                                                                1. Téléchargez le PDF signé<\/strong> depuis DocuSign \/ YouSign une fois toutes les parties signataires.<\/li>\r\n
                                                                                2. Rouvrez le contrat dans le CRM et joignez le PDF signé en pièce jointe<\/strong> du contrat (ou aux documents du projet \/ dossier).<\/li>\r\n
                                                                                3. Utilisez l'option « Marquer comme signé »<\/strong> pour refléter l'état réel du contrat dans le CRM.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n

                                                                                  Ce rapatriement peut être automatisé sur mesure<\/strong> (récupération du PDF signé et dépôt dans le CRM) si le volume le justifie.<\/p>\r\n\r\n

                                                                                  Bon à savoir<\/h3>\r\n
                                                                                    \r\n
                                                                                  • Les SIREN \/ SIRET<\/strong> sont des champs personnalisés de la fiche client (entreprise)<\/strong> ; c'est ce qui alimente l'auto-remplissage des contrats par champ de fusion.<\/li>\r\n
                                                                                  • Le contrat gère un historique \/ versioning<\/strong> et des états signé \/ non signé<\/strong> ; vous pouvez aussi le renouveler<\/strong> ou le copier<\/strong>.<\/li>\r\n
                                                                                  • Pour un mandat de sous-traitance<\/strong> (interne), pensez à cocher l'option qui masque le contrat au client<\/strong> afin qu'il ne soit pas visible côté portail.<\/li>\r\n
                                                                                  • Quand un mandat est signé via DocuSign\/YouSign, c'est ce PDF certifié qui fait foi<\/strong> ; le contrat CRM n'est alors qu'un miroir de suivi<\/strong>, pas la source juridique.<\/li>\r\n<\/ul>"},{"id":"18","slug":"crm-leads","title":"Leads : le pipeline commercial","body_html":"

                                                                                    L'essentiel :<\/strong> Le menu « Prospects »<\/strong> (Leads) est la fonction native de Perfex pour piloter la prospection commerciale avant qu'un dossier n'existe. Chaque prospect avance dans un pipeline Kanban<\/strong>1<\/span> organisé par « Statut »<\/strong> : on fait glisser les cartes de colonne en colonne au fil des échanges. Quand la relation se concrétise (mandat), on utilise « Convertir en client »<\/strong> pour créer l'entreprise cliente et son contact d'un seul geste. Un import en masse permet de charger une liste depuis Excel.<\/p>\r\n\r\n

                                                                                    En détail, pas à pas<\/h3>\r\n
                                                                                      \r\n
                                                                                    1. Ouvrez le menu « Prospects »<\/strong> dans la barre latérale. Vous arrivez sur le tableau Kanban<\/strong> ; une bascule permet de passer en vue liste (tableau).<\/li>\r\n
                                                                                    2. Cliquez sur « Nouveau prospect »<\/strong> pour saisir une fiche : « Statut »<\/strong>, « Source »<\/strong>, « Assigné à »<\/strong> (le responsable), nom\/prénom, e-mail, téléphone, entreprise, poste. Le « Statut »<\/strong> détermine la colonne où la carte apparaît.<\/li>\r\n
                                                                                    3. Faites glisser-déposer<\/strong> la carte d'une colonne à l'autre pour la faire progresser dans le pipeline. Filtrez la vue par « Source »<\/strong>, « Statut »<\/strong>, personne assignée ou date.<\/li>\r\n
                                                                                    4. Ouvrez une fiche pour y ajouter des « Notes »<\/strong>, des « Rappels »<\/strong>, des « Tâches »<\/strong>, des « Pièces jointes »<\/strong> et suivre les « E-mails »<\/strong> échangés. C'est ici que se tient l'historique de la prospection douce.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n
                                                                                      \"Prospects
                                                                                      Prospects : le pipeline Kanban par statut (cartes anonymisées ici). ① Nouveau · ② Contacté · ③ En cours — on fait glisser les cartes de colonne en colonne au fil des échanges.<\/figcaption><\/figure>\r\n\r\n

                                                                                      Convertir un prospect en client<\/h3>\r\n
                                                                                        \r\n
                                                                                      1. Sur la fiche du prospect, cliquez sur « Convertir en client »<\/strong>.<\/li>\r\n
                                                                                      2. Le formulaire client s'ouvre pré-rempli avec les données du prospect. Complétez les champs de l'entreprise (chez Symbiose : SIREN\/SIRET<\/strong>, utilisés ensuite pour l'auto-remplissage des contrats).<\/li>\r\n
                                                                                      3. Validez : Perfex crée la fiche client (entreprise B2B)<\/strong> et son contact principal<\/strong>. Le prospect est marqué comme converti et sort du pipeline.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n\r\n

                                                                                        Importer des prospects en masse<\/h3>\r\n
                                                                                          \r\n
                                                                                        1. Depuis la liste des « Prospects »<\/strong>, ouvrez l'écran d'import et téléchargez le fichier exemple<\/strong> (format CSV<\/strong>).<\/li>\r\n
                                                                                        2. Préparez votre liste dans Excel en respectant les colonnes de l'exemple, puis faites « Enregistrer sous »<\/strong> au format CSV<\/strong> (l'import n'accepte pas le .xlsx directement).<\/li>\r\n
                                                                                        3. Chargez le fichier, vérifiez la correspondance des colonnes, choisissez les valeurs par défaut (« Statut »<\/strong>, « Source »<\/strong>, « Assigné à »<\/strong>) et l'option d'ignorer les doublons, puis lancez l'import.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n\r\n

                                                                                          Le pipeline chez Symbiose<\/h3>\r\n

                                                                                          La prospection est douce<\/strong> : relance par mail environ tous les 3 mois et présence LinkedIn (image de marque), puis mail de découverte<\/strong> quand un besoin se précise. Servez-vous des colonnes de « Statut »<\/strong> pour refléter la température du prospect — nursing<\/strong> (à informer, tiède) et coupling<\/strong> (chaud, proche de la signature). Un prospect n'est pas encore un client : il le devient une fois converti, après un mandat.<\/p>\r\n\r\n

                                                                                          Bon à savoir<\/h3>\r\n
                                                                                            \r\n
                                                                                          • Opt-out RGPD obligatoire :<\/strong> si un prospect demande à ne plus être contacté, retirez-le des relances immédiatement (déplacez-le hors du pipeline actif et notez le refus). Ne le réintégrez pas dans les campagnes de relance.<\/li>\r\n
                                                                                          • Cloisonnement :<\/strong> la liste des « Prospects »<\/strong> est réservée aux employés et admins. Les sous-traitants et clients n'y ont jamais accès (ils ne voient que « Projets »).<\/li>\r\n
                                                                                          • Un contact exige toujours un nom et un prénom<\/strong>.<\/li>\r\n
                                                                                          • Les « Sources »<\/strong> et les « Statuts »<\/strong> se paramètrent dans Configuration → Prospects<\/strong> ; adaptez-les au vocabulaire de Symbiose plutôt que d'empiler des colonnes inutiles.<\/li>\r\n<\/ul>\r\n
                                                                                            \"Sur
                                                                                            Sur la fiche d'un prospect, le bouton ① « Convertir en client » crée l'entreprise cliente et son contact principal d'un seul geste ; le prospect sort alors du pipeline.<\/figcaption><\/figure>"},{"id":"19","slug":"crm-tickets","title":"Les tickets de support","body_html":"

                                                                                            L'essentiel :<\/strong> Les tickets sont l'outil de support<\/em> natif de Perfex : chaque demande d'un client (ou d'un contact autorisé) devient un ticket qu'on classe par Département<\/strong>2<\/span>, Priorité<\/strong>3<\/span> et Statut<\/strong>. Vous les retrouvez dans le menu latéral « Support »<\/strong> (la liste des tickets). Répondre se fait directement dans le ticket, et vous pouvez y glisser un lien de la base de connaissances<\/strong> ou une réponse prédéfinie<\/strong>. Un contact peut aussi ouvrir un ticket depuis son espace client, à condition d'en avoir la permission.<\/p>\r\n\r\n

                                                                                            En détail, pas à pas<\/h3>\r\n
                                                                                              \r\n
                                                                                            1. Ouvrez le menu « Support »<\/strong> dans la barre latérale : vous arrivez sur la liste des tickets. Les sous-entrées reprennent les statuts (Ouvert, En cours, Répondu, En attente, Fermé) avec le nombre de tickets de chacun.<\/li>\r\n
                                                                                            2. Pour créer un ticket au nom d'un client, cliquez sur « Nouveau ticket »<\/strong>. Renseignez le Client<\/strong> et le Contact<\/strong>, le Sujet<\/strong>1<\/span>, le Département<\/strong>, la Priorité<\/strong>, éventuellement le Service<\/strong>, puis rédigez le message.<\/li>\r\n
                                                                                            3. Pour traiter une demande existante, cliquez sur le sujet du ticket pour l'ouvrir. Vous voyez tout le fil (message initial + réponses) et le bandeau avec le Statut<\/strong>, la Priorité<\/strong>, le Département<\/strong> et l'agent Assigné<\/strong>.<\/li>\r\n
                                                                                            4. Pour répondre, rédigez votre texte dans l'éditeur de réponse en bas, ajoutez au besoin des pièces jointes, puis validez. Vous pouvez changer le statut au moment de répondre : par défaut, une réponse de l'équipe bascule le ticket sur « Répondu »<\/strong>.<\/li>\r\n
                                                                                            5. Assignez le ticket à la bonne personne via le champ Assigné<\/strong>. À défaut, si l'option est active, le ticket est automatiquement attribué au premier collaborateur qui répond.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n\r\n
                                                                                              \"Support
                                                                                              Support → « Nouveau ticket » \/ traitement d'un ticket. ① Sujet · ② Département · ③ Priorité · ④ « Insérer une réponse prédéfinie » · ⑤ « Insérer le lien du FAQ » (base de connaissances).<\/figcaption><\/figure>\r\n\r\n

                                                                                              Les départements<\/h3>\r\n

                                                                                              Un Département<\/strong> est la « boîte » qui reçoit un type de demandes (ex. une adresse support générique) et regroupe les collaborateurs qui les traitent. Les départements se gèrent dans Configuration → Support → Départements<\/strong>.<\/p>\r\n

                                                                                                \r\n
                                                                                              • Chaque ticket est rattaché à un département ; on affecte les collaborateurs aux départements dont ils s'occupent.<\/li>\r\n
                                                                                              • Si l'option est activée, un collaborateur ne voit que les tickets des départements auxquels il appartient (les admins voient tout).<\/li>\r\n
                                                                                              • La case « Cacher au client »<\/strong> permet de réserver un département à l'interne : il n'apparaît pas dans la liste de choix côté portail.<\/li>\r\n
                                                                                              • Un département peut avoir une adresse e-mail dédiée : les réponses reçues par mail se rattachent alors automatiquement au bon ticket.<\/li>\r\n<\/ul>\r\n\r\n

                                                                                                Priorités et statuts<\/h3>\r\n

                                                                                                La Priorité<\/strong> (par défaut Basse, Moyenne, Élevée) sert à trier l'urgence ; le Statut<\/strong> (par défaut Ouvert, En cours, Répondu, En attente, Fermé) indique où en est la demande. Les deux listes sont personnalisables dans Configuration → Support<\/strong>, respectivement Priorités<\/strong> et Statuts<\/strong>. Pensez à passer un ticket résolu sur « Fermé »<\/strong> pour qu'il quitte les files actives.<\/p>\r\n\r\n

                                                                                                Insérer un lien de la base de connaissances<\/h3>\r\n

                                                                                                Dans la zone de réponse d'un ticket, la liste déroulante « Insérer un lien de la base de connaissances »<\/strong>5<\/span> ajoute, en un clic, le lien vers un article existant de la base de connaissances (le module Knowledge Base de Perfex). C'est idéal pour renvoyer un client vers une procédure déjà rédigée plutôt que de tout réécrire. Juste à côté, « Insérer une réponse prédéfinie »<\/strong>4<\/span> insère un texte type que vous aurez enregistré dans Configuration → Support → Réponses prédéfinies<\/strong>.<\/p>\r\n\r\n

                                                                                                Côté client : ouvrir un ticket depuis le portail<\/h3>\r\n

                                                                                                Un contact peut ouvrir un ticket depuis son espace client, à condition que la permission « Support »<\/strong> soit cochée sur sa fiche contact. Il choisit alors le département (ceux non « cachés au client »), le sujet et la priorité, puis suit les réponses depuis le portail. Sans cette permission, le menu Support ne lui est pas proposé.<\/p>\r\n\r\n

                                                                                                \"Configuration
                                                                                                Configuration → Support → Départements → « Nouveau Département ». ① Nom · ② case « Ne pas afficher aux clients ? » (cacher au client) · ③ Email du département.<\/figcaption><\/figure>\r\n\r\n

                                                                                                Bon à savoir<\/h3>\r\n
                                                                                                  \r\n
                                                                                                • Cloisonnement Symbiose :<\/strong> les tickets s'adressent aux clients B2B et à leurs contacts autorisés. Les bénéficiaires passent par l'Espace Bénéficiaire, pas par les tickets ; les sous-traitants n'ont pas d'accès support.<\/li>\r\n
                                                                                                • Modèle bancaire des notifications :<\/strong> comme partout, on ne met aucune donnée personnelle sensible dans un ticket destiné au client ; on décrit la démarche, pas le contenu confidentiel.<\/li>\r\n
                                                                                                • Une réponse par e-mail au fil du ticket est réintégrée automatiquement si le mail contient bien la référence [Ticket ID: …]<\/strong> et provient de l'adresse connue du contact.<\/li>\r\n
                                                                                                • Réassigner un ticket à un autre collaborateur lui envoie une notification ; l'e-mail de notification reste un simple « une demande vous a été attribuée », sans le détail.<\/li>\r\n
                                                                                                • Ne pas confondre : la base de connaissances<\/strong> (articles publics\/clients qu'on lie ici) n'est pas ce wiki interne, ni la FAQ IA du client.<\/li>\r\n<\/ul>"},{"id":"20","slug":"sm-metiers","title":"Les 3 métiers de Symbiose Mobilité","body_html":"

                                                                                                  L'essentiel :<\/strong> Symbiose Mobilité est un cabinet de mobilité internationale qui exerce trois métiers : la Relocation<\/strong> (logement et installation), l'Immigration<\/strong> (permis de travail, visas, titres de séjour) et le Recrutement<\/strong> (recherche de profils pour une entreprise). Un même client et un même dossier peuvent cumuler les trois : dans le CRM, chaque métier correspond à un jalon (étape Kanban) du projet, alimenté par son workflow métier.<\/p>\r\n\r\n

                                                                                                  En détail, les 3 métiers<\/h3>\r\n
                                                                                                    \r\n
                                                                                                  1. Relocation<\/strong> — recherche de logement et installation de la personne accompagnée : visites, signature du bail, ouverture des services (électricité, eau, gaz, internet, assurance, banque…). Pour un salarié muté ou une personne qui s'installe.<\/li>\r\n
                                                                                                  2. Immigration<\/strong> — obtention des droits au séjour et au travail : permis de travail, visas, titres de séjour, avec les démarches associées (ANEF, préfecture, consulat…). Réalisée en interne (Mikel \/ Gaëlle) ou confiée à un sous-traitant (avocat, expert) sous contrat de sous-traitance. La facturation se fait souvent au résultat ou à la demande, car l'obtention n'est jamais garantie et les délais sont longs (par exemple, un permis de travail au Canada peut être de l'ordre de 200 jours).<\/li>\r\n
                                                                                                  3. Recrutement<\/strong> — une entreprise mandate Symbiose pour trouver un profil : un mandat client est signé, puis un mandat de sous-traitance avec des recruteurs indépendants. Ceux-ci transmettent des CV anonymisés<\/strong>, Mikel les relaie, le client final choisit, et le placement donne lieu à facturation.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n\r\n

                                                                                                    Pour qui<\/h3>\r\n
                                                                                                      \r\n
                                                                                                    • Le client<\/strong> est toujours une entreprise (relation B2B)<\/strong> qui mandate Symbiose.<\/li>\r\n
                                                                                                    • Le bénéficiaire<\/strong> est la personne accompagnée (salarié muté, candidat…), rattachée au projet.<\/li>\r\n<\/ul>\r\n\r\n

                                                                                                      Un dossier peut cumuler les 3 métiers<\/h3>\r\n

                                                                                                      Dans le CRM, un projet = le dossier<\/strong> d'une personne. Les étapes (jalons Kanban)<\/strong> du projet correspondent aux métiers : on applique 1 à N workflows métier<\/strong> (Relocation, Immigration, Recrutement), qui créent chacun le jalon, des tâches types et un onglet de champs dédiés. Un même dossier peut donc combiner, par exemple, une relocation et une immigration.<\/p>\r\n\r\n

                                                                                                      \"Vue
                                                                                                      Vue Kanban du dossier (onglet Étapes) : chaque métier appliqué devient une étape (jalon) avec ses propres tâches — ① Recrutement, ② Immigration, ③ Relocation.<\/figcaption><\/figure>\r\n\r\n

                                                                                                      Bon à savoir<\/h3>\r\n
                                                                                                        \r\n
                                                                                                      • En immigration, l'obtention n'est jamais garantie et les délais peuvent être longs ; la prestation est souvent facturée au résultat ou à la demande.<\/li>\r\n
                                                                                                      • En recrutement, les CV circulent anonymisés<\/strong> ; c'est le client final qui choisit le candidat.<\/li>\r\n
                                                                                                      • Les sous-traitants (recruteurs, avocats immigration, prestataires logement) sont des utilisateurs du CRM à droits restreints : accès « Projets » uniquement, tâches non publiques, aucune donnée sensible dans leurs notifications.<\/li>\r\n
                                                                                                      • Les mandats de sous-traitance restent internes : ils ne sont pas rendus « visibles par le client ».<\/li>\r\n<\/ul>"},{"id":"21","slug":"sm-organisation","title":"Organisation et rôles (qui fait quoi)","body_html":"

                                                                                                        L'essentiel :<\/strong> Chez Symbiose Mobilité, Mikel Barthelemy<\/strong> dirige le cabinet et Gaëlle Dabrin<\/strong> pilote l'opérationnel au quotidien (c'est l'utilisatrice principale du CRM). Autour d'eux gravitent des employés internes<\/strong>, des sous-traitants indépendants<\/strong> (recruteurs, spécialistes du logement, avocats immigration), les clients<\/strong> qui mandatent l'entreprise, et les bénéficiaires<\/strong> accompagnés. Dans le CRM, chacun reçoit un rôle taillé pour ne voir que ce qui le concerne.<\/p>\r\n\r\n

                                                                                                        Qui fait quoi chez Symbiose<\/h3>\r\n
                                                                                                          \r\n
                                                                                                        • Mikel Barthelemy — Dirigeant.<\/strong> Pilote l'entreprise ; c'est lui qui transmet les CV anonymisés au client final sur les dossiers de recrutement, réalise ou supervise les démarches d'immigration, et signe les mandats.<\/li>\r\n
                                                                                                        • Gaëlle Dabrin — Opérationnel.<\/strong> Utilisatrice principale du CRM : gestion des dossiers, tâches, pièces, communication avec les bénéficiaires et les clients.<\/li>\r\n
                                                                                                        • Employés internes.<\/strong> Staff de Symbiose qui traite les dossiers (relocation, immigration, recrutement) avec des droits larges sur le CRM.<\/li>\r\n
                                                                                                        • Sous-traitants indépendants.<\/strong> Prestataires externes sous contrat de sous-traitance : recruteurs (qui envoient des CV anonymisés), spécialistes du logement, avocats \/ experts immigration. Ils interviennent sur un dossier précis, jamais sur toute l'activité.<\/li>\r\n
                                                                                                        • Clients (entreprises B2B mandantes).<\/strong> Les entreprises qui mandatent Symbiose pour un salarié muté, un candidat ou un profil à recruter. Techniquement des sociétés dans le CRM, avec leurs champs SIREN\/SIRET<\/strong>.<\/li>\r\n
                                                                                                        • Bénéficiaires accompagnés.<\/strong> Les personnes réellement suivies (salarié muté, candidat…). Chacun est un contact rattaché à un dossier, avec un accès cloisonné à « Mon dossier »<\/strong> via l'Espace Bénéficiaire.<\/li>\r\n<\/ul>\r\n\r\n

                                                                                                          Les rôles dans le CRM, en détail<\/h3>\r\n
                                                                                                            \r\n
                                                                                                          1. Admin<\/strong>1<\/span> — Mikel (et Loïc pour la partie technique). Voit tout et, seul, crée les utilisateurs<\/strong>.<\/li>\r\n
                                                                                                          2. Employé<\/strong>2<\/span> — le staff interne : droits larges pour gérer prospects, clients, projets et facturation.<\/li>\r\n
                                                                                                          3. Sous-traitant<\/strong>3<\/span> — accès restreint : « Projets » uniquement<\/strong>, jamais la liste des prospects. Leurs tâches sont en non public<\/strong> et leurs notifications ne contiennent aucune donnée sensible. Ce rôle correspond au rôle id 5<\/strong> par défaut (paramétrable dans les réglages du Gestionnaire de notifications<\/strong>, champ « Rôle Sous-traitant »<\/strong>).<\/li>\r\n<\/ol>\r\n

                                                                                                            Les clients<\/strong> et les bénéficiaires<\/strong> ne sont pas des utilisateurs\/staff : ce sont des contacts<\/strong>. Le client mandant accède à l'espace client, le bénéficiaire à son Espace Bénéficiaire (« Mon dossier »).<\/p>\r\n\r\n

                                                                                                            \"Configuration
                                                                                                            Configuration → Rôles : ① Administrateur (voit tout et, seul, crée les comptes), ② Employé (staff interne, droits larges), ③ Sous-traitant (accès « Projets » uniquement).<\/figcaption><\/figure>\r\n\r\n

                                                                                                            Qui utilise le CRM<\/h3>\r\n

                                                                                                            Au quotidien, le CRM est utilisé par l'équipe interne<\/strong> (Mikel, Gaëlle, employés) et, de façon limitée, par les sous-traitants<\/strong> pour suivre les projets qui leur sont confiés. Les clients<\/strong> et les bénéficiaires<\/strong> n'utilisent pas le CRM lui-même : ils passent par leurs espaces dédiés et cloisonnés.<\/p>\r\n\r\n

                                                                                                            Bon à savoir<\/h3>\r\n
                                                                                                              \r\n
                                                                                                            • Seul l'Admin<\/strong> crée les comptes utilisateurs — ne créez pas de compte pour un sous-traitant sans validation.<\/li>\r\n
                                                                                                            • Sous-traitants et clients : notifications au modèle bancaire<\/strong> (« un document \/ une tâche vous attend, allez le consulter »), jamais le contenu ni de donnée personnelle, jamais le nom d'un collaborateur.<\/li>\r\n
                                                                                                            • Les mandats de sous-traitance<\/strong> restent internes : la visibilité de chaque fichier se règle par le toggle « visible par le client »<\/strong> document par document.<\/li>\r\n
                                                                                                            • Un même dossier peut cumuler les 3 métiers (Relocation, Immigration, Recrutement) et faire intervenir plusieurs acteurs à la fois.<\/li>\r\n
                                                                                                            • Dans la matrice de notifications, les acteurs portent les libellés exacts : Bénéficiaire<\/strong>, Client mandant<\/strong>, Employé<\/strong>, Sous-traitant<\/strong>, Admin<\/strong>.<\/li>\r\n<\/ul>"},{"id":"22","slug":"sm-qui-voit-quoi","title":"Qui voit quoi : client, bénéficiaire, sous-traitant","body_html":"

                                                                                                              L'essentiel :<\/strong> Dans le CRM, chaque acteur ne voit que ce qui le concerne. Le Sous-traitant<\/strong> n'accède qu'aux « Projets »<\/strong> qu'on lui confie (jamais la liste des prospects), et ses tâches sont en non public<\/strong>. Le Bénéficiaire<\/strong> ne voit que son espace cloisonné « Mon dossier »<\/strong>. Le Client mandant<\/strong> voit son portail selon les permissions qu'on lui donne. L'Admin<\/strong> voit tout. Et les notifications suivent le modèle bancaire<\/strong> : elles préviennent qu'il y a quelque chose à consulter, elles ne dévoilent jamais le contenu.<\/p>\r\n\r\n

                                                                                                              En détail, pas à pas<\/h3>\r\n
                                                                                                                \r\n
                                                                                                              1. Admin<\/strong> (Mikel, Loïc) : accès complet au CRM. C'est le seul profil qui crée les utilisateurs et règle les permissions des autres.<\/li>\r\n
                                                                                                              2. Employé<\/strong> : staff interne, droits larges sur les dossiers, tâches, pièces et communication.<\/li>\r\n
                                                                                                              3. Sous-traitant<\/strong> (recruteur, partenaire logement, avocat immigration…) : utilisateur du CRM à droits restreints. Il n'a accès qu'aux « Projets »<\/strong> sur lesquels il travaille, jamais aux prospects ni aux autres dossiers. Ses tâches sont créées en non public<\/strong> et ses e-mails de notification ne portent aucune donnée sensible<\/strong>.<\/li>\r\n
                                                                                                              4. Bénéficiaire<\/strong> (la personne accompagnée) : c'est un contact rattaché à un projet, coché comme personne accompagnée. Il n'ouvre que son espace dédié « Mon dossier »<\/strong> (onglets Synthèse<\/strong>, Documents<\/strong>, Discussion<\/strong>, Étapes<\/strong>). Il ne voit ni les autres dossiers, ni l'intérieur du CRM.<\/li>\r\n
                                                                                                              5. Client mandant<\/strong> (l'entreprise B2B) : accède à son portail client selon les permissions accordées. Un document ne lui est visible que si vous activez le toggle « visible par le client »<\/strong> sur ce document.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n\r\n
                                                                                                                \"L'Espace
                                                                                                                L'Espace Bénéficiaire (« Mon dossier ») — le cloisonnement en pratique : ① seuls « Mon dossier » et « FAQ » (aucun accès au CRM), ② ses 4 onglets Synthèse \/ Documents \/ Discussion \/ Étapes, ③ un point de situation en clair (modèle bancaire : « vous avez des éléments à consulter »).<\/figcaption><\/figure>\r\n\r\n

                                                                                                                Comment éviter une fuite de données<\/h3>\r\n
                                                                                                                  \r\n
                                                                                                                • Créez les tâches destinées aux sous-traitants et aux dossiers sensibles en non public<\/strong> : elles restent invisibles côté portail client.<\/li>\r\n
                                                                                                                • Laissez les pièces internes (mandats de sous-traitance, notes) sans<\/strong> le toggle « visible par le client »<\/strong>. N'activez ce toggle que pour les documents réellement destinés au client.<\/li>\r\n
                                                                                                                • Ne donnez au sous-traitant que l'accès « Projets »<\/strong>, jamais la liste des prospects. Le rôle traité comme sous-traitant se paramètre dans les réglages du gestionnaire de notifications.<\/li>\r\n
                                                                                                                • Ne mettez jamais de donnée personnelle, de contenu de document ni de nom de collaborateur dans un e-mail : voir le modèle bancaire ci-dessous.<\/li>\r\n<\/ul>\r\n\r\n

                                                                                                                  Le modèle bancaire des notifications<\/h3>\r\n

                                                                                                                  Comme votre banque qui vous écrit « un nouveau document est disponible, connectez-vous » sans jamais mettre votre relevé dans le mail, les notifications Symbiose disent seulement « vous avez une tâche \/ un document sur tel dossier, allez le consulter ». Elles ne contiennent jamais<\/strong> le contenu, ni une donnée personnelle, ni le nom d'un collaborateur ou d'un sous-traitant. La visibilité fine (quel acteur reçoit quel événement) se règle dans Configuration → Notifications<\/strong>, où les acteurs sont Bénéficiaire<\/strong>, Client mandant<\/strong>, Employé<\/strong>, Sous-traitant<\/strong> et Admin<\/strong>.<\/p>\r\n\r\n

                                                                                                                  Bon à savoir<\/h3>\r\n
                                                                                                                    \r\n
                                                                                                                  • Le cloisonnement repose sur trois leviers cumulés : le type d'accès<\/strong> de l'utilisateur (Projets uniquement vs CRM complet), le statut non public<\/strong> des tâches, et le toggle « visible par le client »<\/strong> des fichiers. Vérifiez les trois avant de partager un dossier.<\/li>\r\n
                                                                                                                  • Seul l'Admin<\/strong> crée les comptes utilisateurs et attribue les permissions : ne laissez personne d'autre ouvrir un accès.<\/li>\r\n
                                                                                                                  • Un bénéficiaire reste cantonné à « Mon dossier » même si vous lui envoyez un autre lien : le module refuse l'accès aux dossiers qui ne sont pas les siens.<\/li>\r\n<\/ul>"},{"id":"23","slug":"sm-parcours-dossier","title":"Le parcours d'un dossier : de prospect à facturation","body_html":"

                                                                                                                    L'essentiel :<\/strong> Un dossier suit toujours le même fil : on entretient le prospect (avec opt-out RGPD), on envoie un mail de découverte, on signe un mandat de recherche, on crée le projet (= le dossier de la personne), on lui applique un ou plusieurs workflows métier, on assure le suivi (tâches, pièces, communication) puis on facture. À chaque étape correspond un outil précis du CRM : Prospects, Contrats, Projets, Workflows métier, Espace Bénéficiaire et Devis\/Factures.<\/p>\r\n\r\n

                                                                                                                    En détail, pas à pas<\/h3>\r\n
                                                                                                                      \r\n
                                                                                                                    1. Prospection<\/strong> — la relation démarre dans le module Prospects<\/strong> (Leads). On y relance par mail et sur LinkedIn pour entretenir l'image de marque. Chaque envoi doit permettre le désabonnement (opt-out RGPD<\/strong> obligatoire). On distingue le prospect<\/em> (relation en cours) du client<\/em> (avec qui on a déjà travaillé).<\/li>\r\n
                                                                                                                    2. Mail de découverte<\/strong> — on écrit au prospect (« parlez-moi de votre besoin ») pour qualifier la demande et identifier le(s) métier(s) concerné(s) : Relocation, Immigration, Recrutement.<\/li>\r\n
                                                                                                                    3. Mandat de recherche<\/strong> — on formalise l'accord avec le client (une entreprise B2B, avec ses SIREN\/SIRET<\/strong> sur la fiche). Le module Contrats<\/strong> (modèles + champs de fusion) suffit pour un contrat simple ; pour un mandat critique, faire signer via DocuSign\/YouSign<\/strong> puis rapatrier le PDF signé dans le CRM.<\/li>\r\n
                                                                                                                    4. Création du projet (dossier)<\/strong> — on convertit le prospect en client puis on crée un Projet<\/strong>. Le projet = le dossier d'une personne accompagnée. Le Bénéficiaire<\/strong> est le contact rattaché à ce projet.<\/li>\r\n
                                                                                                                    5. Application des workflows métier<\/strong> — dans le projet, ouvrez l'onglet « Workflows métier »<\/strong>, cochez 1 à N workflows, puis « Appliquer les workflows sélectionnés »<\/strong>. Chaque workflow crée automatiquement son étape Kanban<\/strong> (le jalon = le métier), ses tâches par défaut<\/strong> (statut « Non commencée ») et son onglet métier<\/strong> avec les champs à renseigner.<\/li>\r\n
                                                                                                                    6. Suivi<\/strong> — on avance les tâches<\/strong> du projet ; on demande et on récupère les documents dans l'onglet « Pièces (Bénéficiaire) »<\/strong> ; le bénéficiaire dépose ses pièces et suit l'avancement depuis son Espace Bénéficiaire<\/strong> (« Mon dossier<\/strong> »), cloisonné. La communication reste au modèle bancaire<\/strong> : les notifications disent « vous avez une tâche\/un document, allez le consulter », jamais le contenu.<\/li>\r\n
                                                                                                                    7. Facturation<\/strong> — on établit un Devis<\/strong> puis une Facture<\/strong> depuis le projet ou la fiche client. Pour l'Immigration, la facturation est souvent au résultat \/ à la demande<\/strong> (l'obtention n'est jamais garantie).<\/li>\r\n<\/ol>\r\n\r\n
                                                                                                                      \"Le
                                                                                                                      Le dossier dans le CRM = un Projet : ① son statut (« En cours »), ② le menu « Workflows métier » (pour appliquer les métiers), ③ sa barre d'avancement ; les onglets donnent accès aux jalons métier et aux Pièces (Bénéficiaire).<\/figcaption><\/figure>\r\n\r\n

                                                                                                                      Quel outil à quelle étape<\/h3>\r\n
                                                                                                                        \r\n
                                                                                                                      • Prospection \/ mail de découverte<\/strong> → module Prospects<\/strong> (Leads).<\/li>\r\n
                                                                                                                      • Mandat de recherche<\/strong> → module Contrats<\/strong> (ou DocuSign\/YouSign pour les mandats critiques).<\/li>\r\n
                                                                                                                      • Création du dossier<\/strong> → module Projets<\/strong> (+ conversion du prospect en client).<\/li>\r\n
                                                                                                                      • Structuration du dossier<\/strong> → onglet « Workflows métier »<\/strong> du projet.<\/li>\r\n
                                                                                                                      • Suivi documentaire et bénéficiaire<\/strong> → onglet « Pièces (Bénéficiaire) »<\/strong> + Espace Bénéficiaire<\/strong> (« Mon dossier »).<\/li>\r\n
                                                                                                                      • Facturation<\/strong> → Devis<\/strong> et Factures<\/strong>.<\/li>\r\n<\/ul>\r\n\r\n

                                                                                                                        Bon à savoir<\/h3>\r\n
                                                                                                                          \r\n
                                                                                                                        • Un même dossier peut cumuler les 3 métiers<\/strong> : on applique alors plusieurs workflows au même projet (chacun ajoute son étape Kanban et ses tâches).<\/li>\r\n
                                                                                                                        • Anti-fuite<\/strong> : les sous-traitants et clients n'accèdent qu'aux « Projets »<\/strong>, jamais à la liste des prospects ; leurs tâches sont en non public<\/strong> et leurs notifications ne contiennent aucune donnée sensible.<\/li>\r\n
                                                                                                                        • Sur chaque fichier, le toggle « visible par le client »<\/strong> décide ce que voit le bénéficiaire ; les mandats de sous-traitance restent internes.<\/li>\r\n
                                                                                                                        • La signature interne du CRM n'a pas de valeur légale<\/strong> (pas de tiers de confiance) : pour tout mandat engageant, passer par DocuSign\/YouSign.<\/li>\r\n
                                                                                                                        • Retirer un workflow d'un projet supprime son étape et ses tâches, mais conserve les valeurs des champs<\/strong> déjà saisies.<\/li>\r\n<\/ul>"},{"id":"24","slug":"sm-combiner-metiers","title":"Combiner plusieurs métiers sur un même dossier","body_html":"

                                                                                                                          L'essentiel :<\/strong> Un même dossier (projet) peut porter plusieurs métiers à la fois — Relocation, Immigration et\/ou Recrutement. Il suffit d'appliquer plusieurs workflows métier au même projet : chaque workflow ajoute son étape Kanban, ses tâches par défaut et son onglet métier, sans effacer les autres. Exemple typique : un salarié muté qui a besoin à la fois d'un titre de séjour (Immigration) et d'un logement (Relocation).<\/p>\r\n\r\n

                                                                                                                          En détail, pas à pas<\/h3>\r\n
                                                                                                                            \r\n
                                                                                                                          1. Ouvrez le dossier concerné : menu « Projets »<\/strong> → le projet de la personne, puis l'onglet « Workflows métier »<\/strong>.<\/li>\r\n
                                                                                                                          2. Dans la liste des workflows disponibles, cochez tous les métiers<\/strong> que porte ce dossier (par exemple « Immigration »<\/strong> et « Relocation »<\/strong>) — vous pouvez en cocher plusieurs d'un coup.<\/li>\r\n
                                                                                                                          3. Cliquez sur « Appliquer les workflows sélectionnés »<\/strong>. Pour chaque workflow coché, le CRM crée son étape Kanban, ses tâches par défaut (statut « Non commencée »<\/strong>) et fait apparaître son onglet métier.<\/li>\r\n
                                                                                                                          4. Les métiers ajoutés s'affichent sous « Workflows appliqués à ce projet »<\/strong>. Utilisez « Ouvrir l'onglet »<\/strong> pour saisir les champs d'un métier, ou « Voir les étapes »<\/strong> pour visualiser tous les jalons dans le Kanban.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n\r\n
                                                                                                                            \"Les
                                                                                                                            Les onglets métier d'un même dossier : appliquer plusieurs workflows fait coexister ① Immigration, ② Recrutement et ③ Relocation côte à côte — chacun ajoute son onglet et son jalon, sans effacer les autres. Le menu ④ « Workflows métier » sert à en ajouter ou en retirer.<\/figcaption><\/figure>\r\n\r\n

                                                                                                                            Ce qui se passe sur le dossier<\/h3>\r\n

                                                                                                                            Comme les étapes (jalons) du Kanban correspondent aux métiers<\/strong>, un dossier multi-métiers affiche une étape par métier<\/strong> côte à côte, chacune avec ses propres tâches. De même, chaque métier ajoute son onglet de champs<\/strong> (par exemple un onglet « Immigration »<\/strong> et un onglet « Relocation »<\/strong>) : les informations restent séparées et ne se mélangent pas. Appliquer un second (ou un troisième) workflow n'efface jamais le premier ; tout s'additionne.<\/p>\r\n\r\n

                                                                                                                            Exemple concret : un salarié muté (Immigration + Relocation)<\/h3>\r\n

                                                                                                                            Une entreprise mute en France un collaborateur étranger. Sur son dossier, vous appliquez « Immigration »<\/strong> (permis de travail \/ titre de séjour) et<\/em> « Relocation »<\/strong> (recherche de logement et installation). Le dossier porte alors deux étapes Kanban, deux jeux de tâches par défaut et deux onglets métier, suivis en parallèle. Si le besoin évolue plus tard (l'entreprise confie aussi un recrutement), vous ajoutez simplement le workflow « Recrutement »<\/strong> au même dossier, sans rien reprendre de ce qui existe déjà.<\/p>\r\n\r\n

                                                                                                                            Bon à savoir<\/h3>\r\n
                                                                                                                              \r\n
                                                                                                                            • On peut cumuler jusqu'aux trois métiers Symbiose<\/strong> sur un même dossier : Relocation, Immigration et Recrutement.<\/li>\r\n
                                                                                                                            • Un même workflow ne peut être appliqué qu'une seule fois<\/strong> par dossier : une fois appliqué, il disparaît de la liste des disponibles. Quand il n'en reste plus, le message « Tous les workflows actifs sont déjà appliqués à ce projet. »<\/strong> s'affiche.<\/li>\r\n
                                                                                                                            • Vous pouvez appliquer les métiers au fil de l'eau<\/strong> : rien n'oblige à tout cocher dès l'ouverture du dossier.<\/li>\r\n
                                                                                                                            • Pour retirer un métier ajouté par erreur, cliquez sur « Retirer »<\/strong> en face du workflow : son étape et SES tâches sont supprimées du projet (les valeurs des champs déjà saisies sont conservées).<\/li>\r\n
                                                                                                                            • Cloisonnement : quand plusieurs métiers font intervenir des sous-traitants (avocat immigration, agent logement, recruteur…), gardez leurs tâches en non public<\/strong> et rappelez-vous que leurs notifications ne contiennent aucune donnée sensible.<\/li>\r\n
                                                                                                                            • Pour le détail du geste d'application et de tout ce qui est créé automatiquement, voir l'article « Appliquer un ou plusieurs workflows à un dossier »<\/strong>.<\/li>\r\n<\/ul>"},{"id":"25","slug":"sm-relocation","title":"Le processus Relocation de A à Z","body_html":"

                                                                                                                              L'essentiel :<\/strong> La Relocation, c'est trouver un logement au bénéficiaire puis l'installer (emménagement + ouverture des services du quotidien). Dans le CRM, elle est entièrement outillée par le workflow « Relocation »<\/strong>. Sur le projet (= le dossier de la personne), depuis l'onglet « Workflows métier »<\/strong>, vous cochez Relocation<\/strong> puis cliquez « Appliquer les workflows sélectionnés »<\/strong>. Le CRM crée alors l'étape Kanban « Relocation — Logement & installation »<\/strong>, ses 7 tâches par défaut (avec checklists, en statut « Non commencée »<\/strong>) et l'onglet métier Relocation<\/strong> découpé en 3 sections : Le besoin<\/strong>1<\/span>, La recherche & le logement<\/strong>2<\/span>, L'installation<\/strong>3<\/span>.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

                                                                                                                              En détail, pas à pas<\/h3>\r\n
                                                                                                                                \r\n
                                                                                                                              1. Appliquer le workflow.<\/strong> Ouvrez le projet du bénéficiaire, onglet « Workflows métier »<\/strong>, cochez Relocation<\/strong>, cliquez « Appliquer les workflows sélectionnés »<\/strong>. L'étape, les tâches et l'onglet métier sont créés automatiquement.<\/li>\r\n
                                                                                                                              2. Recueil du besoin logement.<\/strong> Menez l'entretien de découverte avec le bénéficiaire ; recueillez budget, secteur et type de bien ; notez la composition du foyer et les contraintes (école, animaux…) ; renseignez la section « Le besoin »<\/strong> de l'onglet Relocation.<\/li>\r\n
                                                                                                                              3. Mandat de recherche.<\/strong> Rédigez le mandat, envoyez-le pour signature (YouSign \/ DocuSign), récupérez le mandat signé et classez-le dans le projet, en vérifiant qu'il n'est PAS visible par le client<\/strong>.<\/li>\r\n
                                                                                                                              4. Recherche de logement.<\/strong> Sélectionnez les annonces correspondant au besoin, contactez agences et propriétaires, planifiez et réalisez les visites, constituez le dossier locataire (pièces du bénéficiaire), déposez-le, puis validez le logement avec le bénéficiaire.<\/li>\r\n
                                                                                                                              5. Signature du bail.<\/strong> Relisez le bail, organisez la signature, classez le bail signé, et mettez à jour l'onglet Relocation (adresse, loyer, dates).<\/li>\r\n
                                                                                                                              6. Installation — ouverture des services.<\/strong> Ouvrez tous les services du quotidien : Électricité, Eau, Gaz (si concerné), Internet \/ box, Assurance habitation, Compte bancaire, Sécurité sociale, Impôts ; puis cochez-les dans le champ « Services ouverts »<\/strong>.<\/li>\r\n
                                                                                                                              7. Suivi jusqu'à l'emménagement.<\/strong> État des lieux d'entrée, remise des clés, confirmation de la date d'emménagement au bénéficiaire, puis appel de suivi après l'emménagement.<\/li>\r\n
                                                                                                                              8. Facturation.<\/strong> Vérifiez les prestations réalisées, émettez la facture et suivez le paiement.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n\r\n

                                                                                                                                Les champs à suivre (onglet Relocation)<\/h3>\r\n
                                                                                                                                  \r\n
                                                                                                                                • Le besoin<\/strong> : Type de bien<\/strong> (Studio, T1, T2, T3, T4 et +, Maison), Budget mensuel max (€)<\/strong>, Secteur souhaité<\/strong>, Date d'arrivée souhaitée<\/strong>, Composition du foyer<\/strong>, Contraintes particulières<\/strong>.<\/li>\r\n
                                                                                                                                • La recherche & le logement<\/strong> : État du dossier logement<\/strong> (À lancer, Annonces sélectionnées, Visites en cours, Dossier déposé, Bail signé), Adresse du nouveau logement<\/strong>, N° d'annonce<\/strong>, Agence \/ propriétaire<\/strong>, Loyer mensuel (€)<\/strong>, Date de signature du bail<\/strong>, Date d'emménagement<\/strong>.<\/li>\r\n
                                                                                                                                • L'installation<\/strong> : Services ouverts<\/strong> (cases : Électricité, Eau, Gaz, Internet, Assurance habitation, Banque, Sécurité sociale, Impôts) et Notes d'installation<\/strong> (internes).<\/li>\r\n<\/ul>\r\n\r\n
                                                                                                                                  \"L'onglet
                                                                                                                                  L'onglet métier « Relocation » du projet, en 3 sections : ① Le besoin, ② La recherche & le logement, ③ L'installation. Les badges Client \/ Bénéficiaire \/ MARC indiquent qui voit chaque champ.<\/figcaption><\/figure>\r\n\r\n

                                                                                                                                  Bon à savoir<\/h3>\r\n
                                                                                                                                    \r\n
                                                                                                                                  • Les tâches créées sont non publiques<\/strong> et non visibles du client : elles restent internes au dossier.<\/li>\r\n
                                                                                                                                  • Les 4 premières tâches (jusqu'à la signature du bail) sont en priorité haute<\/strong>, l'installation, le suivi et la facturation en priorité moyenne<\/strong> — ajustez selon le dossier.<\/li>\r\n
                                                                                                                                  • Tous les champs ne sont pas visibles du bénéficiaire : seuls Date d'arrivée souhaitée<\/strong>, État du dossier logement<\/strong>, Adresse du nouveau logement<\/strong>, N° d'annonce<\/strong>, Date de signature du bail<\/strong>, Date d'emménagement<\/strong> et Services ouverts<\/strong> sont cochés « Afficher au Bénéficiaire »<\/strong>. Le budget, le secteur, l'agence, le loyer et les notes restent internes.<\/li>\r\n
                                                                                                                                  • Le mandat de recherche est un document contractuel : gardez-le interne<\/strong> (ne pas cocher « visible par le client ») et, pour un mandat critique, faites signer via YouSign \/ DocuSign<\/strong> avant de rapatrier le PDF signé.<\/li>\r\n
                                                                                                                                  • Une facture EDF\/eau du bénéficiaire est un justificatif de domicile<\/strong> (rétention 0 j), pas une pièce comptable : à déposer via l'Espace Bénéficiaire dans la bonne catégorie, jamais confondue avec « Facture ».<\/li>\r\n
                                                                                                                                  • Un même dossier peut cumuler plusieurs métiers : appliquez aussi Immigration<\/strong> et\/ou Recrutement<\/strong> depuis le même onglet « Workflows métier »<\/strong> si besoin.<\/li>\r\n<\/ul>"},{"id":"26","slug":"sm-relocation-visites","title":"Suivre une recherche de logement et les visites","body_html":"

                                                                                                                                    L'essentiel :<\/strong> Il n'existe pas<\/strong> de champ « RDV de visite » sur le dossier Relocation (décision validée). Pour signaler que vous êtes en phase de visites, deux gestes suffisent : passez le champ « État du dossier logement »<\/strong> à la valeur « Visites en cours »<\/strong> (onglet Relocation<\/strong>, section « La recherche & le logement »<\/strong>) et cochez l'élément « Planifier et réaliser les visites »<\/strong> dans la checklist de la tâche « Recherche de logement »<\/strong>. C'est cette combinaison qui trace les visites et rend l'avancement lisible.<\/p>\r\n\r\n

                                                                                                                                    En détail, pas à pas<\/h3>\r\n
                                                                                                                                      \r\n
                                                                                                                                    1. Ouvrez le projet (dossier) du bénéficiaire, puis l'onglet Relocation<\/strong>.<\/li>\r\n
                                                                                                                                    2. Dans la section « La recherche & le logement »<\/strong>, ouvrez le champ « État du dossier logement »<\/strong> et sélectionnez « Visites en cours »<\/strong>. Les valeurs disponibles, dans l'ordre du parcours, sont : À lancer<\/strong>, Annonces sélectionnées<\/strong>, Visites en cours<\/strong>, Dossier déposé<\/strong>, Bail signé<\/strong>.<\/li>\r\n
                                                                                                                                    3. Ouvrez la tâche « Recherche de logement »<\/strong> (jalon « Relocation — Logement & installation »<\/strong>).<\/li>\r\n
                                                                                                                                    4. Dans sa checklist, cochez « Planifier et réaliser les visites »<\/strong> une fois les rendez-vous organisés et réalisés.<\/li>\r\n
                                                                                                                                    5. Notez le détail des visites (dates, adresses, retours du bénéficiaire) dans la description<\/strong> de la tâche ou dans un commentaire<\/strong> : il n'existe pas de champ dédié pour ces informations.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n
                                                                                                                                      \"Onglet
                                                                                                                                      Onglet Relocation, section ① « La recherche & le logement » : l'avancement se lit dans le champ ② « État du dossier logement » (À lancer → Annonces sélectionnées → Visites en cours → Dossier déposé → Bail signé). Ici le dossier de démonstration est déjà à « Bail signé ».<\/figcaption><\/figure>\r\n\r\n

                                                                                                                                      Où voit-on l'avancement du logement<\/h3>\r\n

                                                                                                                                      L'indicateur d'avancement est le champ « État du dossier logement »<\/strong> de l'onglet Relocation. Sa valeur montre en un coup d'œil où en est la recherche (de « À lancer »<\/strong> à « Bail signé »<\/strong>). Le détail des sous-étapes se lit dans la checklist de la tâche « Recherche de logement »<\/strong> : sélection des annonces, prise de contact, visites, constitution et dépôt du dossier, validation du logement.<\/p>\r\n\r\n\r\n

                                                                                                                                      Pourquoi pas de champ « RDV de visite »<\/h3>\r\n

                                                                                                                                      Le workflow Relocation ne comporte volontairement aucun champ « RDV de visite »<\/strong>. La phase de visites se matérialise par la valeur « Visites en cours »<\/strong> du champ d'état, complétée par la checklist. Inutile d'en chercher un autre : tout se joue sur ces deux éléments.<\/p>\r\n\r\n

                                                                                                                                      Bon à savoir<\/h3>\r\n
                                                                                                                                        \r\n
                                                                                                                                      • Le champ « État du dossier logement »<\/strong> est visible par le bénéficiaire<\/strong> dans son Espace Bénéficiaire : tenez-le à jour, c'est l'avancement que voit la personne accompagnée.<\/li>\r\n
                                                                                                                                      • La tâche « Recherche de logement »<\/strong> et sa checklist sont non publiques<\/strong> (invisibles côté client\/bénéficiaire) : vous pouvez y consigner librement les informations internes sur les visites.<\/li>\r\n
                                                                                                                                      • Faute de champ dédié, utilisez la description<\/strong> ou les commentaires<\/strong> de la tâche pour les dates et comptes-rendus de visite.<\/li>\r\n
                                                                                                                                      • Une fois le logement retenu, renseignez les autres champs de la section : « Adresse du nouveau logement »<\/strong>, « N° d'annonce »<\/strong>, « Agence \/ propriétaire »<\/strong>, « Loyer mensuel (€) »<\/strong>, « Date de signature du bail »<\/strong> et « Date d'emménagement »<\/strong>.<\/li>\r\n<\/ul>"},{"id":"27","slug":"sm-immigration","title":"Le processus Immigration de A à Z","body_html":"

                                                                                                                                        L'essentiel :<\/strong> Une demande d'immigration (permis de travail, visa ou titre de séjour) est pilotée par le workflow Immigration<\/strong> appliqué au dossier (projet). Il pose le jalon « Immigration — Permis & visas »<\/strong>, crée une série de tâches avec checklists et ajoute l'onglet Immigration<\/strong> à trois sections (« La demande »<\/strong>1<\/span>, « Le dossier »<\/strong>2<\/span>, « Le titre obtenu »<\/strong>3<\/span>). Les démarches sont menées en interne (Mikel \/ Gaëlle) ou confiées à un sous-traitant (avocat \/ expert). La facturation se fait souvent au résultat : l'obtention n'est jamais garantie.<\/p>\r\n\r\n\r\n\r\n

                                                                                                                                        En détail, pas à pas<\/h3>\r\n
                                                                                                                                          \r\n
                                                                                                                                        1. Qualification du besoin<\/strong> — identifier le type de titre demandé, vérifier la situation actuelle du bénéficiaire (statut, dates d'expiration), le pays et la procédure applicable, puis renseigner la section « La demande »<\/strong>.<\/li>\r\n
                                                                                                                                        2. Mandat<\/strong> — rédiger le mandat, l'envoyer pour signature (YouSign \/ DocuSign), classer le mandat signé dans le projet.<\/li>\r\n
                                                                                                                                        3. Constitution du dossier<\/strong> — lister les pièces requises pour la procédure, créer les demandes de pièces dans l'Espace Bénéficiaire<\/strong>, relancer sur les pièces manquantes, vérifier leur conformité (lisibilité, validité), faire traduire \/ apostiller si nécessaire.<\/li>\r\n
                                                                                                                                        4. Démarches<\/strong> — décider : interne ou sous-traitant ; si sous-traitant, signer le contrat de sous-traitance ; préparer le formulaire de demande ; faire relire le dossier complet.<\/li>\r\n
                                                                                                                                        5. Dépôt du dossier<\/strong> — déposer sur la plateforme (Plateforme visa · OFII · TLS…), payer les taxes et frais de dossier, archiver l'accusé de dépôt dans le projet, noter le n° de dossier.<\/li>\r\n
                                                                                                                                        6. Suivi & relances administration<\/strong> — suivre l'avancement sur la plateforme, relancer l'administration si le délai est dépassé, informer le bénéficiaire à chaque changement d'état, le préparer aux convocations (biométrie, entretien).<\/li>\r\n
                                                                                                                                        7. Obtention & remise<\/strong> — récupérer la décision ; si accord, remettre le titre au bénéficiaire et vérifier les dates de validité ; noter la date d'expiration (renouvellement à anticiper) ; si refus, analyser le motif et étudier un recours.<\/li>\r\n
                                                                                                                                        8. Facturation<\/strong> — vérifier les conditions de facturation du mandat, émettre la facture, suivre le paiement.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n\r\n

                                                                                                                                          L'onglet Immigration : les champs à remplir<\/h3>\r\n

                                                                                                                                          Trois sections structurent le suivi. Les champs signalés « visible bénéficiaire » apparaissent dans son espace « Mon dossier » ; les autres restent internes.<\/p>\r\n

                                                                                                                                            \r\n
                                                                                                                                          • « La demande »<\/strong> : Type de titre<\/strong> (Permis de travail, Visa court séjour, Visa long séjour, Titre de séjour, Renouvellement, Regroupement familial — visible bénéficiaire), Pays concerné<\/strong>, Procédure \/ plateforme<\/strong> (Plateforme visa, OFII, TLS, Préfecture, Consulat, Autre), Date d'expiration du titre actuel<\/strong>, Employeur \/ poste concerné<\/strong>, Date d'embauche prévue<\/strong> (visible bénéficiaire).<\/li>\r\n
                                                                                                                                          • « Le dossier »<\/strong> : État du dossier<\/strong> (Qualification, Pièces en cours de collecte, Dossier complet, Déposé, En instruction, Convocation reçue, Accordé, Refusé — visible bénéficiaire), N° de dossier \/ référence<\/strong>, Date de dépôt<\/strong>, Prise en charge<\/strong> (Interne \/ Sous-traitant), Sous-traitant (avocat \/ expert)<\/strong> (interne), Date de convocation<\/strong>, Décision attendue (estimation)<\/strong>.<\/li>\r\n
                                                                                                                                          • « Le titre obtenu »<\/strong> : Date d'obtention<\/strong>, Date d'expiration du nouveau titre<\/strong>, Notes internes<\/strong>.<\/li>\r\n<\/ul>\r\n\r\n
                                                                                                                                            \"L'onglet
                                                                                                                                            L'onglet métier « Immigration » du projet, en 3 sections : ① La demande, ② Le dossier, ③ Le titre obtenu. Les badges Client \/ Bénéficiaire \/ MARC indiquent la visibilité de chaque champ.<\/figcaption><\/figure>\r\n\r\n

                                                                                                                                            Interne ou sous-traitant ?<\/h3>\r\n

                                                                                                                                            C'est la tâche « Démarches »<\/strong> qui tranche : soit Symbiose mène la procédure en interne (Mikel \/ Gaëlle), soit elle est confiée à un sous-traitant avocat ou expert. Dans ce cas, on signe un contrat de sous-traitance avant de commencer, on renseigne Prise en charge = Sous-traitant<\/strong> et le champ Sous-traitant (avocat \/ expert)<\/strong>, qui reste interne. Le sous-traitant n'a accès qu'aux « Projets », jamais à la liste des prospects, et son nom n'apparaît jamais dans les notifications du bénéficiaire.<\/p>\r\n\r\n

                                                                                                                                            Pourquoi la facturation au résultat<\/h3>\r\n

                                                                                                                                            L'obtention d'un titre n'est jamais garantie : la décision appartient à l'administration et les délais sont longs (par exemple, un permis de travail au Canada peut être de l'ordre de 200 jours). La facturation se fait donc souvent au résultat \/ à la demande, selon les conditions du mandat. La tâche « Facturation »<\/strong> rappelle de vérifier ces conditions avant d'émettre la facture.<\/p>\r\n\r\n

                                                                                                                                            Bon à savoir<\/h3>\r\n
                                                                                                                                              \r\n
                                                                                                                                            • Renseignez Décision attendue (estimation)<\/strong> pour poser des relances réalistes sur la durée d'instruction.<\/li>\r\n
                                                                                                                                            • Notez systématiquement la Date d'expiration du nouveau titre<\/strong> : un renouvellement s'anticipe.<\/li>\r\n
                                                                                                                                            • Un refus n'est pas une fin : la checklist « Obtention & remise » invite à analyser le motif et à étudier un recours.<\/li>\r\n
                                                                                                                                            • Les tâches du dossier sont en non public : elles ne sont pas visibles dans l'espace client\/bénéficiaire.<\/li>\r\n
                                                                                                                                            • Les pièces se demandent et se collectent via l'Espace Bénéficiaire, jamais par e-mail (cloisonnement, RGPD).<\/li>\r\n<\/ul>"},{"id":"28","slug":"sm-recrutement","title":"Le processus Recrutement de A à Z","body_html":"

                                                                                                                                              L'essentiel :<\/strong> Le recrutement suit un fil simple : une entreprise cliente vous mandate pour un profil, vous activez des recruteurs indépendants<\/strong> sous mandat de sous-traitance, ils vous envoient des CV anonymisés<\/strong>, vous transmettez les profils au client, le client final choisit<\/strong>, puis vous actez le placement\/l'embauche et facturez. Dans le CRM, tout est cadré par le workflow métier « Recrutement »<\/strong> qui crée l'étape Kanban « Recrutement — Placement »<\/strong>, ses tâches par défaut et un onglet « Recrutement »<\/strong> à trois sections : Le poste<\/strong>1<\/span>, La recherche<\/strong>2<\/span>, Le placement<\/strong>3<\/span>.<\/p>\r\n\r\n

                                                                                                                                              En détail, pas à pas<\/h3>\r\n
                                                                                                                                                \r\n
                                                                                                                                              1. Sur le dossier (projet), ouvrez l'onglet « Workflows métier »<\/strong>, cochez « Recrutement »<\/strong> puis cliquez sur « Appliquer les workflows sélectionnés »<\/strong>. Le CRM crée l'étape « Recrutement — Placement »<\/strong>, les tâches (statut « Non commencée »<\/strong>) et l'onglet « Recrutement »<\/strong>.<\/li>\r\n
                                                                                                                                              2. Prise du besoin<\/strong> : établissez la fiche de poste \/ profil recherché, cadrez les conditions (rémunération, localisation, date) et renseignez la section « Le poste »<\/strong> de l'onglet Recrutement.<\/li>\r\n
                                                                                                                                              3. Mandat de recherche<\/strong> (contrat côté client) : rédigez le mandat client, envoyez-le pour signature (YouSign \/ DocuSign) et classez le mandat signé dans le projet.<\/li>\r\n
                                                                                                                                              4. Activation du réseau de recruteurs<\/strong> : sélectionnez les recruteurs indépendants pertinents, signez les mandats de sous-traitance<\/strong>, transmettez-leur la fiche de poste et ajoutez-les au projet avec des droits restreints<\/strong>.<\/li>\r\n
                                                                                                                                              5. Réception des CV anonymisés<\/strong> : réceptionnez les CV des recruteurs, vérifiez l'anonymisation<\/strong>, présélectionnez les profils pertinents et mettez à jour « Nombre de CV reçus »<\/strong> dans l'onglet.<\/li>\r\n
                                                                                                                                              6. Transmission au client final<\/strong> : constituez le dossier de présentation, envoyez les profils au client, recueillez ses retours.<\/li>\r\n
                                                                                                                                              7. Choix du candidat & entretiens<\/strong> : organisez les entretiens, suivez les retours après chaque entretien, faites confirmer le choix final du client.<\/li>\r\n
                                                                                                                                              8. Placement<\/strong> : confirmez l'embauche (promesse \/ contrat), coordonnez la date de prise de poste, informez le recruteur sous-traitant et faites un point période d'essai (~J+30).<\/li>\r\n
                                                                                                                                              9. Facturation<\/strong> : vérifiez les conditions du mandat (placement), émettez la facture client, réglez le recruteur sous-traitant et suivez le paiement.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n\r\n\r\n

                                                                                                                                                Les trois sections de l'onglet « Recrutement »<\/h3>\r\n
                                                                                                                                                  \r\n
                                                                                                                                                • Le poste<\/strong> : Intitulé du poste<\/strong>, Type de contrat<\/strong> (CDI, CDD, Intérim, Freelance), Localisation du poste<\/strong>, Fourchette de rémunération<\/strong>, Date de prise de poste souhaitée<\/strong>.<\/li>\r\n
                                                                                                                                                • La recherche<\/strong> : État du recrutement<\/strong> (Mandat signé → Recruteurs activés → CV reçus → Profils transmis → Entretiens en cours → Candidat choisi → Placé), Recruteurs activés<\/strong>, Nombre de CV reçus<\/strong>, Nombre de profils transmis<\/strong>.<\/li>\r\n
                                                                                                                                                • Le placement<\/strong> : Candidat retenu<\/strong>, Date d'entretien final<\/strong>, Date d'embauche<\/strong>, Notes internes<\/strong>.<\/li>\r\n<\/ul>\r\n
                                                                                                                                                  \"L'onglet
                                                                                                                                                  L'onglet métier « Recrutement » du projet, en 3 sections : ① Le poste, ② La recherche, ③ Le placement. « Candidat retenu » et « Notes internes » ne sont pas exposés côté client.<\/figcaption><\/figure>\r\n\r\n

                                                                                                                                                  Le rôle des recruteurs sous-traitants & les CV anonymisés<\/h3>\r\n

                                                                                                                                                  Les recruteurs indépendants travaillent sous mandat de sous-traitance<\/strong>. Dans le CRM, ce sont des utilisateurs à droits restreints<\/strong> : ils accèdent à « Projets » uniquement<\/strong>, jamais à la liste des prospects, et leurs tâches sont non publiques<\/strong>. Ils vous transmettent des CV anonymisés<\/strong> (sans les données d'identité du candidat) : vous vérifiez l'anonymisation avant de présélectionner, puis vous présentez les profils au client, qui choisit. L'identité complète du candidat n'intervient qu'aux entretiens et au placement.<\/p>\r\n\r\n

                                                                                                                                                  Bon à savoir<\/h3>\r\n
                                                                                                                                                    \r\n
                                                                                                                                                  • Cloisonnement<\/strong> : les mandats de sous-traitance<\/strong> restent internes — laissez le fichier non visible par le client<\/strong>. Les « Notes internes »<\/strong> et le « Candidat retenu »<\/strong> ne sont pas exposés côté client.<\/li>\r\n
                                                                                                                                                  • Notifications = modèle bancaire<\/strong> : « vous avez une tâche \/ un document sur tel dossier » — jamais le contenu, ni le nom d'un candidat ou d'un recruteur.<\/li>\r\n
                                                                                                                                                  • Seul l'admin<\/strong> crée les utilisateurs (recruteurs) ; ajoutez-les au projet une fois leur mandat signé.<\/li>\r\n
                                                                                                                                                  • Un même dossier peut cumuler Recrutement<\/strong>, Relocation<\/strong> et Immigration<\/strong> : appliquez plusieurs workflows métier au même projet si besoin.<\/li>\r\n
                                                                                                                                                  • Retirer un workflow supprime son étape et ses tâches du projet, mais conserve les valeurs des champs<\/strong>.<\/li>\r\n<\/ul>"},{"id":"29","slug":"sm-sous-traitants","title":"Sous-traitants : accès restreints et cloisonnement","body_html":"

                                                                                                                                                    L'essentiel :<\/strong> Un sous-traitant (recruteur, avocat immigration, prestataire logement) n'est jamais un contact ordinaire : c'est un utilisateur du personnel<\/strong> à droits volontairement réduits. On lui donne le Rôle « sous-traitant »<\/strong> (permission « Projets »<\/strong> uniquement), on l'ajoute comme membre du seul dossier concerné<\/strong>, ses tâches restent non publiques<\/strong> et ses e-mails ne contiennent aucune donnée sensible<\/strong>. Seul un admin crée ce compte, et on valide toujours le résultat en se connectant sous son profil.<\/p>\r\n\r\n

                                                                                                                                                    En détail, pas à pas<\/h3>\r\n
                                                                                                                                                      \r\n
                                                                                                                                                    1. Créer l'utilisateur (admin uniquement).<\/strong> Dans la Configuration<\/strong> du CRM, créez la personne comme membre du personnel<\/strong>. Laissez la case « Administrateur »<\/strong> décochée et attribuez-lui le Rôle « sous-traitant »<\/strong>.<\/li>\r\n
                                                                                                                                                    2. Vérifier le rôle.<\/strong> Le rôle « sous-traitant » ne doit donner que la permission « Projets »<\/strong> : jamais Clients, Prospects, Factures ni Devis. Il ne doit donc jamais voir la liste des prospects ou des autres clients.<\/li>\r\n
                                                                                                                                                    3. Rattacher au bon dossier, et à lui seul.<\/strong> Ouvrez le projet (dossier) concerné et ajoutez-le dans les Membres<\/strong> du projet. Un sous-traitant ne voit que les dossiers dont il est membre : n'ajoutez que celui sur lequel il intervient.<\/li>\r\n
                                                                                                                                                    4. Garder les tâches non publiques.<\/strong> Sur ses tâches, laissez la case « Public »<\/strong> décochée. Assignez-lui ce qu'il doit traiter, sans rendre les tâches visibles côté espace client.<\/li>\r\n
                                                                                                                                                    5. Cloisonner les fichiers.<\/strong> Chaque document dispose d'un réglage « visible par le client »<\/strong> par pièce. Les mandats de sous-traitance<\/strong> et pièces internes restent décochés = internes.<\/li>\r\n
                                                                                                                                                    6. Neutraliser ses notifications.<\/strong> Dans Configuration → Notifications<\/strong>, réglez l'acteur « Sous-traitant »<\/strong> dans la Matrice des notifications<\/strong> (voir plus bas).<\/li>\r\n
                                                                                                                                                    7. Tester en connexion \/ déconnexion.<\/strong> Créez une adresse e-mail de test, déconnectez-vous de l'admin (ou ouvrez un navigateur privé en parallèle), connectez-vous sous le profil sous-traitant et vérifiez qu'il ne voit QUE son dossier.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n
                                                                                                                                                      \"Création
                                                                                                                                                      Création d'un sous-traitant = un membre du personnel à droits réduits : ① laissez « Définir comme administrateur » décochée ; puis, dans l'onglet ② « Permissions des modules », attribuez-lui le Rôle « Sous-traitant » (accès « Projets » uniquement).<\/figcaption><\/figure>\r\n\r\n

                                                                                                                                                      Limiter ce qu'il voit<\/h3>\r\n

                                                                                                                                                      Le cloisonnement repose sur quatre couches cumulatives :<\/p>\r\n

                                                                                                                                                        \r\n
                                                                                                                                                      • Rôle « Projets » uniquement<\/strong> → pas d'accès à la base clients\/prospects.<\/li>\r\n
                                                                                                                                                      • Membre d'un seul dossier<\/strong> → il ne voit que ce projet.<\/li>\r\n
                                                                                                                                                      • Tâches non publiques<\/strong> → le détail interne reste masqué à l'espace client.<\/li>\r\n
                                                                                                                                                      • Fichiers internes<\/strong> → les mandats et pièces sensibles ne sont pas cochés « visible par le client ».<\/li>\r\n<\/ul>\r\n\r\n\r\n

                                                                                                                                                        Quelles notifications il reçoit<\/h3>\r\n

                                                                                                                                                        Les notifications suivent le modèle bancaire<\/strong> : « vous avez une tâche \/ un document sur tel dossier, allez le consulter » — jamais le contenu, jamais une donnée personnelle, jamais le nom d'un collaborateur. Le pilotage se fait dans Configuration → Notifications<\/strong> :<\/p>\r\n

                                                                                                                                                          \r\n
                                                                                                                                                        • Dans la Matrice des notifications<\/strong>, l'acteur « Sous-traitant »<\/strong> a ses propres cases : cochée<\/em> = il reçoit, décochée<\/em> = bloquée pour tout l'acteur.<\/li>\r\n
                                                                                                                                                        • Les événements qui le concernent sont principalement « Tâche assignée »<\/strong> et « Ajouté comme membre d'un dossier »<\/strong>.<\/li>\r\n
                                                                                                                                                        • Les Exceptions par rôle ou par utilisateur<\/strong> priment sur la matrice (priorité : utilisateur > rôle > matrice) — utile pour couper un e-mail pour un partenaire précis.<\/li>\r\n
                                                                                                                                                        • Tout est traçable dans l'Historique des notifications<\/strong> (statut « envoyée »<\/strong> \/ « bloquée »<\/strong>).<\/li>\r\n<\/ul>\r\n

                                                                                                                                                          Le lien entre le rôle CRM et l'acteur se règle via le champ Rôle « Sous-traitant »<\/strong>, dans Configuration → Paramètres → IA<\/strong>, onglet « Notifications (MARC) »<\/strong>.<\/p>\r\n

                                                                                                                                                          \"Matrice
                                                                                                                                                          Matrice des notifications — colonne ① « Sous-traitant » : cochée = il reçoit, décochée = bloqué pour tout l'acteur. Les événements qui le concernent sont surtout ② « Tâche assignée » et ③ « Ajouté comme membre d'un dossier » (modèle bancaire, aucune donnée sensible).<\/figcaption><\/figure>\r\n\r\n

                                                                                                                                                          Bon à savoir<\/h3>\r\n
                                                                                                                                                            \r\n
                                                                                                                                                          • Seul l'admin<\/strong> crée les utilisateurs — ne déléguez jamais cette étape.<\/li>\r\n
                                                                                                                                                          • Les mandats de sous-traitance<\/strong> restent des fichiers internes (non « visible par le client »).<\/li>\r\n
                                                                                                                                                          • En cas de doute sur une notification, bloquez par défaut<\/strong> dans la matrice.<\/li>\r\n
                                                                                                                                                          • Ne validez un accès qu'après un test réel en connexion\/déconnexion<\/strong> : c'est le seul moyen de voir ce que le partenaire voit vraiment (anti-fuite).<\/li>\r\n
                                                                                                                                                          • Un sous-traitant ne doit jamais accéder à la liste des prospects ni aux autres dossiers.<\/li>\r\n<\/ul>"},{"id":"30","slug":"sm-rgpd","title":"RGPD : conservation et purge des documents","body_html":"

                                                                                                                                                            L'essentiel :<\/strong> La politique RGPD de Symbiose repose sur la minimisation<\/strong> : chaque pièce déposée dans l'Espace Bénéficiaire est rangée dans l'une des 9 catégories RGPD<\/strong> (par MARC ou manuellement) ; à la clôture du dossier (statut « Terminé »<\/strong>), la durée d'archivage propre à sa catégorie s'applique, puis le fichier est purgé automatiquement et définitivement<\/strong>. La suppression se propage à SharePoint et un journal d'audit<\/strong> sans donnée personnelle en garde la preuve. Identité, état civil, justificatifs et médical sont purgés dès la clôture<\/strong>. Comme la catégorie pilote la purge, il faut bien classer les pièces AVANT de clôturer<\/strong>.<\/p>\r\n\r\n

                                                                                                                                                            Le principe : la minimisation<\/h3>\r\n

                                                                                                                                                            On ne conserve un document que le temps strictement nécessaire à la formalité pour laquelle il a été collecté. Une fois le dossier terminé, les pièces les plus sensibles (identité, santé, justificatifs) n'ont plus de raison d'être gardées : elles sont supprimées immédiatement. Les autres sont archivées pour une durée limitée (preuve en cas de litige, obligation comptable), puis supprimées à leur tour.<\/p>\r\n\r\n

                                                                                                                                                            Les 9 catégories de rétention et leurs durées<\/h3>\r\n

                                                                                                                                                            La durée est comptée après la clôture<\/strong> du dossier. Ce sont les valeurs par défaut, réglables dans les Paramètres<\/strong> de l'Espace Bénéficiaire, section « Cycle de vie des documents (RGPD) »<\/strong>.<\/p>\r\n

                                                                                                                                                              \r\n
                                                                                                                                                            • Pièce d'identité \/ passeport<\/strong> — 0 jour (purge à la clôture)<\/li>\r\n
                                                                                                                                                            • État civil (acte, livret de famille)<\/strong> — 0 jour<\/li>\r\n
                                                                                                                                                            • Justificatif (domicile, ressources, RIB…)<\/strong> — 0 jour<\/li>\r\n
                                                                                                                                                            • Document médical \/ santé<\/strong> — 0 jour (données de l'art. 9 RGPD, jamais archivées)<\/li>\r\n
                                                                                                                                                            • Candidature \/ CV \/ diplôme<\/strong> — 730 jours (2 ans, règle CNIL recrutement)<\/li>\r\n
                                                                                                                                                            • Contrat \/ mandat \/ correspondance<\/strong> — 1825 jours (5 ans, prescription civile art. 2224 C. civ.)<\/li>\r\n
                                                                                                                                                            • Décision \/ récépissé \/ courrier administratif<\/strong> — 1825 jours (5 ans)<\/li>\r\n
                                                                                                                                                            • Facture \/ pièce comptable<\/strong> — 3650 jours (10 ans, art. L123-22 C. com.) — pièces comptables de Symbiose uniquement<\/em><\/li>\r\n
                                                                                                                                                            • Autre pièce du dossier<\/strong> — 1825 jours (5 ans)<\/li>\r\n<\/ul>\r\n
                                                                                                                                                              \"Paramètres
                                                                                                                                                              Paramètres → Espace Bénéficiaire → « Cycle de vie des documents (RGPD) » : ① la case « Purge automatique activée » (sans elle, le moteur archive mais ne supprime rien) ; chaque catégorie a sa durée en « jours après clôture » — ② les pièces d'identité (minimisation CNIL), ③ les factures \/ pièces comptables (jusqu'à 10 ans). 0 jour = purge dès la clôture.<\/figcaption><\/figure>\r\n\r\n

                                                                                                                                                              Comment se passe la purge, pas à pas<\/h3>\r\n
                                                                                                                                                                \r\n
                                                                                                                                                              1. Un dossier passe au statut « Terminé »<\/strong> : sa date de clôture est enregistrée et l'échéance de suppression de chaque pièce est calculée (clôture + durée de la catégorie).<\/li>\r\n
                                                                                                                                                              2. Le moteur (tâche planifiée \/ cron) fait passer les documents en phase « Archivage »<\/strong> ; les catégories à 0 jour passent directement en purge.<\/li>\r\n
                                                                                                                                                              3. À l'échéance, si la case « Purge automatique activée »<\/strong> est cochée, le fichier est supprimé physiquement<\/strong> (disque + base) ; sa ligne passe en phase « Purgé »<\/strong>.<\/li>\r\n
                                                                                                                                                              4. Une entrée est écrite dans le « Journal d'audit des suppressions »<\/strong> (règle appliquée, catégorie, date — sans donnée personnelle).<\/li>\r\n
                                                                                                                                                              5. La suppression est propagée à SharePoint<\/strong> : le fichier est supprimé définitivement côté Microsoft 365, avec une entrée d'audit dédiée.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n\r\n

                                                                                                                                                                Propagation à SharePoint<\/h3>\r\n

                                                                                                                                                                Les documents synchronisés vers SharePoint ne restent pas en ligne après la purge CRM. Un automate (n8n, exécuté toutes les 5 minutes) reprend la liste des pièces purgées et déclenche leur suppression définitive<\/strong> côté Microsoft 365, puis inscrit le résultat dans le journal d'audit. La conformité est donc bout-en-bout : purge dans le CRM et<\/em> dans le stockage SharePoint.<\/p>\r\n\r\n

                                                                                                                                                                Le journal d'audit<\/h3>\r\n

                                                                                                                                                                Le « Journal d'audit des suppressions »<\/strong> (visible dans les Paramètres, 15 dernières actions) constitue la preuve de conformité<\/strong>. Il ne contient aucune donnée personnelle<\/strong> : seulement l'identifiant technique du fichier, la catégorie RGPD, la règle appliquée et la date. Les lignes de dossier restent visibles en phase « Purgé »<\/strong> (le nom du fichier a disparu, remplacé par « Document purgé »).<\/p>\r\n

                                                                                                                                                                \"Le
                                                                                                                                                                Le « Journal d'audit des suppressions » ① (preuve de conformité, sans donnée personnelle) : pour chaque pièce, la ② « Règle appliquée » et l'③ action tracée (archive puis purge), avec la date, la catégorie RGPD (colonne Type) et le n° de fichier — jamais le contenu.<\/figcaption><\/figure>\r\n\r\n

                                                                                                                                                                Avant de clôturer un dossier<\/h3>\r\n

                                                                                                                                                                La catégorie pilote la purge<\/strong> : une pièce mal classée sera conservée trop longtemps ou supprimée trop tôt. Avant de passer un dossier en « Terminé »<\/strong> :<\/p>\r\n

                                                                                                                                                                  \r\n
                                                                                                                                                                1. Ouvrez l'onglet « Pièces (Bénéficiaire) »<\/strong> du projet, puis la section « Cycle de vie des documents (RGPD) »<\/strong>.<\/li>\r\n
                                                                                                                                                                2. Vérifiez la colonne « Catégorie RGPD »<\/strong> de chaque pièce et la colonne « Qualifié par »<\/strong> (MARC ou Manuel<\/strong>). Toute pièce marquée « À qualifier »<\/strong> doit être classée.<\/li>\r\n
                                                                                                                                                                3. Pour laisser l'IA classer : bouton « Analyser les documents à qualifier avec MARC »<\/strong>, ou « Relancer MARC »<\/strong> sur une pièce précise.<\/li>\r\n
                                                                                                                                                                4. Pour corriger à la main : choisissez la bonne catégorie dans la liste, puis « Enregistrer les catégories »<\/strong>.<\/li>\r\n<\/ol>\r\n\r\n

                                                                                                                                                                  Bon à savoir<\/h3>\r\n
                                                                                                                                                                    \r\n
                                                                                                                                                                  • Piège fréquent :<\/strong> une facture EDF du bénéficiaire<\/em> est un justificatif de domicile<\/strong> (0 jour), et non une « Facture \/ pièce comptable »<\/strong> (10 ans). La catégorie « Facture \/ pièce comptable » ne concerne que les pièces comptables de Symbiose<\/strong>.<\/li>\r\n
                                                                                                                                                                  • Sans la case « Purge automatique activée »<\/strong>, le moteur qualifie et archive mais ne supprime rien<\/strong>.<\/li>\r\n
                                                                                                                                                                  • 0 jour = purge dès la clôture<\/strong> : identité, état civil, justificatif et médical ne sont jamais conservés après la fin du dossier (recommandation CNIL de minimisation).<\/li>\r\n
                                                                                                                                                                  • Si MARC est indisponible, le classement ne bloque pas : la pièce reste « À qualifier »<\/strong> et vous la classez manuellement.<\/li>\r\n
                                                                                                                                                                  • Le journal d'audit ne contient jamais de donnée personnelle : c'est une preuve de conformité, pas une trace du contenu.<\/li>\r\n<\/ul>"},{"id":"75","slug":"mailboxai-connecter-boite-mail","title":"Connecter votre boîte mail à MailboxAI","body_html":"

                                                                                                                                                                    Où : Mailbox AI → Comptes mail<\/h3>\n

                                                                                                                                                                    Vos e-mails arrivent dans MailboxAI dès que vous avez connecté au moins un compte.<\/p>\n

                                                                                                                                                                    Ajouter un compte Microsoft 365 (recommandé)<\/h3>\n
                                                                                                                                                                      \n
                                                                                                                                                                    1. Cliquez sur Nouveau compte<\/strong>.<\/li>\n
                                                                                                                                                                    2. Choisissez Se connecter avec Microsoft<\/strong>.<\/li>\n
                                                                                                                                                                    3. Sur l'écran Microsoft, connectez-vous puis cliquez sur Autoriser<\/strong>.<\/li>\n
                                                                                                                                                                    4. De retour dans le CRM, le compte apparaît avec un statut vert : c'est connecté. Aucun réglage technique n'est nécessaire.<\/li>\n<\/ol>\n

                                                                                                                                                                      Autres cas<\/h3>\n
                                                                                                                                                                        \n
                                                                                                                                                                      • Boîte IMAP<\/strong> : pour une messagerie non Microsoft, choisissez IMAP et saisissez l'adresse et le mot de passe fournis par votre hébergeur.<\/li>\n
                                                                                                                                                                      • Boîte partagée<\/strong> (ex. contact@, info@) : elle peut être ajoutée pour être relevée par l'équipe.<\/li>\n
                                                                                                                                                                      • Tester la connexion<\/strong> : un bouton vérifie que le compte répond bien.<\/li>\n
                                                                                                                                                                      • Plusieurs comptes<\/strong> : vous pouvez en connecter autant que nécessaire et basculer de l'un à l'autre.<\/li>\n<\/ul>\n

                                                                                                                                                                        Ensuite :<\/strong> une première synchronisation se lance en tâche de fond ; vos e-mails apparaissent progressivement dans la boîte de réception.<\/p>"},{"id":"76","slug":"mailboxai-boite-de-reception","title":"Votre boîte de réception (lire, synchroniser, rechercher)","body_html":"

                                                                                                                                                                        Une messagerie complète, façon webmail<\/h3>\n

                                                                                                                                                                        La liste des e-mails est au centre, l'aperçu du message à droite. En haut à gauche, le sélecteur de compte<\/strong> permet de choisir la boîte affichée.<\/p>\n

                                                                                                                                                                        Dossiers<\/h3>\n

                                                                                                                                                                        Réception, Envoyés, Brouillons, Corbeille, Indésirables, Archives, plus vos dossiers personnels. Vous pouvez créer un dossier et y déplacer des messages.<\/p>\n

                                                                                                                                                                        Synchroniser<\/h3>\n

                                                                                                                                                                        La synchronisation est automatique en tâche de fond ; le bouton Synchroniser maintenant<\/strong> force une relève immédiate. Les compteurs indiquent le nombre de non-lus par dossier.<\/p>\n

                                                                                                                                                                        Gérer les messages<\/h3>\n
                                                                                                                                                                          \n
                                                                                                                                                                        • Marquer lu \/ favori<\/strong> (étoile), déplacer<\/strong>, supprimer<\/strong>.<\/li>\n
                                                                                                                                                                        • Actions groupées<\/strong> : traiter plusieurs e-mails d'un coup après les avoir cochés.<\/li>\n<\/ul>\n

                                                                                                                                                                          Rechercher<\/h3>\n

                                                                                                                                                                          La barre Rechercher des emails<\/strong> retrouve un message par mot-clé, y compris une recherche côté serveur sur toute la boîte, et une recherche intelligente<\/strong> par le sens grâce à MARC.<\/p>"},{"id":"77","slug":"mailboxai-marc-assistant-ia","title":"MARC, l’assistant IA de la messagerie","body_html":"

                                                                                                                                                                          MARC vous fait gagner du temps sur chaque e-mail<\/h3>\n
                                                                                                                                                                            \n
                                                                                                                                                                          • Résumer<\/strong> un e-mail long, ou résumer tous les non-lus<\/strong> d'un clic (bouton « IA : Résumer les non-lus »).<\/li>\n
                                                                                                                                                                          • Réponse automatique<\/strong> : MARC rédige 2 à 3 brouillons de réponse, éditables, que vous utilisez d'un clic.<\/li>\n
                                                                                                                                                                          • Améliorer<\/strong> un message : plus clair, professionnel, plus court, plus direct, réécriture fluide, orthographe.<\/li>\n
                                                                                                                                                                          • Vérifier l'expéditeur<\/strong> : contrôle anti-arnaque (réputation + authentification SPF\/DKIM\/DMARC) qui rend un verdict légitime \/ douteux \/ suspect.<\/li>\n
                                                                                                                                                                          • Enrichir une société<\/strong> : MARC retrouve qui est ce contact \/ cette entreprise.<\/li>\n
                                                                                                                                                                          • Chat MARC<\/strong> : posez vos questions en langage courant sur vos e-mails et vos dossiers.<\/li>\n<\/ul>\n

                                                                                                                                                                            En coulisse<\/h3>\n

                                                                                                                                                                            MARC extrait le contenu des pièces jointes, écarte le bruit (newsletters), et indexe vos messages pour la recherche par le sens.<\/p>\n

                                                                                                                                                                            Résilience :<\/strong> si l'IA est momentanément indisponible, la messagerie reste 100 % utilisable.<\/p>"},{"id":"78","slug":"mailboxai-ecrire-envoyer","title":"Écrire, répondre et envoyer un e-mail","body_html":"

                                                                                                                                                                            Composer un message<\/h3>\n

                                                                                                                                                                            Cliquez sur Nouveau message<\/strong>. La fenêtre de rédaction s'ouvre :<\/p>\n

                                                                                                                                                                              \n
                                                                                                                                                                            1. De<\/strong> : choisissez le compte expéditeur (votre boîte ou une boîte partagée).<\/li>\n
                                                                                                                                                                            2. À<\/strong>, Cc \/ Cci, puis Objet<\/strong>. Le bouton Objet par IA<\/strong> propose un objet pertinent.<\/li>\n
                                                                                                                                                                            3. Corps du message<\/strong> dans l'éditeur.<\/li>\n<\/ol>\n

                                                                                                                                                                              L'aide de MARC à la rédaction<\/h3>\n

                                                                                                                                                                              La barre IA : Améliorer le message<\/strong> reformule votre brouillon en un clic : Plus clair, Professionnel, Plus court, Direct, Réécriture fluide, Orthographe<\/strong>. Écrivez quelques mots, MARC en fait un message soigné.<\/p>\n

                                                                                                                                                                              Finaliser<\/h3>\n
                                                                                                                                                                                \n
                                                                                                                                                                              • Pièces jointes<\/strong> : joignez un ou plusieurs fichiers.<\/li>\n
                                                                                                                                                                              • Envoyer<\/strong>, ou Enregistrer le brouillon<\/strong> pour reprendre plus tard.<\/li>\n
                                                                                                                                                                              • Répondre \/ Répondre à tous \/ Transférer<\/strong> : les mêmes outils d'aide s'appliquent depuis un e-mail reçu.<\/li>\n<\/ul>"},{"id":"79","slug":"mailboxai-relier-au-crm","title":"Relier un e-mail à vos dossiers CRM","body_html":"

                                                                                                                                                                                Le pont entre vos e-mails et le CRM<\/h3>\n

                                                                                                                                                                                Depuis un e-mail ouvert, la zone CRM<\/strong> permet de le rattacher, via Lier<\/strong>, à :<\/p>\n

                                                                                                                                                                                  \n
                                                                                                                                                                                • un client<\/strong>, un projet (dossier)<\/strong>, un contact<\/strong> ou une tâche<\/strong> existante.<\/li>\n<\/ul>\n

                                                                                                                                                                                  L'e-mail rejoint alors le dossier, avec tout son historique.<\/p>\n

                                                                                                                                                                                  Transformer un e-mail en action<\/h3>\n
                                                                                                                                                                                    \n
                                                                                                                                                                                  • Créer un contact<\/strong> depuis un e-mail : MARC lit la signature et pré-remplit le nom, la société, le téléphone.<\/li>\n
                                                                                                                                                                                  • Créer une tâche (IA)<\/strong> : MARC ouvre une tâche pré-remplie (titre, description, checklist d'étapes) ; vous choisissez la priorité et validez.<\/li>\n
                                                                                                                                                                                  • Convertir en lead<\/strong> (prospect commercial) ou en ticket<\/strong> (demande de support) : l'e-mail devient un dossier à traiter.<\/li>\n<\/ul>\n

                                                                                                                                                                                    Dans l'autre sens<\/h3>\n

                                                                                                                                                                                    Sur la fiche d'un client et sur un projet, un onglet « E-mails »<\/strong> regroupe tous les messages liés — et vous pouvez répondre directement depuis le CRM.<\/p>"},{"id":"80","slug":"mailboxai-importer-contacts","title":"Importer vos contacts depuis vos e-mails","body_html":"

                                                                                                                                                                                    À quoi ça sert<\/h3>\n

                                                                                                                                                                                    Le module Importer mes contacts<\/strong> transforme des années d'e-mails en base de prospects et de clients, sans ressaisie.<\/p>\n

                                                                                                                                                                                    Lancer l'analyse<\/h3>\n

                                                                                                                                                                                    Cliquez sur Analyser mes emails<\/strong> : MARC lit les signatures<\/strong>, extrait les coordonnées et regroupe les contacts par entreprise<\/strong>. Une barre de progression suit l'avancement.<\/p>\n

                                                                                                                                                                                    Traiter les résultats<\/h3>\n
                                                                                                                                                                                      \n
                                                                                                                                                                                    • Onglets À traiter \/ Clients \/ Prospects \/ Ignorés \/ Tous<\/strong> et filtre par domaine.<\/li>\n
                                                                                                                                                                                    • Importer en Prospect<\/strong> ou en Client<\/strong> : une modale de réconciliation permet de garder\/remplacer champ par champ, avec dédoublonnage et choix du contact principal.<\/li>\n
                                                                                                                                                                                    • Reclasser<\/strong> un contact mal rangé, le rattacher à un client existant<\/strong>, l'ignorer<\/strong> puis le restaurer<\/strong>.<\/li>\n<\/ul>\n

                                                                                                                                                                                      Règle d'or<\/h3>\n

                                                                                                                                                                                      Zéro communication<\/strong> : l'import ne contacte JAMAIS les personnes importées (aucun e-mail, aucune notification). Vous constituez votre base en toute discrétion.<\/p>"},{"id":"81","slug":"mailboxai-reglages-securite","title":"Réglages, sécurité et automatisations de MailboxAI","body_html":"

                                                                                                                                                                                      Où : Mailbox AI → Réglages<\/h3>\n
                                                                                                                                                                                        \n
                                                                                                                                                                                      • Assistant IA<\/strong> : activez ou coupez l'IA. Le fournisseur, le modèle et la clé sont déjà configurés ; le bouton Tester la connexion<\/strong> vérifie l'IA en direct.<\/li>\n
                                                                                                                                                                                      • Outils web<\/strong> et chat global<\/strong> de MARC.<\/li>\n
                                                                                                                                                                                      • Microsoft 365<\/strong> : la connexion des comptes se fait en un clic côté utilisateur.<\/li>\n
                                                                                                                                                                                      • Mode de synchronisation<\/strong> : Manuel, Léger ou Automatique — vous réglez le rythme des relèves.<\/li>\n<\/ul>\n

                                                                                                                                                                                        Sécurité<\/h3>\n

                                                                                                                                                                                        Vos e-mails restent dans votre CRM, avec des accès chiffrés. L'anti-arnaque<\/strong> (Vérifier l'expéditeur) protège des tentatives de fraude. Les permissions décident qui voit quoi.<\/p>\n

                                                                                                                                                                                        Automatisations (en tâche de fond)<\/h3>\n

                                                                                                                                                                                        Synchronisation continue, étiquetage automatique des nouveaux e-mails, extraction du contenu des pièces jointes, indexation pour la recherche par le sens. Autant de tâches invisibles dont vous récoltez les bénéfices.<\/p>"},{"id":"82","slug":"mailboxai-verifier-expediteur","title":"Vérifier un expéditeur : est-il fiable ou est-ce une arnaque ?","body_html":"

                                                                                                                                                                                        Savoir si un e-mail est digne de confiance<\/h3>\n

                                                                                                                                                                                        Un e-mail vous paraît douteux ? Depuis le message ouvert, cliquez sur Vérifier l'expéditeur<\/strong>. MARC analyse la fiabilité de l'expéditeur et vous protège des tentatives de fraude.<\/p>\n

                                                                                                                                                                                        Ce que MARC contrôle<\/h3>\n
                                                                                                                                                                                          \n
                                                                                                                                                                                        • La réputation<\/strong> du domaine et de l'adresse.<\/li>\n
                                                                                                                                                                                        • L'authentification<\/strong> de l'e-mail : SPF, DKIM et DMARC<\/strong> (les preuves techniques que l'e-mail vient bien de qui il prétend).<\/li>\n<\/ul>\n

                                                                                                                                                                                          Le verdict<\/h3>\n

                                                                                                                                                                                          MARC rend un verdict clair : légitime<\/strong>, douteux<\/strong> ou suspect<\/strong>. Les e-mails douteux affichent aussi un bandeau d'avertissement (« ATTENTION : cet e-mail provient d'une… »). En cas de doute, ne cliquez sur aucun lien et ne communiquez aucune information sensible.<\/p>"}]